Что такое правовой аудит?

Почти все организации знакомы с финансовым аудитом — формальными процессами в соответствии с определенными стандартами бухгалтерского учета, которые проводятся внешней аудиторской или бухгалтерской фирмой, по результатам которых они отчитываются перед советом директоров, членами и заинтересованными сторонами организации и отражаются в официальном наборе отчетов и счетов.

Многие крупные организации также проводят процессы внутреннего аудита, которые рассматривают не только определенные финансовые вопросы, но и более широкий спектр операционных вопросов или конкретные области систем вокруг финансовой организации более подробно. Внутренний аудит может, например, рассматривать заработную плату, кредиторскую задолженность, финансовый контроль или процессы.

Однако, как правило, не существует формальной структуры для юридического аудита, определенной каким-либо из аудиторских органов. Хотя внутренний аудит может время от времени рассматривать юридические вопросы, он, скорее всего, будет рассматривать только определенные процессы, такие как организация и процесс управления.

Необходимо рассмотреть правовые вопросы и риски, влияющие на организацию как в настоящее время, так и в будущем, а также то, как организация решает эти вопросы и решает эти риски — процессы, документация, отчетность и результаты.

Зачем проводить юридический аудит?

Юридический аудит — это мощный инструмент, который позволяет вам установить базовую линию для вашей правовой позиции и ответа.

Он дает вам четкое понимание вашей реальной правовой ситуации и формальную запись того, что известно вашей организации. Он может выявить риски, которые в противном случае не были бы четко поняты или которые были замаскированы другими элементами управления.

Это также может гарантировать, что ваша организация владеет активами, которыми, как она думает, она владеет – и действительно предоставить возможность использовать активы, которые были забыты. Самое главное, это может устранить элемент неожиданности относительно правового воздействия и правовых проблем, которые не были выявлены в ходе повседневной работы организации.

Это может стать реальным источником власти и влияния для внутренней юридической команды, которая может давать советы с позиции силы и может представить веские аргументы в пользу привлечения новых ресурсов на основе потребностей, выявленных в ходе аудита.

Что следует проверять?

Целью юридического аудита обычно является достижение полной проверки вашего правового положения. В отличие от финансового аудита, не существует определенного стандарта, по которому должен проводиться аудит. Поэтому вам следует определить аудит для вашей организации, проконсультировавшись с выбранными вами аудиторами.

В некоторой степени то, что будет проверяться, будет зависеть от характера, типа и масштаба ваших операций, но это также может включать глубокое погружение в определенную область, которая вызывает беспокойство. Это также должно использоваться для того, чтобы подчеркнуть, где юридические проблемы становятся реальными бизнес-рисками для организации – и, возможно, даже угрожают ее выживанию.

Области аудита могут включать:

Организационная структура

Учредительная документация организации и ее дочерних компаний; отражают ли они текущую передовую практику; являются ли отчетность, назначение директоров и секретарей (если таковые используются) актуальными; имеются ли какие-либо вызывающие беспокойство вопросы в публичном реестре.

Документация о праве собственности на организационное имущество и активы — в порядке?

Есть ли пробелы или риски? Есть ли в организации система для отслеживания дат истечения срока и продления, например, для договоров аренды?

Договорные соглашения

Они будут различаться для разных типов организаций — например, для подрядчика они будут более сложными и подробными, чем для организации, которая просто предоставляет услуги, — но должны включать документацию по купле-продаже, ключевые контракты, документацию и соглашения.

Судебные разбирательства и споры.

Как настоящие, так и возможные, а также (если таковые имеются) прошлые, влияют ли они каким-либо образом на текущие договоренности.

Интеллектуальная собственность

Товарные знаки, патенты и другие права интеллектуальной собственности и лицензии.

Официальные операционные

соглашения, совместные предприятия и акционерные соглашения для ассоциированных организаций.

Политика и процедуры в области человеческих ресурсов

, включая трудовые договоры, справочники и любые профсоюзные соглашения

Соглашения о передаче риска

, такие как соглашения об ограничении ответственности, страховании и передаче риска третьим лицам.

Эти области являются лишь отправной точкой. Чем сложнее или специализированнее организация, тем больше вероятность того, что есть и другие юридические области, которые выиграют от аудита, и вам следует учитывать не только опыт вашей собственной организации, но и проблемы и риски, которые могут существовать в других местах в вашем конкретном секторе, отрасли или юрисдикциях.

