Что такое тайм-менеджмент? 6 стратегий для лучшего управления своим временем

С помощью этих советов управляйте своим временем, чтобы уменьшить стресс, повысить продуктивность и улучшить самочувствие.

"То, как мы проводим наши дни, - это, конечно, то, как мы проводим нашу жизнь. То, что мы делаем с этим часом и с тем часом, и есть то, что мы делаем. Расписание защищает от хаоса и капризов", - пишет Энни Диллард в своей книге "Писательская жизнь".

Эта цитата резюмирует то, как люди воспринимают время и как мы можем развивать навыки и составлять расписание для максимальной продуктивности и достижения наших целей.

В школе, на работе и в повседневной жизни мы можем встретить людей, у которых, кажется, все в порядке. Они продуктивны, не испытывают стресса, добиваются высоких результатов. Но есть вероятность, что они не родились такими. Управление, организация и распределение времени - это навыки, которым мы можем научиться. Это может помочь вам контролировать свое время и повысить общую удовлетворенность.

Вот несколько советов и методов, которые помогут вам использовать свое время для улучшения благосостояния.

Что такое управление временем?

Тайм-менеджмент - это процесс сознательного планирования и контроля времени, затрачиваемого на выполнение конкретных задач, с целью повышения эффективности. Возможно, вы знакомы с установлением сроков, составлением списков дел и небольшими поощрениями за выполнение определенных действий. Мотивация себя на выполнение тех дел, которые мы должны делать, чтобы делать то, что мы хотим делать, - это часть жизни.

Выработка правильного распорядка и привычек для управления своим временем начинается с того, что нужно узнать, какие существуют стратегии, а затем опробовать их в своей жизни. Правильное управление временем может привести к здоровому, сбалансированному образу жизни, который может проявляться как:

• Снижение стресса
• Повышение энергии
• Более эффективное достижение целей
• Распределение приоритетов между важными вещами
• Добиваться большего за меньшее время
• Сокращение проволочек
• Повышение уверенности в себе
• Продвижение в карьере или образовании

По данным Harvard Business Review , в основе методов управления временем лежат такие базовые навыки, как осознание, организация и адаптация. Это означает, что осознание своего времени, его структурирование и корректировка по ходу дела - вот секрет эффективного управления временем. Сейчас руководители указывают на поведенческие навыки как на наиболее важные для современного работника, при этом "навыки управления временем и умение расставлять приоритеты" занимают второе место в исследовании IBM о нехватке навыков.

6 стратегий управления временем

Если вы хотите взять под контроль свое время, вот шесть советов и стратегий, которые помогут вам начать:

1. Проведите аудит времени.

Начните с оценки того, на что вы тратите свое время. Составьте визуальную карту, где будут указаны приблизительные часы, которые вы тратите на работу, учебу, домашние дела и обязанности, поездки на работу, социальные сети и досуг. Затем вы можете углубиться в учебу или работу, разделив предыдущую неделю на дни, а затем на часы. Сколько времени ушло на то, чтобы закончить работу? Затянулся ли рабочий проект из-за того, что вы листали Facebook****, работая дома? Потратьте время на размышления и количественную оценку того, как вы проводите свое время.

Поставьте цели, исходя из этого результата. Планирование наперед и установление временных ограничений на выполнение задач и приоритетов может освободить время для того, что для вас наиболее важно, например, для того, чтобы проводить больше времени с друзьями и семьей. Начните с того, что каждое воскресенье выделите полчаса на то, чтобы намеренно спланировать свою неделю вперед и поставить ежедневные цели.

2. Используйте матрицу Эйзенхауэра для определения своих приоритетов

Матрица Эйзенхауэра - это популярный инструмент, который помогает вам разграничить задачи на важные, неважные, срочные и несрочные. В квадранте есть четыре ячейки, на которые вы можете разделить свои задачи, чтобы определить приоритетность того, на чем следует сосредоточиться в первую очередь. Они также соответствуют 4 "Д" выполнения: сделать, отложить, делегировать и удалить.

