О самом ценном и невосполнимом – времени. Советы по тайм -менеджменту

Миллиарды мельчайших капель могут образовать могучий поток, разрушающий и всепоглощающий, но если его контролировать, он может стать силой добра, несущий Земле живительную влагу.

Медоносная пчела, очень маленькое, но очень занятое существо, путешествует из улья к цветам, где собирает нектар, и снова возвращается в улей, раз за разом. Подсчитано, что она преодолевает расстояние в 40 000 миль, чтобы сделать всего фунт меда, и при этом должна ввести свой хоботок в цветы 3 360 000 раз. Её крошечные ценные жемчужины собраны в соты — не для пчелы, а для нас с вами. К чему это я? Да к тому, что маленькие секунды составляют минуты наших часов, которые, в свою очередь, составляют отпущенные нам дни, месяцы и годы. Как часто мы небрежно относимся к их использованию или к оценке их ценности. Возможно, многие из нас просто не осознают ценность времени.

Несмотря на то, что продолжительность нашей жизни может достигать многих лет, мы редко задумываемся о том, как наши годы были использованы или должны быть использованы.

Редко кто переживает о потерянном времени. А мы ведь очень часто его теряем. Например, ожидая опоздавшего на встречу, ожидая машины или автобуса, ожидая приготовления еды, ожидая и ожидая чего-то. Ведь не зря говорят, что самое ужасное в жизни это ждать и догонять. Минуты, часы, даже дни и годы могут быть потеряны, когда их можно было бы использовать для какой-то достойной цели, если бы они находились под контролем. Как мы используем эти минуты, которые приходят к нам изо дня в день? Некоторые начинают рабочий день так поздно, как только могут, и заканчивают его так рано, как только могут, и на этом заканчивают работу. Что же происходит с остальными часами?

Сколько жемчужин времени утеряно, сколько драгоценностей не собрано, сколько мозговых клеток не использовано, какие вечные последствия вытекают из этого, особенно если подумать, сколько минут в одном году — 525 600. Это очень много. Когда мы думаем о секундах в году, представляем себе просто огромный пласт времени, а ведь этот же год так быстро пролетает.

Есть способы неуловимые потерянные часы. Все дело в личном управлении временем — управляйте им, не позволяйте времени управлять вами, словно рыбкой плывущей по течению.

Несколько советов, которые помогут вам.

1. Необходимо осознать как вы тратите время сейчас.

Это поможет определить:

-Реальные возможности вам сделать за день.

-Точно вычислить, сколько времени тратим впустую.

-Бросить максимум сил на то что принесет наибольший результат.

Фиксирование временных затрат поможет вам определить то время в течении дня, когда вы наиболее продуктивны. Без магов и астрологов, вы узнаете, когда работать над своими проектами лучше всего, когда заниматься делами наибольшим вниманием и творческим вкладом.

2. Обязательно не просто составить, а придерживаться ежедневного расписания.

Даже не пытайтесь начать день без списка дел. Прежде чем уходить с рабочего места, составьте список самых важных задач на завтра. Этот шаг позволит вам сразу приступить к работе, как только вы доберетесь на следующий день до рабочего места.

Запишите все на бумаге и вам не надо не спать по ночам, перебирая в мозгу решаемые задачи. Ваше подсознание будет работать над планами во сне, а это значит, что вы можете проснуться утром с новыми идеями для продуктивного рабочего дня.

3. Расставляйте приоритеты.

Расстановка приоритетов это ключ к успешному управлению временем. Исключайте не первоочередные задачи. Определите три-четыре наиболее важные задачи и выполните их в первую очередь — таким образом вы убедитесь, что выполнили самое необходимое.

матрица Эйзенхауэра из открытого источника

Рассмотрим что это за квадранты таблицы матрицы Эйзенхауэра:

Сделать: у этих задач есть важные сроки и высокая срочность — выполняйте их сразу.

Запланировать: эти пункты важны, но не требуют немедленных действий и должны включать долгосрочную стратегию развития. Старайтесь проводить большую часть своего времени в этом квадранте.

Делегировать: эти задачи срочные, но не важные. Сведите к минимуму, делегируйте или устраните их, потому что они не способствуют вашему результату. Как правило, это отвлекающие факторы, которые могут возникнуть в результате плохого планирования других.

Удалить: эти задачи не срочные и не важные, данные действия не имеют большого значения и их нужно максимально исключить.

Когда вы сможете расставить приоритеты, ваше личное управление временем выйдет на совершенно новый уровень.

