Дао документа

Что происходит с документами после завершения дела

"Дао" - путь, "путь вещей" (кит.). Любой путь имеет свое окончание. Когда подготовленный юристом распечатанный документ отыграет свою роль, его путь завершается в "деле" Клиента.

Со временем таких "дел" становится все больше и больше и возникает вопрос о дальнейшей судьбе этих документов.

Экземпляры исковых, ходатайств, ксерокопии свидетельств и прочих выписок, копии паспортных данных и другая бесчисленная номенклатура документов начинает занимать в кабинете всё большее и большее место, и в голове юриста возникают в минуты прокрастинации философские мысли о бренности всего сущего, о ненужности всех этих бумажек в их совокупности. В зависимости от сложности очередной работы (коллеги, наверное, меня поймут...) возникает даже желание встать и навести порядок! Выбросить всё это... эти все... документы туда... ну куда хранится прошлогодняя листва. И только сжатые сроки выполнения очередного иска усаживают юриста за рабочее место, кодексы успокаивают своей рассудительностью, а судебная практика - своей мудростью... Документы "времен очаковских и покоренья Крыма" остаются невредимо пылиться на своих местах.

Но иногда в жизни юриста наступают выходные. Такое редко, но бывает. И гуляя на свежем воздухе юрист задумывается о чем-то, и ноги сами собой по привычке приводят своего хозяина на работу в офис. Среди тишины критичный взгляд юриста останавливается на отработанных документах. Первое желание взять всё оптом и выбросить в корзину пропадает, когда снисходительно пролистывая очередное исковое заявление доковидной эпохи, захватило дух от проработанности позиции по весьма спорному делу. Документ из дела перекладывается к оригиналам и другим бумагам-"счастливчикам", которым удалось выжить. Участь других бумаг оказалась менее завидна - они оказались порваны и выброшены в корзину с мусором.

Солнце уже клонилось к закату, когда очередная "конюшня" оказалась очищена.

Забитая напрочь голова, скромный результат работы: дело сбросило пару килограмм, но продолжило оставаться делом и никуда не делось.

Насущным встал вопрос выработки критерия: что оставлять, а что - удалить.

И желательно так, чтобы личности без определенного места жительства на ближайшей мусорке не получили счастливой возможности изучить изорванные труды скромного юриста.

На мой взгляд, критерий утилизации документов следующий.

1. Дело должно быть окончено.

2. Документы разделяются на документы, предоставленные Клиентом, и документы, подготовленные юристом.

2.1.1. Документы от Клиента изначально должны быть приняты по описи.

Если опись (акт приема-передачи документов) не составлялась, юрист рискует получить внезапный звонок от Клиента, который попросит вернуть ему "ту синюю папку, ну... ту, которую я вам тогда оставил; в ней очень ценные документы, они ведь у вас?", а у вас реально (!) ничего нет, а Клиент считает, что есть. Юрист, конечно, "отобьётся", но на репутации "осадок останется".

2.1.2. Документы Клиента передать ему обратно по описи (акту).

В Акте указать, что иных документов Заказчик Исполнителю не передавал. Также в заключительной части Акта можно коснуться качества возвращаемых документов. По всем этим вопросам должно быть утвержденное единодушное отсутствие претензий.

2.1.3. Оригиналы возвратить однозначно. По поводу копий документов нужно понимать, что иногда Клиент владеет единственной репликой документа в копии. Это нужно помнить и понимать.

Отсюда принцип: к утилизации Дело готовит тот юрист, который это дело вёл. Или его помощник, снабженный ценными указаниями юриста в отношении оригиналов и копий.

2.1.4. Документы, полученные юристом в интересах Клиента в организациях - ответы на запросы, справки и выписки - возвращаются Клиенту. Особо ценные ответы могут остаться у юриста храниться на диске.

2.2. Документы, подготовленные по делу юристом.

2.2.1. Клиенту нужен результат, а не бумажки. Поэтому я считаю, что передавать Клиенту подготовленные юристом заявления, ходатайства, исковые и прочие запросы не нужно.

2.2.2. Время рукописных заявлений прошло (или еще не пришло - последнее слово за нашим импортозамещением...), поэтому нет смысла хранить свои труды на бумажном носителе (а как сделать так, чтобы всё разом не удалилось - тема следующей моей публикации). Особо ценные труды можно подшить в тематические папки (напр., "Исполнительное производство", "Трудовое право"), где обезличенный запрос с яркой косой чертой будет еще долго храниться в качестве шаблона документа.

2.3. Документы готовы к передаче Клиенту, а он еще за ними не пришел.

2.3.1. Заводим Архив, где по Описи по Ф.И.О. документы будут ждать своего хозяина.

2.3.2. Платное хранение документов

Хотел бы в комментариях обсудить с Читателями идею платного хранения документов Клиентов. Насколько это реализуемо?

2.4. Рабочие записи

Просто сканируются на диск как "Материалы". Может, понадобятся когда...

На этом на сегодня всё! Желаю Успехов!

P.S. Уверен, теперь мой рейтинг в безопасности)))