Модернизация без революции: как оптимизировать ведение журналов инструктажей в 2025 году

От первого лица: опыт и предложения специалиста по охране труда

В современном мире, стремительно движущемся по пути цифровизации, некоторые рабочие процессы остаются неоправданно архаичными. Один из них — ручное заполнение журналов инструктажей по охране труда и безопасности. Как специалист, ежедневно сталкивающийся с данной проблемой, хочу поделиться своим видением оптимизации этого процесса и попросить вашего мнения, уважаемые коллеги.

Почему назрела необходимость перемен?

В 2024 году наше подразделение направило в вышестоящую организацию запрос о возможности перехода с рукописного на машинописный способ заполнения журналов инструктажей. К сожалению, полученный ответ не соответствовал сути обращения: нам отказали в ведении журналов в электронном виде с использованием простой электронной подписи, хотя мы предлагали совершенно иное решение.

Текущая ситуация с рукописным заполнением журналов инструктажей создаёт целый ряд серьёзных проблем:

Критические трудозатраты: в подразделениях с численностью от 10 человек и более, ответственные сотрудники вынуждены многократно вручную дублировать одинаковые формулировки, что особенно тяжело при необходимости проведения нескольких инструктажей в день

Снижение эффективности работы: драгоценное рабочее время тратится на механическое переписывание вместо решения более важных задач по обеспечению безопасности труда

Проблемы с качеством документации: неразборчивый почерк, ошибки, неточности и сложности при последующих проверках

Негативные последствия для персонала: профессиональное выгорание от монотонной работы и даже риск развития профессиональных заболеваний (туннельный синдром, проблемы с позвоночником)

Предлагаемое решение: золотая середина между традициями и инновациями

Важно подчеркнуть: речь не идёт о полном переходе на электронный документооборот. Предлагается сбалансированный подход, сочетающий преимущества цифровых технологий с сохранением юридической значимости документов:

Оформление страниц журнала на компьютере в полном соответствии с установленными формами

Распечатка подготовленных страниц

Регистрация распечатанных листов в системе документооборота за подписью руководителя

Ознакомление каждого работника под личную рукописную подпись

Хранение листов в папке-скоросшивателе в течение установленного срока

По окончании срока ведения — сшивание, опечатывание и передача на архивное хранение согласно установленным законодательством срокам (45-70 лет)

Законно ли это?

Правовое обоснование

Предлагаемый подход полностью соответствует действующему законодательству РФ:

Трудовой кодекс РФ не содержит запрета на машинописное заполнение журналов инструктажей при сохранении оригинальных подписей

Приказы Минтруда России №772н от 29.10.2021 и №737н от 29.10.2021 определяют требования к содержанию журналов, но не регламентируют технологию их заполнения

Федеральный закон №24-ФЗ закрепляет равную юридическую силу документа независимо от формы его представления при сохранении всех реквизитов

Национальная программа "Цифровая экономика Российской Федерации" предусматривает цифровую трансформацию государственного управления и бизнес-процессов

Преимущества предлагаемого подхода

При внедрении машинописного заполнения с сохранением бумажных носителей и оригинальных подписей организация получит существенные выгоды:

Экономия ресурсов: сокращение времени на заполнение журналов на 70-80% без необходимости дополнительного финансирования

Повышение качества документации: идеальная читаемость, единообразие оформления, минимизация ошибок

Сохранение юридической значимости: полное соответствие требованиям законодательства с наличием оригинальных подписей

Повышение эффективности контроля: упрощение проверок, удобство проведения аудитов, минимизация рисков при инспекциях надзорных органов

Доказательства допустимости нового подхода

В российской практике уже существуют многочисленные примеры цифровой трансформации документов строгой отчётности:

С 2020 года введены электронные трудовые книжки

Приказом Ростехнадзора №461 допускается оформление нарядов-допусков в электронном виде

Табели учёта рабочего времени разрешено вести как ручным, так и машинным способами

Приказ Минтруда №223н не запрещает машинописное заполнение журналов регистрации несчастных случаев

Существуют и положительные судебные решения, подтверждающие легитимность машинописного заполнения учётной документации при сохранении оригинальных подписей.

Пошаговая стратегия внедрения

Внедрение нового подхода может быть реализовано в четыре последовательных этапа:

Подготовительный этап (2 недели): разработка шаблонов, утверждение регламента

Пилотное внедрение (1 месяц): апробация в нескольких подразделениях, сбор обратной связи

Масштабирование (2 месяца): издание приказа, обучение ответственных лиц, поэтапное внедрение

Оценка эффективности: мониторинг, сбор предложений по улучшению, подготовка аналитического отчёта

Вместо заключения

Предлагаемый подход к ведению журналов инструктажей представляет собой оптимальное сочетание цифровизации и соблюдения юридических требований. Он не требует финансовых затрат, существенно сокращает трудозатраты персонала, повышает качество документации и соответствует общегосударственному курсу на цифровую трансформацию.

В условиях масштабной цифровизации экономики сохранение архаичных методов работы с документацией не только снижает эффективность деятельности, но и противоречит стратегическим направлениям развития Российской Федерации.

А как Вы считаете, уважаемые коллеги? Приемлем ли такой способ ведения журналов инструктажей? Сталкивались ли Вы с подобными проблемами? Поделитесь своим опытом и мнением в комментариях — Ваша позиция крайне важна для дальнейшего продвижения этой инициативы.