Юристы обычно должны использовать меньше скрытых копий при отправке по электронной почте

Этот веб-сайт освещал ряд фиаско «ответить всем» в юридических фирмах, юридических школах и других сферах юридической профессии на протяжении многих лет. Как мы все знаем из личного опыта, хотя электронная почта довольно проста в использовании, некоторые функции могут время от времени вызывать проблемы. Одной из практик электронной почты, которая приводит к проблемам и неэффективности, является скрытая копия. Для тех, кто не знает, скрытая копия (что означает « слепая копия ») — это практика, при которой сторона добавляется к электронному письму, но другие получатели этого электронного письма не знают, что человек, за которым скрыта копия, получил его. Хотя юристам может быть удобно подключать клиентов или других адвокатов так, чтобы другие люди не знали, что сообщение было распространено среди дополнительных сторон, скрытая связь может быть чревата проблемами.

Одной из распространенных практик в юридической профессии является пересылка соответствующих электронных писем, отправленных адвокатом клиентам, чтобы клиенты могли быть в курсе обновлений по вопросам. Некоторые клиенты отдельно пересылают электронные письма своим клиентам, чтобы они могли выборочно распространять важные обмены. Однако пересылка сообщения требует отдельных усилий со стороны юриста. Поместив клиента в строку скрытой копии, юрист может гарантировать, что клиент получит сообщение без лишних усилий.

Однако более вероятно, что у клиента возникнет ошибка «ответить всем», когда он получает скрытую копию сообщения, чем когда ему пересылается сообщение. Когда клиент отвечает всем на переадресованное сообщение, ответ будет отправлен только юристу и всем, кого юрист специально добавил в сообщение. Однако, если клиент отвечает всем на сообщение со скрытой копией, он ответит всем в исходном сообщении, которое может включать адвоката противной стороны и других лиц.

Много раз в своей карьере я видел, как это происходило. В самом деле, иногда я видел, как клиент и адвокат вступали в дискуссии по электронной почте из-за неудачного ответа скрытой копии, не зная, что адвокат противной стороны был в цепочке, пока не обменялись несколькими электронными письмами. Это может не только смущать, но и клиенты и их адвокаты могут раскрывать конфиденциальную информацию, которую они не хотят раскрывать, и это может иметь негативное влияние на представительство. Юристы должны стараться делать все, что в их силах, чтобы общение между адвокатом и клиентом не было раскрыто, и это обычно означает, что им следует меньше полагаться на функцию скрытой копии в своей электронной почте.

Копирование может также привести к путанице среди юристов и других заинтересованных сторон в юридическом вопросе, поскольку люди могут не знать, кто знает какую информацию и кому следует сообщать о событиях. Часто в юридическом процессе участвует множество сторон. Сюда входят юристы, клиенты (которые для организаций могут включать множество людей), бухгалтеры, эксперты, штат юристов и другие специалисты. Обычно важно знать, какие профессионалы участвуют в процессе, чтобы люди могли избежать дублирования усилий.

Однажды, когда я был в Biglaw, я подготовил сводку событий по делу для партнера, который, как я полагал, не был вовлечен в тот момент. Тем не менее, партнер позже сказал мне, что он получал скрытую копию в большинстве сообщений и что он был довольно хорошо осведомлен о содержании электронных писем и о том, что происходит в деле. Если бы участие партнера в электронных письмах было открыто, как в строке «Копия» электронных писем, я бы знал, что адвокату известна важная информация, связанная с делом, и ему не нужно отдельное резюме.

Более того, и этот момент субъективен и определенно открыт для обсуждения, кажется, что есть что-то тайное (или, по крайней мере, непрозрачное) в отправке сообщений другим с использованием скрытой копии. Люди обычно предполагают, что все получатели сообщения перечислены в электронном письме либо в строке «Кому», либо в строке «Копия», и большинство людей не считают, что стороны могут быть скрыты в сообщении. Стороны могут использовать другой подход, если они считают, что все одновременные получатели электронной почты видны. Конечно, среди юристов принято считать, что электронная почта обычно не является конфиденциальной. Действительно, все знают, что электронные письма могут быть перенаправлены всем типам сторон, использованы во время отработки движений и другими способами. Однако одновременная отправка сообщения стороне без ведома других получателей этого сообщения может показаться дублирующей.

В целом юристам необходимо внедрять методы и процедуры, которые сводят к минимуму риск раскрытия конфиденциальных сообщений и повышают эффективность работы юридической практики. По разным причинам сокращение времени, в течение которого юрист использует функцию скрытой копии платформы электронной почты, может повысить прозрачность и свести к минимуму вероятность «ответить всем» или других сбоев при использовании электронной почты.