Понимание электронного обнаружения

Немногие изменения в правилах процедуры были столь же новаторскими, как изменения, касающиеся обнаружения носителей, хранящихся в электронном виде, или электронного обнаружения. Несмотря на то, что электронное обнаружение медленно оказывает большое влияние на некоторые области юридической практики, его влияние на судебные процессы начинает распространяться даже на самые простые дела, требуя, чтобы все больше и больше людей сформировали хотя бы базовое понимание того, что это такое. , как это работает и каковы могут быть их обязательства в судебном процессе.

В процессе электронного обнаружения сторона, которую просят предоставить хранящиеся в электронном виде материалы для обнаружения, должна идентифицировать и сохранить хранящуюся в электронном виде информацию (ESI). Точно так же стороны в процессе должны выполнить условия, касающиеся релевантности и привилегии, чтобы иметь право получать эти материалы или возражать против их производства. В большинстве ситуаций это будет похоже на процесс обычного обнаружения. Но с электронным обнаружением другие аспекты ESI могут быть актуальными или нерелевантными и могут вызвать большие опасения.

Если вы работаете в отрасли, где создание и хранение материалов происходит в электронном формате, вам следует создавать и хранить ESI в соответствии с обязательными электронными записями.

Политика удержания. Вы захотите убедиться, что все ваши сотрудники знают об этой политике и следуют ей. Это обеспечит основу для того, чтобы правдиво предоставить материалы или нет, без необходимости оправдывать их существование или отсутствие на каждом шагу. Кроме того, вы захотите создать программу управления электронными записями (ERM). Это будет идти рука об руку с политикой хранения в обосновании того, как и где хранится ESI. Обе эти программы должны быть введены в действие до возникновения споров, чтобы избежать появления каких-либо нарушений.

Применение этих политик и контроль за их соблюдением будут иметь важное значение, учитывая виды информации, которые можно получить в результате электронного обнаружения. Часто целью электронного обнаружения является не сама запись, а встроенные в нее метаданные. Например, если документ был открыт и изменен несколькими сторонами, эта информация может храниться в скрытой архитектуре файла, которая обычно видна только компьютеру. Частью вашей политики может быть определение того, какие метаданные можно хранить в файлах. Иногда это можно отключить, иногда нельзя. Кроме того, если предполагается, что материалы должны быть доступны только для определенных сотрудников вашей компании, ваша политика должна гарантировать, что это так, иначе метаданные могут вас выдать.

С другой стороны, ваша политика должна определить соответствующий ESI, который необходимо сохранить, и принять меры для предотвращения его изменения или уничтожения. Точно так же он должен отсеять любые дубликаты или лишние материалы. Вариации файла могут иметь значение и, опять же, могут раскрывать конфиденциальную информацию, которую вы в противном случае не хотели бы раскрывать. Более того, меньшее количество файлов часто означает меньшие расходы при раскрытии этих материалов в соответствии с запросом на раскрытие информации в электронной форме.

Даже если вопросы должным образом сохраняются в соответствии с вашими политиками ESI, они должны быть тщательно проверены до раскрытия информации, чтобы материалы, которые невозможно обнаружить, не были переданы. Примеры могут включать материалы, которые не имеют отношения к запросам другой стороны, файлы, содержащие общение адвоката с клиентом, или другие вопросы, которые в противном случае были бы конфиденциальными или не подлежат раскрытию.

Обычно после раскрытия материалов нет возможности «снять звонок». Однако, если что-то непреднамеренно передано, иногда можно попросить суд потребовать его возврата без копирования или просмотра непреднамеренным получателем. Этот процесс иногда называют «возвращением». Тем не менее, следует по возможности избегать участия в возврате денег, учитывая, что он часто привлекает внимание к тем самым материалам, которые вы хотели бы сохранить в тайне. Даже если суд может потребовать их скорейшего возвращения без снятия копий или рецензий, часто невозможно удержать другую сторону от хотя бы беглого ознакомления с материалами. Наилучший подход к предотвращению непреднамеренного раскрытия информации — это, в первую очередь, принятие политики, предотвращающей такое раскрытие информации.

источник: