Согласно 54-ФЗ, бизнес может выдавать клиентам как печатные, так и электронные чеки. Как правильно формировать и когда допустимо их использовать — рассказывают эксперты LIFE PAY. Что такое электронный чек?
Электронный чек — также же кассовый документ, как и привычный всем бумажный, только в цифровом виде. Он также позволяет покупателю делать возвраты и налоговые вычеты, как и бумажный чек. Он может предоставляться по требованию клиентов в любых торговых точках.
Согласно п. 1.1.2 54-ФЗ, предприниматели обязаны использовать онлайн-кассу для проведения платежей и выдачи бумажных или электронных чеков.
Бумажные чек можно заменить электронным, если его можно отправить покупателю по одному из следующих каналов:
- через SMS;
- в мессенджер (VK, Viber, WhatsApp), привязанный к номеру телефона;
- по электронной почте.
ВАЖНО!Самое главное условие, при котором может быть отправлен электронный чек, — клиент должен указать номер телефона или электронную почту перед совершением платежа, иначе это противоречит 54-ФЗ.
Чек отправляется клиенту лицом, осуществляющим платеж, то есть кассиром или платежным агентом.
Этот процесс также может быть автоматизирован с помощью сервисов ОФД (Оператора фискальных данных), с которым заключен договор. Для оплавки чеков в SMS, необходимо приобрести пакет сообщений. Отправка чеков по электронной почте осуществляется бесплатно.
Чем электронные чеки отличаются от бумажных?
Электронные чеки имеют такую же юридическую силу, как и бумажные, но различия все же есть.
Поскольку номера мобильных телефонов и адреса электронной почты являются персональными данными, существуют определенные правила их сбора и обработки:— Объясните получателю, для чего используются эти данные: подробности можно найти в статьях 5 и 6 Федерального закона от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ "О персональных данных";— Вы не можете использовать данные в иных целях в соответствии с Письмом Минкомсвязи России от 07.07.2017 № П 11-15054-ОГ.
- Долговечность. Бумажные чеки достаточно быстро приходят в негодность, а электронные можно в любой момент просмотреть на смартфоне или в приложении ФНС "Мои чеки онлайн".
- Существует ограничение по времени выдачи чека. Если бумажный чек должен быть выдан сразу после оплаты, то электронный согласно 192-ФЗ должен быть отправлен:
1. не позднее следующего дня после оплаты
2. в момент получения получателем посылки от курьера в случае интернет-продаж
Что должно быть в электронном чеке?
Чтобы электронный чек имел юридическую силу, он должен содержать обязательные сведения. Их перечень указан в статье 54-ФЗ 4.7 и в приказе ФНС от 14.09.2020 № ЕД-7-20/662.
Набор сведений отличается в зависимости от способа получения чека: по почте или в SMS.
SMS на номер телефона
SMS-версия электронного чека имеет ограниченное количество символов, поэтому законодательство разрешает указывать лишь основную информацию:
- Наименование документа
- Дата и время покупки
- Итоговая сумма
- Регистрационный номер кассового аппарата
- Фискальный признак
- Ссылка на полную версию на сайте ОФД.
В мессенджеры
Чеки в мессенджерах отправляются в виде изображения, PDF-файла или ссылки с указанием даты, времени и суммы покупки. Ссылка ведет на страницу с полной электронной версией квитанции.
Важно!не удалять такие чеки, чтобы была возможность вернуть товар.
На электронную почту
- Письмо с чеком более подробно, в отличие от SMS-версии
- Общие обязательные реквизиты:
- Наименование документа
- Порядковый номер смены
- Дата, время и адрес магазина/офиса
- Название организации или индивидуального предпринимателя
- Признак расчета
- Наименование товара, работы или услуги
- Ставка НДС
- Стоимость единицы товара
- Скидка
- Итоговая сумма;
- Способ оплаты - наличная или безналичная оплата;
- Регистрационный номер кассового аппарата;
- Номер фискального накопителя;
- Фискальный признак документа;
- Сайт для проверки подлинности чека;
- Номер фискального документа;
- Должность и ФИО кассира
- ИНН организации или индивидуального предпринимателя
- QR-код размером не менее 2 x 2.
