Английский специалист по ивентам, режиссёр, писатель и блогер Пол Кук утверждает, что организаторы важных мероприятий часто не могут выстроить эффективную коммуникацию с приглашёнными ораторами. Профессиональные спикеры требуют к себе уважения и понимания их роли, что является залогом успеха мероприятия. Для этого организаторам надо научиться грамотно реагировать на запросы спикеров и не в коем случае не заставлять приглашённых экспертов рекламировать их собственные сессии. Наоборот, организаторы мероприятия должны сами успешно продвигать сессии известных спикеров, показывая тем самым своё мастерство. Российский продюсер и организатор образовательных и музыкальных проектов
Вера Земскова напоминает, что прежде всего необходимо определить границы ролей: Кто такой спикер? Кто такой организатор? Какие качества должны быть у того и другого? За какие зоны они оба ответственны? Земскова отмечает, что спикер - это звезда, это человек-товар, а организатор – это тот, кто создаёт проект, разрабатывает стратегию общего долгосрочного продвижения товара.
В недавнем сообщении LinkedIn Дэвид Бейкер (David C. Baker), автор книги «Бизнес экспертизы» (The Business of Experience), поделился своими мыслями о том, как должно проходить мероприятие, которое станет успешным для спикера и организаторов, а также вызовет множество положительных откликов. Согласно Бейкеру, проведённое мероприятие должно быть одинаково выгодным, как для самого спикера, так и для организаторов.
Сколько стоят разговоры?
Время-деньги! Как только вы найдёте своего докладчика, то сразу же начните разговор о бюджетах, сборах и гонораре. Ораторы будут признательны за проведение этой деловой беседы как можно раньше.
По словам Дэвида Хайнера, спикера и посредника, сосредоточенного на постановке целей и задач, устранение недоверия в процессе обсуждения бюджетов и сборов является важнейшим этапом при взаимодействии организатора со спикером.
Тема сборов была ключевым вопросом в книге Бейкера. Он выступал за фиксированную плату, которая включает сопутствующие расходы. Это не звучит как большая проблема, но не нужно беспокоиться о формальных отчётах и квитанциях, целесообразнее сэкономить время.
Оплата транспортных расходов и проживания принимающей стороной помогает упростить работу с докладчиками. Аластер Гринер, спикер и телеведущий, сказал, что он самостоятельно предпочитает бронировать собственные рейсы. «Но я чувствую, что организаторы должны забронировать мне жилье, так как оно в любом случае будет важным элементом их мероприятия», - сказал Гринер.
В связи с выше сказанным, Вера Земскова настоятельно рекомендует организаторам и спикерам обязательно заключать договор на любой вид работ, внимательно изучать предмет договора, сроки его действия, формат взаимодействия, условия, при которых все останутся в выигрыше, и, что не менее важно, защищены.
Аудитория для беседы
Бейкер сказал, что социально-демографические характеристики предполагаемой аудитории для выступления, предоставляемые спикеру, являются ключевыми, поскольку чем больше оратор понимает участников данного мероприятия, тем лучше, вероятно, будут его работы.
«То, что я хотел бы знать о аудитории - это точная характеристика тех людей, которые будут меня слушать, плюс то, что они, скорее всего, захотят узнать от меня», - сказал Грэм Джонс, интернет-психолог, профессиональный оратор и писатель.
Не менее важно понимание темы дискуссии. Бейкер предлагает, чтобы спикер выбирал тему, самостоятельно, но вместе с тем считает Хайнер, «Всегда лучше, найти эксперта, который подходит под заявленную тему, а не «подгонять» имеющегося спикера под тему планируемого мероприятия».
Здесь также уместно вспомнить принцип «пяти основных шагов для выбора профессионального спикера», сформулированный основателем и генеральным директором бюро спикеров HUBSpeakers Еленой Гришневой: 1. Определить цели и задачи мероприятия. 2. Изучить базы, обратиться в бюро спикеров 3. Обсудить детали выступления со спикером. 4. Проконтролировать подготовку спикера и прибытие на площадку. 5. Получить обратную связь от участников. Гришнева уверена, что следование этим принципам позволит подобрать хорошего спикера для успешного мероприятия.
Определенность при заключении договора
Договор даёт определённость, которая облегчает работу спикера. Контракты указывают на серьёзность предстоящего мероприятия, а бронирование отеля и заказ билетов для спикера подтверждают уровень серьёзности.
Плюс к тому договор позволяет уточнить особенности работы спикера и обязанности обеих сторон.
Тиффани Кемп, оратор, переговорщик и специалист по контрактам, говорит, что договоры должны быть чёткими и очевидными для обеих сторон. Обе стороны должны понять, что им нужно сделать, и последствия, если они не выполнят своих обязательств. Говоря об условиях, которые необходимо прописать в договоре, Земскова уточняет, что в контракте должны быть чётко зафиксированы все варианты путей разрешения возможных опасных споров между организатором и спикером.
Вопрос об общем доступе к слайдам
Недавно пост Бейкера в LinkedIn был местом активного обсуждения, когда он предложил ораторам не посылать слайды, иллюстрирующие их выступления, организаторам раньше времени.
Некоторые выступающие хотят предоставить слайды своих докладов непосредственно перед мероприятием. Это позволяет спикерам добавить в презентации свои самые свежие находки. Но для организаторов, которые решают многочисленные задачи и имеют другие обязанности, такой подход может привести к усилению стресса.
Для заключения компромисса в такой ситуации может быть применен подход, ориентированный на «золотую середину». Джонни Мартинес, руководитель отдела развития бизнеса Shocklogic, предпочитает присылать слайды до начала мероприятия, чтобы дать организаторам некоторый комфорт, даже если над его окончательным содержанием всё ещё идёт работа. "Это помогает организаторам расслабиться, зная, что грядет. Я беру свою аудиторию в «визуальное путешествие» и использую очень мало текста на моих слайдах, если таковые имеются ", - сказал Мартинес.
Взаимное доверие
После того, как организатор охарактеризовал аудиторию, обозначил цели мероприятия и предоставил технические логистические детали, пришло время ослабить контроль за ситуацией. Поверьте, что спикер выступит.
Докладчики не нуждаются в управлении на каждом этапе процесса. Но с другой стороны, оратор не должен нарушать доверие организатора.
«Моя забота номер один при бронировании динамиков заключается в том, что продолжительность времени пользования аппаратурой соответствует регламенту выступления», - сказала Эмма Бордман, бизнес-леди, серийный предприниматель о необходимости надёжной технической поддержки мероприятия. Бейкер соглашается. Он ожидает, что колонки будут работать в течении оговоренного время, иначе все участники мероприятия могут столкнуться с дополнительными трудностями.
Будьте понятными
Ясность - это то, что требует согласованности действий всех участников мероприятия. Ораторам нужна ясность в отношении контрактов, гонораров и целей. Помните, что они являются важной частью вашего мероприятия, и, правильно осознав то, что вы от них ожидаете, они обязательно добьются успеха. Говоря о необходимости установления взаимопонимания между организаторами и спикерами, следует обратить внимание на слова уже известной нам Веры Земсковой о том, что продюсера и коммуникатора объединяют совпадение ценностей и осознание общих интересов, которые и приведут к финансовому и репутационному успеху.
60.5к
