Сотруднику выдали служебный автомобиль. Как доказать, что он не водитель

Чем поможет статья. Разберетесь, как оформить передачу автомобиля и что писать в трудовом договоре, а также должен ли сотрудник проходить медосмотр, как оформлять путевые листы и техосмотр.

Закон не говорит, как предоставлять автомобиль работнику, который не является водителем. Трудовые инспекторы рассуждают так: раз сотрудник использует служебный автомобиль, то он водитель. Значит, он должен, например, проходить медосмотры. И неважно, как звучит должность сотрудника — менеджер, торговый представитель или еще как-то иначе.

Компания игнорирует требования по охране труда? Могут оштрафовать на сумму от 110 000 до 130 000 рублей, ч. 3 ст. 5.27.1 КоАП.

Узнаете, насколько обоснованны претензии ГИТ, что поможет избежать наказания. Как правильно составлять путевые листы в 2021 году. Уточним про полисы ОСАГО и техосмотр с диагностическими картами.

Медицинские осмотры

Предрейсовые и послерейсовые осмотры. Компании, которые эксплуатируют транспортные средства, обязаны организовывать и проводить обязательные медосмотры водителей, ст. 20 Закона от 10.12.1995 № 196-ФЗ. Обязательные медосмотры водителей: предварительные, периодические, предрейсовые и послерейсовые, абз. 5 п. 1 ст. 23 Закона от 10.12.1995 № 196-ФЗ.

Предрейсовые медосмотры работодатель должен проводить в течение всего времени работы сотрудника водителем.

Есть методические рекомендации Минтранса и Минздрава о том, как проводить предрейсовые медосмотры водителей. В рекомендациях нет исключений и особых правил для компаний, которые не оказывают услуг по перевозке пассажиров и грузов, письмо Минтранса и Минздрава от 21.08.2003 № 2510/9468-03-32.

К обязательным послерейсовым медосмотрам есть специальное требование. Их проводят, только если сотрудник перевозит пассажиров или опасные грузы, п. 3 ст. 23 Закона от 10.12.1995 № 196-ФЗ.

Как проводить. Медосмотры работодатель организует и проводит за свой счет, пп. 7 и 9 Порядка, утв. приказом Минздрава от 15.12.2014 № 835 н.

Организовать предрейсовые и послерейсовые медосмотры работодатель может в собственном медпункте либо по договору с медицинским учреждением.

Медучреждение, с которым заключили договор на проведение медосмотров, должно иметь лицензию на этот вид деятельности, подп. 46 п. 1 ст. 12 Закона от 04.05.2011 № 99-ФЗ, пп. 1, 2 Положения, утв. постановлением Правительства от 16.04.2012 № 291. Если работодатель организует медосмотры в собственном медпункте, он должен иметь лицензию на этот вид деятельности, п. 8 Порядка, утв. приказом Минздрава от 15.12.2014 № 835 н.

Путевые листы

Удобно и безопасно всегда составлять путевой лист, когда сотрудник использует служебный автомобиль. Учитывайте новые требования к реквизитам документа.

Обязательно или нет. По новым правилам путевой лист нужно заполнять на любое транспортное средство, которое используете, приказ Минтранса от 11.09.2020 № 368.

Из правил убрали оговорку, что путевой лист оформляют при эксплуатации транспортного средства при перевозке пассажиров или грузов. Путевые листы теперь обязательны всегда.

Сведения о водителе. В путевом листе указывайте Ф. И. О. водителя. Дополнительно можно указать номер его водительского удостоверения.

Когда автомобиль используют посменно несколько водителей, можно на одну машину оформить несколько путевых листов — для каждого водителя, п. 1 приказа Минтранса от 11.09.2020 № 368. Данные на момент выезда указывайте в путевом листе того водителя, который первым выезжает с парковки. Данные о возвращении — в путевом листе заезжающего на парковку.

ГИТ придирается к тому, что в путевом листе указан именно «водитель». Если будет такая претензия, уточните, что в приказе Минтранса № 368 сказано только про «водителей».

Суды по-разному относятся к тому, что сотрудника, который не занимает должность водителя, указали в путевом листе водителем. Одни признают это доказательством законности штрафа ГИТ, решение Саратовского областного суда от 07.02.2017 № 21–62. Другие приходят к противоположному выводу, решение Пензенского областного суда от 20.04.2017 по делу № 7–146/2017.

На какой срок оформлять

Срок действия путевого листа — обязательный реквизит. Есть два варианта, на какой срок оформлять документы.

1. Путевые листы оформляйте перед каждым рейсом, если он длиннее рабочей смены или рабочего дня.

2. Составляйте путевку перед началом первого рейса, если рейс короче смены или дня, а в течение дня у водителя один или несколько рейсов.

