Используем факсимиле с умом

Во многих компаниях, особенно с большим объемом документооборота, для ускорения подписания документов или просто для облегчения подписания документов, а также жизни руководителя компании начинают использовать факсимиле.

При этом даже осознавая, что данная технология содержит в себе определенные риски и не разобравшись до конца сами решают на какие документы можно ставить ее, а на какие нет даже не подкрепив данное решение внутренними документами компании, либо соглашениями с контрагентами, и уж тем более не принимая во внимание требования законодательства. Такой подход влечет риск юридической силы подписанных документов при помощи факсимиле.

Несмотря на то, что законодательство РФ не дает легального определения такого понятия, как «факсимиле», оно четко очерчивает круг возможного применения факсимиле. Так, ГК РФ в ст. 160 определяет, что использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.

Таким образом, для использования факсимиле в гражданско-правовых сделках сторонам необходимо оформить соглашение, после подписания которого документы, оформленные факсимильного воспроизведения подписи, будут создавать для сторон сделки правовые последствия.

А когда же следует подписывать данное соглашение?

Поскольку ст. 160 ГК РФ не конкретизирует, когда должно быть подписано соглашение сторон об использовании факсимильной подписи (до заключения или во время заключения договора), то на в качестве рекомендации во избежание лишних рисков рекомендуется: подписывать отдельное соглашение сторон до заключения договора.

При этом само соглашение необходимо подписать собственноручными подписями руководителей.

Можно не подписывая отдельного соглашения включить условие о признании факсимиле в договор, подписываемый собственноручными подписями, а начинать использовать факсимиле на последующих документах, фиксирующих ход исполнения этого договора.

Таким образом, соглашение сторон об использовании факсимильного воспроизведения подписи можно оформить: как отдельный документ либо включить условие об использовании факсимиле в текст основного договора.

Но в любом случае необходимо не только установить в соглашении саму возможность подписания документов с помощью факсимиле, но и перечислить эти документы. Лишь тогда факсимильное воспроизведение подписи будет иметь на них такую же юридическую силу, как и собственноручная подпись, а подписанные таким способом документы суд примет в качестве письменных доказательств.