Какие документы оформить при направлении работника в командировку?

Казалось бы, зачем задаваться этим вопросом, если схема командирования сотрудников в служебные командировки не менялась годами и даже десятилетиями: руководитель издал приказ, отдел кадров выписал служебное задание и командировочное удостоверение (а 2015 года и это не обязательно), бухгалтерия оплатила командировочные расходы – авансом или возмещением. От работника требуется заявление, авансовый отчет с подтверждающими документами и, возможно, отчет о выполненной работе. Однако год назад перечень унифицированных форм пополнился новыми бланками, в числе которых несколько документов, связанных с командировками:

Решение о командировании на территории РФ (ф. 0504512);

Изменение Решения о командировании на территории РФ (ф. 0504513);

Решение о командировании на территорию иностранного государства (ф. 0504515);

Изменение Решения о командировании на территорию иностранного государства (ф. 0504516);

Заявка-обоснование закупки товаров, работ, услуг малого объема (ф. 0504518);

Отчет о расходах подотчетного лица (ф. 0504520).

Напомним, что обязательным применение этих документов является лишь для учреждений и органов, передавших полномочия по ведению бюджетного или бухгалтерского учета в случаях, определенных положениями БК РФ, и использующих электронный документооборот. Остальные могут оформлять такую "первичку" на бумаге либо вообще не использовать.

Минфин России в письме от 5 марта 2021 г. № 02-06-09/160 64 подчеркнул, что указанные формы применяются в целях оформления:

решения работодателя о направлении работника в служебную командировку, в том числе с использованием служебного транспорта;

расчета размера финобеспечения возмещаемых расходов, связанных со служебной командировкой, включая расходы на приобретение ГСМ,

или решения о выдаче подотчетному лицу денежных средств для осуществления закупки малого объема, включая приобретение услуг по перевозке.

В соответствии с этими документами выдаются / резервируются денежные средства под отчет. А как быть, если работнику выдаются не деньги на покупку билетов на проезд, а денежные документы – например, приобретенные учреждением и хранящиеся в фондовой кассе талоны на бензин, бумажные авиа-и железнодорожные билеты? В этом случае выдача денежных документов подотчетному лицу оформляется Расходным кассовым ордером (ф. 0310002) с пометкой "Фондовый". Денежный документ определяет стоимостную оценку приобретаемых товаров / услуг, либо расходов, осуществляемых в рамках командирования работника, в связи с чем их выдача подотчетным лицам осуществляется в целях оплаты производимых закупок товаров, услуг. Поэтому, специалисты Минфина России полагают, что подотчетным лицом заявка на выдачу денежных документов может быть оформлена Решениями о командировании (ф. 0504512, 0504515) или Заявкой-обоснованием закупки малого объема (ф. 0504518).