Что нужно знать бухгалтеру о кадровом ЭДО с 2022 года.

Что нужно знать бухгалтеру о кадровом ЭДО с 2022 года.

Федеральным законом № 377-ФЗ от 22.11.2021г. в Трудовой кодекс были добавлены три статьи:

• 22.1 Электронный документооборот в сфере трудовых отношений.

• 22.2 Порядок введения электронного документооборота и приема на работу к работодателю, использующему электронный документооборот.

• 22.3 Взаимодействие работодателя и работника посредством электронного документооборота.

Таким образом, на законодательном уровне была закреплена возможность электронного документооборота с сотрудниками организации.

📌 Ключевые моменты:

1. Кадровый ЭДО – это право, а не обязанность. Отказаться от внедрения ЭДО может как сама организация, так и сотрудник.

Исключение, как в случае и с электронными трудовыми, работники, впервые принимаемые на работу после 31.12.2021г. Спрашивать их согласия не требуется.

2. В случае принятия решения о внедрении кадрового ЭДО, требуется выбрать систему, с помощью которой будет осуществляться взаимодействие. На выбор следующие варианты:

- Платформа «Работа в России». Официально указано, что она будет доступна к использованию с 01.09.2022г. Доступ будет возможен с помощью портала «Госуслуги».

- Иная программа (собственная разработка или сторонней организации).

3. В случае принятия решения о внедрении кадрового ЭДО требуется создание локального нормативного акта, в котором будет прописан весь порядок взаимодействия.

4. Для кадрового ЭДО доступны не все документы.

Есть документы-исключения, которые могут быть созданы только в бумажном виде:

- Трудовые книжки и формируемые в электронном виде сведения о трудовой деятельности,

- Акты о несчастном случае на производстве,

- Приказы (распоряжения) об увольнении,

- Документы, подтверждающие прохождение инструктажа по охране труда.

5. Подписание документов осуществляется посредством использования электронных подписей (см. таблицу).

6. Затраты на создание и эксплуатацию системы, использование и хранение документов, на создание электронных подписей, как для организации, так и для сотрудников несет работодатель.