• Квадрант 1: Важное и срочное. Выполняйте эти задачи в первую очередь. Это приоритеты, которые имеют наибольшее отношение к вашим целям.
• Квадрант 2: Важно, но не срочно. Отложите их на более поздний срок.
• Квадрант 3: Срочно, но не важно. По возможности делегируйте их другим, особенно если они не способствуют достижению ваших долгосрочных целей.
• Квадрант 4: Не важно и не срочно. Удалите эти задачи или выполняйте их, когда у вас есть свободное время, потому что они отвлекают от ваших приоритетов.

Для еще более простого подхода создайте список задач и отметьте каждый пункт как срочный или важный. Часто мы отдаем приоритет срочным задачам, а не важным - например, задачам, которые могут быть творческими, важными и приносящими удовлетворение, но не имеют крайнего срока выполнения - поэтому их определение и обозначение может стать полезным шагом на пути к достижению ваших личных и профессиональных целей.

3. Используйте методы "разбивки" своего времени.

Когда вы лучше представляете себе, каковы ваши приоритеты, установление ограничений может стать отличным инструментом управления временем. Существует несколько вариантов разделения вашего времени на легко усваиваемые части.

Попробуйте метод Pomodoro. Эта техника была разработана в конце 1980-х годов Франческо Чирилло, студентом университета, который был перегружен учебой и заданиями. Метод Pomodoro предполагает использование таймера, чтобы разбить работу на 25-минутные интервалы, разделенные 5 минутами перерыва. После четырех помодоро можно сделать более длительный перерыв на 15-30 минут. Pomodoro ("помидор" по-итальянски) способствует концентрации внимания и снимает умственную усталость, что особенно полезно для бессрочной работы, такой как проведение исследований, подготовка к экзамену или завершение консультационного проекта. Вы можете попробовать Pomodor на рабочем столе или приложение Focus Keeper на телефоне.

Примените метод швейцарского сыра. Подобно Pomodoro, метод швейцарского сыра разбивает большой проект на более мелкие задачи. Придуманный Аланом Лейкиным, автором книги "Как получить контроль над своим временем и своей жизнью", метод швейцарского сыра "проделывает дыры" в непосильной задаче, разбивая ее на задачи, на выполнение которых требуется от пяти до 10 минут. И, возможно, этих 10 минут будет достаточно, чтобы продолжать концентрироваться на задаче дальше.

Разбивая время на части, вы делаете большие проекты и цели менее пугающими. Меньше проволочек, больше продуктивности.

4. Сосредоточьтесь за 1 раз на чем-то одном.

Для большинства из нас многозадачность, как правило, менее эффективна, чем сосредоточенность на одной задаче за раз. Фактически, одно исследование показало, что только 2,5 процента людей способны эффективно работать в режиме многозадачности. Выполнение слишком большого количества дел одновременно может повлиять на ваши когнитивные способности, заставляя вас чувствовать себя непродуктивным или неудовлетворенным своими успехами. Организуйте свое время так, чтобы завершить одну задачу, прежде чем приступать к другой, - это может повысить вашу уверенность в себе.

Кроме того, может быть полезно разделить задачи на части. Например, если вы писатель, вы можете посвятить понедельник исследованиям, вторник-четверг - написанию, а пятницу - редактированию.

5. Поощряйте себя.

Вознаграждения не предназначены только для послушных детей и домашних животных. Они могут стать отличным источником мотивации для принятия хороших привычек управления временем. За каждую выполненную за день задачу вы можете дать себе небольшое вознаграждение. Эти вознаграждения не обязательно должны быть экстравагантными или дорогими. Некоторые варианты включают в себя:

• Сделайте перерыв, чтобы насладиться любимым блюдом;

• Не помешает короткая прогулка на свежем воздухе;

• Позвоните другу или члену семьи;

• Можно помедитировать в течение пяти минут

• Прослушайте эпизод подкаста или главу аудиокниги

Для получения больших вознаграждений вы можете побаловать себя такими занятиями, как чтение книги в ванной, планирование вечера с друзьями или бронирование отдыха. Вы сами можете определить, какие цели заслуживают поблажек. Захватывающие вознаграждения могут помочь вам справиться с особенно трудным проектом или периодом работы.