Равным образом, конечно, если это ваш первый юридический аудит, неизбежно потенциальный объем аудита намного больше, чем если бы вы проводили регулярную проверку.

Как можно провести юридический аудит?

Может возникнуть соблазн провести юридический аудит внутри компании — либо с помощью команды, ответственной за соответствующий вопрос, либо, возможно, с помощью какой-либо формы коллегиальной оценки, используя коллег из другой юридической команды. Это могут быть привлекательные варианты с точки зрения обеспечения того, что у вас есть особые специальные знания по вопросам.

Однако в то же время вы можете ввести новые риски: у вас и ваших команд может не хватить времени на проведение аудита должным образом, учитывая всю загруженность вашей собственной работой, и вы можете привнести собственную неосознанную предвзятость в решение проблем и использовать организационную призму вместо той, которая ориентирована на весь спектр внешних и отраслевых рисков.

По всем этим причинам может быть вполне целесообразно рассмотреть возможность привлечения внешнего ресурса для проведения аудита. Это может быть юридическая фирма — или комбинация юридических фирм — для решения ваших конкретных проблем. Это может быть, по крайней мере, теоретически, одна из крупных аудиторских фирм — в идеале независимая от ваших собственных внешних или внутренних аудиторских групп. Это может быть специализированный аудитор по соблюдению нормативных требований.

Аналогичным образом, вы можете захотеть отделить чисто юридические вопросы от организационных и поручить специализированному организационному консультанту в юридическом секторе изучить ваши структуры, системы и процессы, используя результаты аудита юридических вопросов.

Какой бы вариант или комбинацию вариантов вы ни выбрали, вы должны четко представлять себе объем и результаты аудита. Вам нужно будет:

определить области, подлежащие аудиту, и порядок его проведения;

согласовать график и процесс, а также обеспечить доступность документации и людей, с которыми аудиторам необходимо обсудить вопросы, для проведения аудита, возможно, используя некую форму портала для документации; и

проведите как минимум одно официальное установочное совещание, чтобы убедиться, что организация и аудиторы понимают, что необходимо, а также будет полезно назначить организационного спонсора — возможно, главного юрисконсульта или его заместителя — который будет осуществлять общий надзор за процессом.

Коллеги легко могут посчитать, что проверка такого рода не имеет должного приоритета, и вам, возможно, захочется обсудить с командой этот процесс, его преимущества и результаты.

Очень полезно заранее определить и согласовать временные рамки и формат результатов. Вы должны помнить, что аудиторский отчет вряд ли будет привилегированным, поэтому, если аудитор изучает области споров и судебных разбирательств, вам следует договориться о том, что может быть сообщено и как, таким образом, чтобы это не нанесло ущерба организации.

Вы также захотите убедиться, что организация получает максимальную выгоду от работы. Очевидно, что это не просто случай получения отчета, указывающего на проблемы, риски и области улучшения, но также области хорошей практики и, что особенно важно, план действий после аудита.

Интеграция юридического аудита с внутренним и внешним аудитом

Некоторые из областей, включенных в юридический аудит, могут пересекаться с областями внутренних и внешних аудиторов организации. Вы можете обнаружить, что наилучшим вариантом действий будет посоветовать этим аудиторам провести юридический аудит, обсудить любые совпадения и согласиться поделиться с ними результатами и планом действий юридического аудита.

Стоит ли оно того?

Многие юридические команды подходят к вопросу юридического аудита с некоторым беспокойством, не в последнюю очередь потому, что уровень юридической работы, с которой они имеют дело, может быть подавляющим. Многим командам трудно делать что-либо, кроме попыток справиться с текущей повседневной работой, не говоря уже о принятии новых обязанностей.

Преимущество юридического аудита, однако, в том, что он дает возможность кому-то другому беспристрастно, информированно взглянуть внутрь, что может быть чрезвычайно ценно. Он может позволить вам обсудить юридические риски, контроль и обеспечение ресурсами с организацией с позиции силы. Он может определить возможности для интеграции с организацией, для построения более крепких внутренних отношений и демонстрации ценности ваших внутренних специализаций.

Короче говоря, это должно оправдать скромные инвестиции и может быть использовано в качестве платформы для трансформации способа работы юридической команды, а также для повышения статуса и репутации команды в организации.