Инвентаризация - как много в этом звуке!

В первую очередь, приведем наиболее часто встречающиеся случаи, когда инвентаризация ТМЦ является обязательной (ч. 3 ст. 11 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ; п. 1.5 Методических указаний по инвентаризации, утв. Приказом Минфина от 13.06.1995 № 49):

-перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;

-при смене материально ответственных лиц, отвечающих за товарно-материальные ценности;

-при выявлении фактов хищений, злоупотреблений, фальсификации в отношении ТМЦ;

-при реорганизации или ликвидации организации и т.д.

В зависимости от ситуации проводится инвентаризация всех ТМЦ (как, к примеру, при ежегодной инвентаризации перед составлением отчетности) или выборочная инвентаризация товарно-материальных ценностей (в частности, при смене материально ответственных лиц).

ТМЦ, как правило, подразумеваются товары, материалы и готовая продукция.

Инвентаризация ТМЦ: порядок проведения и учет результатов

Для проведения инвентаризации издается приказ об инвентаризации товарно-материальных ценностей либо единый приказ об инвентаризации всего имущества и обязательств организации. О нем мы подробно рассказали в разделе «Формы».

Правила проведения инвентаризации товарно-материальных ценностей и оформления результатов инвентаризации ТМЦ установлены Методическими указаниями по инвентаризации (п. 3.15 – 3.26 Методических указаний по инвентаризации, утв. Приказом Минфина от 13.06.1995 № 49).

Приведем основные правила инвентаризации товаров (пп. 3.15 – 3.26 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утв. Приказом Минфина от 13.06.95 N 49):

-описи на товары составляются по каждому отдельному наименованию с указанием вида, группы, количества и других необходимых данных (артикула, сорта и т.д.);

-инвентаризация товаров проводится в порядке их расположения в помещении. А-если товары у одного материально ответственного лица хранятся в разных изолированных помещениях, то инвентаризация проводится последовательно по местам хранения. После проверки товаров в одном помещении вход в него закрывается, например путем опломбирования, и комиссия переходит в следующее помещение;

-инвентаризация товаров проводится в присутствии заведующего складом и других материально ответственных лиц;

-во время инвентаризации товаров проверяется их фактическое наличие путем пересчета, перевешивания или перемеривания. Вносить в описи сведения об остатках товаров со слов материально ответственных лиц или по данным учета не допускается;

-товары, поступающие во время инвентаризации, принимаются материально ответственными лицами в присутствии членов комиссии и заносятся в отдельную опись;

-отпуск товаров в процессе инвентаризации допускается только с письменного разрешения руководителя организации и главного бухгалтера в присутствии членов комиссии. Эти товары также заносятся в отдельную опись;

отдельно инвентаризируется тара. Она заносится в описи по видам, целевому назначению и качественному состоянию.

Применение в ходе инвентаризации инвентаризационной описи товарно-материальных ценностей по форме ИНВ-3, утв. Постановлением Госкомстата от 18.08.98 N 88, не является обязательным (Информация Минфина N ПЗ-10/2012). То есть организация может разработать и утвердить свою форму инвентаризационной описи ТМЦ.

Форму ИНВ-3 (бланк) скачать бесплатно в формате excel на любых ресурсах.

Так, инвентаризационная комиссия проверяет фактическое наличие ТМЦ и возможность их использования по назначению. Проверка проводится путем обязательного пересчета, перевешивания, перемеривания. Вносить в документы данные со слов материально ответственных лиц запрещено (п. 3.17 Методических указаний по инвентаризации, утв. Приказом Минфина от 13.06.1995 № 49).

Порядок проведения инвентаризации товарно-материальных ценностей

Инвентаризация ТМЦ должна проводиться в порядке расположения ценностей в помещении. Если ТМЦ у одного материально ответственного лица хранятся в разных изолированных помещениях, то инвентаризация проводится последовательно по местам хранения. После проверки вход в помещение опломбировывается, и комиссия переходит для проверки в другое помещение (п. 3.16 Методических указаний по инвентаризации, утв. Приказом Минфина от 13.06.1995 № 49).

Если во время проведения инвентаризации поступают какие-то ценности, то материально ответственные лица должны принять их в присутствии членов комиссии и оприходовать уже по окончании инвентаризации по товарному отчету. Эти ценности заносятся в отдельную опись (п. 3.18 Методических указаний по инвентаризации, утв. Приказом Минфина от 13.06.1995 № 49).

Если же инвентаризация затянулась и требуется отпустить кому-то какие-то ценности, то такой отпуск производится материально ответственными лицами также в присутствии членов инвентаризационной комиссии. Эти ТМЦ тоже заносятся в отдельную опись (п. 3.19 Методических указаний по инвентаризации, утв. Приказом Минфина от 13.06.1995 № 49).

Если в ходе инвентаризации имущества организации будут выявлены расхождения с теми данными, которые отражены в бухгалтерском учете организации, эти расхождения необходимо зафиксировать. Как правило, они отражаются в сличительной ведомости по форме ИНВ-19 (утв. Постановлением Госкомстата от 18.08.98 N 88). В ней указываются как излишки, так и недостачи ТМЦ.

Опись и сличительную ведомость должны подписать все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица. Все составляется в 2-х экземплярах. Один экземпляр передается в бухгалтерию, а второй остается у материально ответственного лица.

Подписание ответственным лицом сличительной ведомости обязательно, отказ от подписи оформляется отдельным актом (по аналогии отказа от объяснительной), иначе взыскать с него недостачу не получится.

Вместе с тем, организация может оформить в произвольной форме акт при недостаче товара при инвентаризации, если ей это удобнее. В частности, в таком акте можно отразить лишь те данные, которые необходимы организации для дальнейшего учета недостачи в бухучете. Организация вправе самостоятельно разработать форму акта о недостаче товара при инвентаризации. Образец этого документа можно с качать в интернете.

За основу акта можно взять форму сличительной ведомости ИНВ-19 и упростить ее. Но при этом в акте о недостаче товара при инвентаризации должны присутствовать следующие сведения (п. 2 ст. 9 Закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ):

-название организации, оформившей акт;

-название документа (акт недостачи при инвентаризации), номер и дата документа;

-наименование и код товара;

-единица измерения;

-сведения о недостаче в количественном и суммовом выражении;

-должности, ф.и.о. и подписи членов инвентаризационной комиссии и материально ответственного за товар лица.

Такой акт о недостаче следует оформить в 2-х экземплярах. Один акт останется у материально ответственного лица, а второй будет передан в бухгалтерию для отражения результатов инвентаризации.

Документы по инвентаризации товарно-материальных ценностей

При проведении инвентаризации товарно-материальных ценностей оформляется инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей (и при плановой, и при внеплановой инвентаризации). Удобно использовать для этих целей форму ИНВ-3. О ней мы подробно рассказали здесь.

ТМЦ заносятся в описи по каждому отдельному наименованию с указанием вида, группы, количества и других необходимых данных (п. 3.15 Методических указаний по инвентаризации, утв. Приказом Минфина от 13.06.1995 № 49). Описи подписывают все члены комиссии и материально ответственные лица.

При выявлении расхождений между фактическими и учетными данными оформляется сличительная ведомость по форме ИНВ-19.

Отметим, что отдельный акт инвентаризации товарно-материальных ценностей отгруженных оформляется на ТМЦ (п. 3.21 Методических указаний по инвентаризации, утв. Приказом Минфина от 13.06.1995 № 49):

-срок оплаты по которым не наступил;

-которые не оплачены покупателями в срок, установленный договором.

-На такие ценности оформляются акты по форме ИНВ-4.