Рейс — это путь движения автомобиля по маршруту регулярных перевозок от места стоянки на парковке в место назначения и обратно, п. 9 приказа Минтранса от 18.09.2008 № 152, подп. 15 п. 1 ст. 3 Закона от 13.07.2015 № 220-ФЗ.

Срок действия путевого листа зависит от длительности рейса. Если она превышает один рабочий день, в сроке укажите даты начала рейса и его окончания.

Когда продолжительность рейса не превышает рабочего дня, срок действия будет в рамках одной даты.

В этом случае также можно оформить путевой лист на любой срок, письмо Минтранса от 04.04.2019 № Д 3-514-ПГ.

Кадровые документы

Трудовой договор. Трудовая функция водителя — управлять транспортным средством. Если менеджер или директор водит служебный автомобиль, это не их новая трудовая функция. Обязанность управлять автомобилем прописывайте только в трудовом договоре с водителем. В договорах с другими работниками ее не закрепляйте.

Не указывайте формулировки: «Менеджер по продажам обязан посещать клиентов с использованием служебного автомобиля по согласованному маршруту, который должен отражаться в путевом листе». Безопаснее указать: «Менеджер по продажам обязан проводить встречи с клиентами в офисе работодателя или в офисах клиентов».

Должностная инструкция. Не включайте в должностную инструкцию работника обязанность ежедневно передвигаться на служебном транспорте. Не закрепляйте требований о наличии водительского удостоверения и стажа вождения. Иначе ГИТ или суд придут к выводу, что сотрудник — водитель.

В должностной инструкции закрепляйте только требования выполнять трудовую функцию по должности. Если сотрудник работает в отделе сбыта, он должен реализовывать продукцию компании. Начальник отдела обязан организовывать работу и руководить подчиненными, но не управлять автомобилем.

Штатное расписание. Когда в штатном расписании нет водителей — это аргумент в пользу компании. Компания не занимается перевозкой грузов и пассажиров, а значит, водители ей не нужны.

Если в компании есть водители, это не значит, что менеджеру нельзя доверить управление автомобилем.

Локальные акты. Указывайте в локальных актах, что предоставляете автомобиль как социальную гарантию или дополнительную меру стимулирования. Например когда менеджер использует автомобиль в служебных целях, речь идет о комфортных условиях работы. Если работник может ездить на машине еще и в личное время, то это его бонус.

Кто платит за ОСАГО и техосмотры

Оформляет и платит за полисы ОСАГО собственник. В случае со служебным автомобилем — это компания. То же самое с диагностическими картами, которые получают у специализированных операторов технического осмотра.

Без полиса ОСАГО на машине нельзя ездить — владелец просто не зарегистрирует автомобиль. Обычно договор ОСАГО заключают на один год, п. 1 ст. 10 Закона от 25.04.2002 № 40-ФЗ, п. 1.1 Правил, утв. Положением ЦБ от 19.09.2014 № 431-П.

К тому же езда без страховки сама по себе чревата штрафами в 800 рублей за каждый случай, ч. 2 ст. 1237 КоАП. Будут и проблемы в случае аварии. Если у вашей машины нет страховки и ваш сотрудник виноват в ДТП, придется возмещать ущерб всем пострадавшим за счет компании.

У автомобилей старше трех лет должна быть диагностическая карта. Иначе не оформить и не заключить договор ОСАГО. Диагностическую карту можно получить только по результатам техосмотра автомобиля оператором технического осмотра, подп. «е» п. 3 ст. 15 Закона от 25.04.2002 № 40-ФЗ, ст. 15, ч. 1 ст. 17, ч. 1 ст. 19 Закона от 01.07.2011 № 170-ФЗ, пп. 5, 6, 9, 15 Правил, утв. постановлением Правительства от 05.12.2011 № 1008.

Документы на автомобиль

Прежде чем предоставлять служебный автомобиль сотруднику, определите, кто и на каких условиях будет им пользоваться.

Положение. Если у компании есть корпоративный автопарк, разработайте положение об использовании корпоративных автомобилей. Ознакомьте с документом под подпись сотрудников, которым предоставлен автомобиль.

В положении перечислите тех работников, кто может пользоваться автомобилем. Пропишите условия, на которых предоставляете служебный транспорт. Зафиксируйте правила эксплуатации автомобиля, например запрет передавать автомобиль третьим лицам. Укажите обязанности работника водить безопасно, соблюдать Правила дорожного движения и правильно заполнять путевые листы.

«Сотруднику выдали служебный автомобиль. Как доказать, что он не водитель»

© Материал из Справочной системы «Охрана труда».

Подробнее: https://1otruda.ru/#/document/189/876690/53fe6569-acb3-47a1-94ee-365ae9cfeab7/?of=copy-040e9ce3e4