Обязательные реквизиты для электронного чека — это:
- Номер телефона или электронной почты покупателя;
- номер версии ФФД;
- Код формы фискального документа;
- Система налогообложения
Если в продаже задействован платежный агент, необходимо указать следующие данные:
- Сумма вознаграждения агента;
- Номера телефонов агента, поставщика и оператора, принимающего платеж
Сотрудники в спешке вводят неправильную сумму на кассе? Ваша прибыль уходит на оплату штрафов от налоговой, менторов для обучения и выплату зарплаты сотрудникам, хотя они не выполняют свои непосредственные обязанности
LIFE PAY предлагает автоматизировать процесс формирования чеков
Никаких лишних действий — фискализация происходит сразу после приема оплаты. Обезопасьте себя от ошибок и лишних трат — подключите Облачную кассу LIFE PAY
QR-коды на чеках
QR-коды — это двухмерные коды в виде квадрата 2 Х 2 см, которые кодируют следующие данные:
- Время и дата платежа
- Номер фискального документа
- Признак расчета
- Общая сумма
- Номер ФН
- Фискальный признак документа.
Покупатель может проверить эту информацию, отсканировав код на чеке.
QR-коды — это возможность добавить к чеку дополнительную информацию, например, веб-сайт магазина или информацию о скидках.
Электронные чеки для маркированных товаров
Для правильной фискализации оплаты маркированных товаров, помимо вышеперечисленных данных, чек должен содержать:
- Код товара;
- GTIN
- Серийный номер.
- Символ маркировки [М].
ВАЖНО. Эти данные не обязательны для печатной версии
Могу ли я отправлять электронные чеки вместо бумажных?
Предприятия розничной торговли обязаны выдавать чеки своим покупателям в любом случае. По умолчанию это бумажный документ, формируемый онлайн-кассой. Он может быть отправлен и в электронном виде при соблюдении условий ст. 54-ФЗ 1.2.
Когда вместо бумажных можно выдавать электронные
- по просьбе клиента (в противном случае выдается бумажный чек);
- если клиент до оплаты предоставил номер телефона или адрес электронной почты;
- у продавца есть техническая возможность передать информацию в электронном виде.
Предприниматель не обязан проверять подлинность контактных данных покупателя. Поэтому продавец не несет ответственности, если покупатель указал неверный номер телефона или адрес электронной почты.
Юридическая сила электронных квитанций
О равенстве юридической силы электронных и бумажных чеков говорится в письме Минфина от 12.10.2017 № 03-01-15/66784.
По закону электронные чеки приравниваются к кассовым чекам на бумаге, если совпадает следующая информация:
- регистрационный номер кассы
- сумма оплаты, ее дата и время
- фискальный признак документа
- ссылка на скачивание чека
Об этом говорится в абзаце 4 пункта 1.2 статьи 54-ФЗ.
Получатели могут проверить подлинность электронных квитанций по QR-коду или реквизитам с помощью приложения "Проверка кассовых чеков налоговой службой РФ" или на сайте ОФД.
Когда нельзя использовать электронные чеки
Если кассовый аппарат работает в обычном режиме, он может формировать электронные чеки. В автономном режиме (то есть без интернета) печать бумажных чеков является обязательным требованием, предусмотренным статьями 54-ФЗ 1.2 и 2.7.
Во всех случаях, когда невозможно сформировать электронный чек, печать обычного является обязательной.
Испытываете сложность в получении и обработке информации о платежах и чеках из разных систем и личных кабинетов? Так бывает, если данные о продажах не связаны с фискальными данными. Точный и грамотный учет занимает время, а при ошибках — штрафы от налоговой
Не отправляете клиентам чеки?
С 1 января 2023 отменен мораторий на проверку бизнеса. Надзорные ведомства долго ждали этого момента. Поэтому рекомендуем вам соблюдать кассовое законодательство во избежание ответственности.
Продукты LIFE PAYпомогают полностью управлять продажами, фискализировать оплату и формировать чеки для клиентов