6. Используйте приложения, чтобы отвлечься.

Иногда поощрений и добрых намерений недостаточно, чтобы заставить нас сосредоточиться. Приложение или расширение для браузера может помочь вам минимизировать отвлекающие факторы, блокируя использование социальных сетей или прикосновение к телефону. Вот несколько приложений и расширений, которые вы можете попробовать:

Forest - это приложение, которое помогает вам не отвлекаться на телефон. Компания сотрудничает с организацией "Деревья для будущего", чтобы сажать деревья, когда вы тратите виртуальные монеты, заработанные в Forest.

StayFocused - это расширение для браузера, которое не позволяет вам пользоваться такими сайтами, которые отнимают время, как Reddit, Twitter, Wikipedia, Instagram**** и другие. Оно очень гибкое, поэтому вы можете настроить его под свои конкретные отвлекающие факторы.

Freedom - это инструмент, который может блокировать как веб-сайты, так и приложения на всех ваших устройствах одновременно. Воспользуйтесь бесплатной пробной версией, чтобы узнать, подходит ли она вам.

Как создать собственную стратегию управления временем

Теперь, когда в вашем арсенале есть несколько потенциальных советов и методов управления временем, пришло время создать стратегию. Вы можете поэкспериментировать с несколькими методами, прежде чем выработаете наиболее эффективные для вас долгосрочные привычки и распорядок дня.

Определите цели и приоритеты.

Примите во внимание ваш образ жизни: студент вы или работающий специалист (или оба), есть ли у вас семья или вы стремитесь стать цифровым кочевником (или оба!). Подумайте о своих долгосрочных и краткосрочных целях в области карьеры и личного развития. Убедитесь, что цели являются SMART: конкретными, измеримыми, достижимыми, актуальными и своевременными. Что потребуется для их достижения? Как вы можете управлять своим временем, чтобы добиться максимальной продуктивности?

После того как вы определили свои цели, расставьте их в порядке важности. Может быть полезно использовать блокнот или ручку и бумагу, чтобы лучше представить свои приоритеты.

Выберите наиболее подходящий для вас метод.

Используя приведенный выше список советов, выберите один или два метода для реализации. Основываясь на том, что помогало вам в прошлом, вы можете смешивать и сочетать различные навыки управления временем. Если вы не уверены, какие из них вам подойдут, выберите один наугад и попробуйте.

Планируйте и реализуйте.

Применяйте выбранный вами метод в течение определенного периода времени. Месяца обычно достаточно, чтобы оценить, работает ли стратегия. В течение 30 дней отслеживайте свой прогресс. Запишите, как вы себя чувствуете через одну-две недели. Был ли один метод более эффективным, чем другой?

Используйте планировщик, календарь Google или просто ручку и бумагу для постановки ежемесячных и еженедельных целей. Для ежедневных задач каждое утро составляйте список дел с достижимыми целями ("швейцарский сыр"). Не стесняйтесь гибко распределять дни и посыпать их множеством маленьких поощрений.

Проведите переоценку.

После месяца применения новых методов управления временем пришло время провести переоценку. Что работает? Что не работает? Скорректируйте свою стратегию и план, чтобы добиться большей эффективности. Продолжайте практиковать эти привычки каждый месяц, адаптируя их по мере изменения ваших приоритетов. То, что работает для вас, когда вы студент, может быть совсем не таким, как когда вы начинаете новую работу.

Помните, что практика управления временем - это непрерывный процесс, и жизнь случается (вместе с дополнительными стрессами и проблемами, которые приходят вместе с ней). Ничего страшного, если вы не превратитесь в гуру тайм-менеджмента за одну ночь. Речь идет о прогрессе, а не о совершенстве.