Как работать с ФСС, чтобы не платить пособия из своего кармана

О каких случаях надо сообщить в ФСС, чтобы избежать переплаты пособия по уходу за ребенком?

Сообщите в фонд, что уволили работника, который ухаживает за ребенком, или что он выйдет на работу на полный день (п. 6 Положения по временной нетрудоспособности, утв. постановлением Правительства от 30.12.2020 № 2375). Уведомить ФСС о таких событиях нужно в трехдневный срок. Если компания опоздает и работник успеет получить пособие, организации придется возместить эту сумму фонду (п. 19 Положения по временной нетрудоспособности, утв. постановлением № 2375).

Нужно ли просить работника писать заявление на выплату пособия каждый раз, когда он приносит больничный лист?

Нет. С 2021 года такой обязанности у работника нет. Работник должен подать работодателю «Сведения о застрахованном лице» (утв. приложением № 2 приказа ФСС от 04.02.2021 № 26). Сделать это нужно только один раз. Новые работники подают сведения при поступлении на работу, а те, кто работал в компании еще до 2021 года — в любое время (п. 2 Положения по временной нетрудоспособноости, утв. постановлением № 2375).

В какой срок работодатель должен представить в ФСС документы для выплаты пособий работникам?

Не позднее пяти календарных дней со дня получения документов от работника. За нарушение этого срока руководителя компании могут оштрафовать на сумму от 300 до 500 руб. (ч. 4 ст. 15.33 КоАП).

Каким способом организация должна подавать в отделение ФСС сведения и документы для выплаты пособий работникам?

Документы по больничному из-за производственной травмы и оплате отпуска пострадавшему на производстве подавайте только на бумаге. По другим пособиям все зависит от численности сотрудников в компании. Если среднесписочная численность работников организации за прошлый год составила более 25 человек, то документы нужно представить в электронном виде. Компании с численностью до 25 человек включительно могут представлять документы как на бумаге, так и в электронном виде. (п. 4, 5 Положения по временной нетрудоспособности, п. 3, 7, 11 Положения по временной нетрудоспособности в связи с производственной травмой, утв. постановлением № 2375).

Надо ли вместе с электронным реестром для выплаты пособий направлять в ФСС документы для их назначения?

В фонд нужно отправить только электронный реестр. Ведь в нем есть все данные, необходимые для назначения пособия работнику: сведения о застрахованном лице, больничные, свидетельство о рождении ребенка и другие (письмо Московского областного регионального отделения ФСС от 06.07.2021 № 12-19/5020-11965 л).

Где хранятся оригиналы документов, необходимые для выплаты и назначения пособий сотрудникам компаний?

Место хранения зависит от вида пособий, выплачиваемых сотрудикам. ФСС оставляет себе документы по больничному, связанному с производственной травмой. Их работодатели подают в ФСС на бумаге вместе с описью. При подаче документов в электронном виде компания в принципе не направляет в ФСС оригиналы. Если документы компания подает на бумаге, то сведения о застрахованном лице, больничные, справки из ЗАГСА фонд вернет обратно (п. 16 Положения по временной нетрудоспособности, утв. постановлением № 2375).

Перечисляет ли сейчас работодатель какие-то пособия работникам?

Да. Например, больничные за первые три дня болезни, четыре дополнительных выходных дня для ухода за ребенком-инвалидом. Но в последнем случае фонд возместит затраты после того, как получит от компании заявление о возмещении и копию приказа о предоставлении дополнительных выходных работнику.

В какой срок работодателю обратиться в ФСС, чтобы фонд оплатил сотруднику четыре дополнительных выходных по уходу за ребенком-инвалидом?

Такого срока в законе нет. Работодатель вправе представлять документы, когда удобнее. Например, каждый раз после оплаты выходных дней, либо раз в месяц, либо раз в квартал, либо раз в год.

Нужно ли передавать в ФСС больничный, который выдан работнику в связи с его болезнью на три дня или меньше?

Нет, не нужно. В этом случае фонд не задействован в выплате. Это пособие работодатель выплачивает за счет своих средств (письмо ГУ — МРО ФСС от 26.08.2021 № 10-16/03-629 л).