Зарплатные ошибки, которые сейчас выявляет финконтроль. Как быстро исправить

Зарплатные ошибки, которые сейчас выявляет финконтроль. Как быстро исправить

О чем речь: среди нарушений, которые органы финконтроля выявили в 2020 году, часто встречаются ошибки на зарплатном и кадровом участках. В статье — примеры из недавних представлений, направленных учреждениям. Чтобы избежать штрафов и нареканий от начальства, проверьте, нет ли аналогичных недочетов у вас.

Ошибки в оформлении первичных документов

На заметку

Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты утверждены постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1

1. В штатном расписании указали неправильные оклады. Учреждение указало должностные оклады ниже минимальных размеров, установленных по профессиональным квалификационным группам работников.

Размеры должностных окладов зависят от того, к какой профессиональной квалификационной группе относятся занимаемые должности (п. 11 Единых рекомендаций, утв. решением Российской трехсторонней комиссии от 29.12.2020 № 13). Когда определяете размер оклада или ставку зарплаты, учитывайте минимальный оклад, приведенный в примерном положении об оплате труда. Этот документ утвердил исполнительный орган власти вашего региона. Установите оклад не ниже суммы, указанной в положении.

2. В табеле не отражали количество отработанных часов. Табельщики ставили только коды, которые обозначают явку или неявку на работу.

В табеле по каждому работнику указывайте:

в верхней строке — коды;

в нижней строке — количество отработанных часов, если сотрудник выполнял должностные обязанности.

На заметку

Совместительство отличается от совмещения должностей (профессий). Сотрудник выполняет работу по совместительству в свободное от основной работы время (ст. 60.1 ТК)

3. В табеле неверно отразили совмещение должностей. Работнику оформили совмещение по должности воспитателя на время, пока основной сотрудник отсутствовал. В табеле работу по совмещению отражали отдельной строкой.

При совмещении должностей рабочее время не делят на части, в течение которых человек выполняет обязанности по той или иной должности. Сотрудник может выполнять их параллельно или последовательно, но в пределах нормальной продолжительности рабочего времени по основной должности (ст. 60.2 ТК). Поэтому выделять совмещение в табеле отдельной строкой, добавлять или дробить рабочие часы сотрудника не нужно.

Ошибки в расчете заработной платы

1. Неправильно довели до МРОТ зарплату совместителя. Сотрудник занимал полную ставку и получал зарплату, которая состояла из оклада и доплаты до МРОТ. Затем начал работать по внутреннему совместительству на 0,5 ставки. За это ему установили еще одну доплату. Но при этом доплату до МРОТ сократили. В результате за работу на 1,5 ставки сотрудник получал один МРОТ.

Доплату за совместительство нельзя включать в сумму, которую бухгалтер сравнивает с МРОТ. Нужно довести до минималки зарплату по основной должности, а работу по совместительству оплачивать дополнительно (ст. 285 ТК). Так же поступите, если работник трудился в условиях, отличающихся от нормальных: в ночные часы или праздничные дни. Выплачивайте доплаты за них сверх МРОТ (постановление Конституционного суда от 11.04.2019 № 17-П).

2. При расчете отпускных не проиндексировали выплаты в связи с повышением оклада. Бухгалтер не учел, что в расчетном периоде сотрудникам учреждения проиндексировали оклады. Отпускные начислили без учета коэффициента пересчета.

Бухгалтер был обязан применить коэффициент пересчета.

Коэффициент пересчета = Новый размер оклада, тарифной ставки, денежного вознаграждения сотрудника: Старый размер оклада или ставки

При расчете среднего заработка умножьте на коэффициент индексации выплаты с начала расчетного периода до повышения зарплаты.

В состав выплат, которые надо скорректировать в связи с индексацией, входит не только оклад, но и премии, надбавки, доплаты, иные выплаты, установленные системой оплаты труда. При этом корректировать на коэффициент нужно только те выплаты, которые установлены в фиксированном процентном или кратном отношении от оклада. Если из-за повышения оклада сумма надбавки не меняется, то к ней коэффициент не применяйте.

Нецелевое и неэффективное использование средств

1. Нецелевое использование средств. Зарплату сотрудников, которые не участвуют в образовательном процессе, выплачивали за счет субвенции на образовательный процесс. Руководство назначало выплаты, не предусмотренные положением об оплате труда: сотрудникам — премии и компенсации, бывшим работникам — материальную помощь. Вопреки результатам спецоценки сотрудникам выплачивали надбавки за работу во вредных или опасных условиях труда.

Расходуйте средства целевых субвенций и субсидии на выполнение государственного задания строго по их назначению. Не избавляйтесь от зарплатной первичной документации, пока не прошел минимальный срок ее хранения. Иначе контролеры зафиксируют нецелевое использование средств (п. 1 ст. 306.4 БК).

2. Неэффективное использование средств. По данным годовой отчетности по состоянию на начало и на конец года за учреждением числилась переплата по НДФЛ.

Всегда добивайтесь, чтобы инспекция вернула учреждению переплату по НДФЛ. Иначе проверяющие решат, что средства были потрачены неэффективно. Обратитесь с заявлением в налоговую инспекцию. Предварительно проведите сверку расчетов с налоговым органом. Если у вас есть недоимка по каким-либо другим налогам, сначала погасите ее. Иначе вернуть переплату по НДФЛ не сможете.

Какие еще ошибки портили бухгалтерам акты проверки в 2020 году

Где ошибка Суть ошибки

Табель учета рабочего времени Указывали Ф.И.О. работников, а должности не отражали

Сотрудник в отпуске оформил больничный лист. Дни нетрудоспособности отметили кодом «О», хотя должны были ставить код «Б»

Штатное расписание Не указали дату утверждения штатного расписания и номер приказа. Сам приказ об утверждении штатного расписания также не издали

В графе «Утверждено» указали неверное количество штатных единиц. В графе «Количество штатных единиц» итоговое количество не указали совсем

Тарификационный список Необоснованно занизили оклады, так как при расчете не применили коэффициент квалификационного уровня ПКГ

Положение об оплате труда Установили критерии оценки интенсивности и результативности работы, чтобы назначать работникам стимулирующие выплаты. В число этих критериев включили должностные обязанности, за которые сотрудники получают оклад

Руководителю установили постоянный повышающий коэффициент к окладу. Но условия и порядок применения коэффициента не прописали в ЛНА. Тем самым нарушили требования отраслевого акта об оплате труда

Расчет заработной платы Выплаты стимулирующего характера руководителю учреждения рассчитывали без учета фактически отработанного времени

Смета или план ФХД Показатели утвержденной годовой сметы или плана ФХД по статье 211 «Заработная плата» не соответствовали фонду оплаты труда, рассчитанному по актуальному штатному расписанию