4. Однотипные задачи сгруппируйте вместе.

Выделите определенное время например на ответы на электронные письма, телефонные звонки, подачу документов и т. д., не хватайтесь за все это по мере поступления. Чтоб полностью избавиться от соблазна проверить в неурочное время сообщения просто отключите звук их прихода на телефоне.

5. Избегайте стремления к многозадачности.

Может показаться заманчивым, научиться как Юлий Цезарь многозадачности, но вы окажете себе медвежью услугу, когда пытаетесь сделать все и сразу. При переключении с одной задачи на другую, Вы теряете время и снижаете продуктивность.

Не перегружайтесь списком дел длиной в километр. Стресс не сделает его короче, так что выполняйте одну задачу за раз, а об остальных зря не переживайте.

6. Ограничьте задачи по времени.

Составляя свое расписание обязательно включите установление временных ограничений для задач, а не просто работу до тех пор, пока они не будут выполнены.

Если вы хотите установить устойчивый темп рабочего процесса, Вам поможет метод выполнять свой список дел 25-минутными порциями, делая короткие перерывы между каждым заданием и более длительный перерыв, после завершения четырех. Это называется «метод помидора». Техника дробит монотонную узкую задачу частыми перерывами, снижая умственное напряжение и поддерживая мотивацию.

7. Делайте перерывы.

Обязательно делайте небольшие перерывы для восстановления сил. Не важно что вы делаете, вовсе не обязательно для этого курить. Пусть это будет прогулка, игра в настольный тенис, наблюдение за птицами из окна или что-то в этом роде.

Действующим в настоящее время законодательством предусмотрено, что при восьмичасовой рабочей смене и работе на компьютере регламентированные перерывы следует устанавливать через два часа после начала рабочей смены и через два часа после обеденного перерыва продолжительностью 15 минут каждый.

8. Необходимо научиться отказывать.

Вы никогда не научитесь управлять временем на работе, если не научитесь отказывать. Если вам нужно отклонить просьбу, чтобы сосредоточиться на приоритетных задачах, не стесняйтесь и скажите «нет». И если взялись за проект, который высинилось, что явно никуда не годится, не бойтесь просто прекратить.

Выполняйте задачи с большей ценностью, а не большего объема. Придерживайтесь правила 80/20,оно в том, что 80 % вашего результата зависит от 20 % вашего в него вклада. Усилия распределяйте, сообразуясь с этим.

Не можете сказать отказать - пусть за Вас это сделает другой, делегируйте это. Делегирование довольно трудный, но полезный навык. Творит чудеса, освобождая Вам время. Если у Вас талантливая команда, отдайте задачи, которые вы можете передать в введение соратников.

9. Организованность залог успеха в тайм –менеджменте.

Для эффективного управления временем в списке дел должна быть организация времени. Если на столе разбросаны бумаги, найти ту, которая вам действительно нужна, будет сложно или не возможно. Сильный беспорядок также может не давать сосредоточиться.

Часто не большие, по размеру затрат на них времени действия - имеют важное значение. Необходимо сделать систему хранения документов. Отписаться от ненужных больше писем. Один раз сделали и получили преимущества навсегда.

10. Устраните отвлекающие факторы.

Отвлекающие факторы как соцсети, просмотр сайтов, коллеги, обмен мгновенными сообщениями — могут быть безграничными и жутко отвлекают на работе. Ключом к личному управлению временем является активное избавление от них.

Не торопитесь объять необъятное в избавлении от отвлекающего. Определите основные отвлекающие факторы и сосредоточьтесь на избавлении от них, пусть недели за две.

Эти советы по управлению временем, надеюсь выведут вашу продуктивность на качественно новый уровень продуктивности и отдачи. Вскоре будете вечером спокойно ходить в спортзал и готовить шедевры кулинарии, потому что в течение рабочего дня, все будете успевать. Я это точно знаю, потому что все эти советы проверены, и я с удовольствием с удовольствием поделилась ими.

кот желает Вам все успевать-фото из открытого источника

Если Вам этого мало, советую Вам книгу Глеба Архангельского «Тайм-драйв». Я когда – то приняла участие в конкурсе и Глеб Архангельский, подписал мне свою книгу с пожеланием все успевать, это его пожелание я с радостью передаю Вам, искренне Ваша - ЛоКува.

Если у вас есть интересные способы управления временем, буду очень признательна, если поделитесь со мной в комментариях!