Как правильно упорядочить документы?

Юрист, конечно, каждый день работает с большим количеством информации и разбирается в том, как лучше упорядочить документы, хранить и сортировать. Тут и голову ломать не надо: если ты почти каждый день имеешь дело с документами, да ещё и на собственном примере знаешь, во сколько бумажка или её отсутствие, может обойтись денег – хочешь, не хочешь, научишься обращаться с ними.

С документами обращаться приходится всем, поэтому слушайте, как обращаются с документами профессиональные юристы и мотайте на ус)

Расскажу Вам способ сортировки личных документов, которым пользуюсь сам, хотя он может пригодиться и на работе. Итак, начнём по порядку!

Для начала необходимо найти две папки или файла, одна будет вмещать в себя документы не из бумаги, а в другую будем складывать бумагу в чистом виде. В первую папку пойдут дипломы с обложкой, Ваши фотографии на паспорт (у меня для этого выделен конвертик), наградные значки или ордена, полисы и снилсы: в общем всё, что относится к документам, но не на бумажном носителе.

А вот дальше будет поинтереснее: второй файл необходимо поделить на 4 категории. Я советую отделить эти категории отдельными файлами или папками, которые можно будет сложить в одну большую. Первая категория – это основные или главные документы. Сюда будем складывать свидетельство о рождении, ИНН, трудовые договора или иные соглашения, и прочие, прочие, прочие… Это основная категория, поэтому рекомендую хранить в ней самое необходимое. Далее идёт финансовая категория – туда я кладу документы из банков, счета за коммунальные платежи, договоры страхования и так далее. Также, я сделал маленький карман из канцелярского файла, где храню самые важные чеки от покупок (для меня это приобретения более 10 тысяч рублей). Эта категория нужна для отслеживания финансовых документов или отслеживания Ваших доходов и расходов. Обычно, гуманитарии считать не любят, поэтому цифры к цифрам). Третья категория – медицинские документы. Всё, что связано со здоровьем, а именно справки, листы нетрудоспособности, снимки Вашего организма, Мрт или диеты я всё складываю туда. При таком порядке я точно уверен – отдали справку, кладу туда, а дальше само всё найдётся, конечно, в рамках этой папки). Ну и четвёртая категория – это копии всех документов. Тут уже дело каждого, можно снимать копии для каждого, можно ограничиться самым главным, самое главное – я не храню копии документа вместе с документом. Так и найти что-то одного больше шансов, и лишнюю копию в случае чего делать не нужно.

С сортировкой документов разобрались, теперь поговорим о том, как их лучше хранить: во-первых, лучше, чтобы большая папка была непрозрачная и водонепроницаемая. В случае пожара документы может спасти только сейф, да и то не факт, а вот от потопа соседей спасти бумагу немного попроще. Далее, я рекомендую хранить документы выше уровня стола – чтобы ни домашние питомцы, ни маленькие дети не имели случайного доступа к ним, да и так Вы даже случайно не сможете разлить на документы кружечку горячего кофе). Также, не рекомендую хранить вместе с документами наличные средства: в случае грабежа с незаконным проникновением в жилище преступники не найдут эти вещи одновременно, что хоть как-то может сыграть Вам на руку.

На этом с сортировкой документов покончено) Нам будет приятно, если некоторые из наших советов окажутся для Вас полезными. Вы можете прослушать наш новый выпуск подкаста на эту тему.

https://music.yandex.ru/album/23955512/track/110091355