Работа вне офиса. Опыт и советы «Билайна», Сбербанка и Google

На сайте мэра Москвы опубликовали лучшие, на взгляд города, рекомендации по поводу организации удаленной работы. «Билайн», Сбербанк и «Google Россия» поделились своим опытом, а также дали советы о том, что стоит делать работникам и работодателям, а что — нет.

Мне тоже показалась данная информация полезной, делюсь с вами.

«Билайн»

BeeFREE — проект удаленной работы, который «Билайн» начал внедрять в 2016 году. Сотрудники, участвующие в проекте, могут, заранее согласовав это с руководителем, несколько дней в неделю работать удаленно. Ниже несколько правил удаленной работы, которыми «Билайн» поделился на сайте beefree.team, и которые вы можете использовать во время пандемии.

До начала работы вне офиса нужно подписать необходимые документы.

На сайте сказано, что с каждым, кто планирует работать в BeeFREE, подписывают трудовой договор или дополнительное соглашение BeeFREE. Исходя из формулировок, которые компания рекомендует использовать в трудовом договоре, можно заключить, что речь идет о том, что с работниками заключают трудовой договор о дистанционной работе.

Формулировки для трудового договора по удаленной работе от "Билайн"

Еженедельно нужно планировать и согласовывать с руководителем график удаленной работы. В «Билайне» все начинается с инициативы сотрудника. Работники сами составляют свой график, это пробуждает в них инициативу и ответственность за то, что они делают. У руководителя есть право и обязанность согласовать план, он может внести коррективы и в список задач, и в сроки.

Работнику на удаленке необходимо заполнять ToDo-лист на день. ToDo-лист — это перечень задач, которые работник должен выполнить в день BeeFREE.

Нельзя пускать процесс на самотек, но и контролировать каждый шаг работника тоже нельзя. При удаленной работе от руководителей требуется большая осознанность. Нужно помогать работникам планировать день, чтобы они не работали слишком много, ведь в таком случае не избежать профессионального выгорания. Кроме того, нужно тщательнее, чем при работе в офисе, контролировать процессы.

В то же время не нужно впадать в крайность и контролировать каждую минуту жизни сотрудника. Важно доверие к команде. «Билайн» напрямую не контролирует нахождение сотрудника за рабочим удаленным местом. Работникам не звонят, чтобы просто проверить, где они сейчас. Элемент контроля есть, но он заключается в том, что сотрудники должны участвовать во встречах или онлайн-совещаниях, которые стоят в графике. Компания больше руководствуется ToDo-листом и выполнением тех задач, которые стоят перед сотрудником.

Работник должен быть на связи с командой. Помочь работникам быть включенными в рабочий процесс, контролировать задачи и делегировать процессы могут разные приложения. Это не только известные Skype, Zoom, Gooogle Meet, но и, например:

На заметку: в обычной жизни «Билайн» не рекомендует всю неделю трудиться удаленно. Один-два дня стоит работать из офиса, чтобы не потерять связь с командой, не выпасть из информационного поля и решить те вопросы, которые требуют очного присутствия. Также важно всегда информировать коллег о том, что сегодня работаешь удаленно, а не в офисе. Новичкам в первые три месяца работы на BeeFREE выходить не рекомендуют.

• Dropbox — позволяет нескольким коллегам одновременно редактировать документ, обмениваться файлами, оставлять отзывы, создавать задачи и получать уведомления об изменениях;

• Trello — дает возможность управлять проектами на основе карточной системы и проектных досок. Комментарии, вложения, сроки и другие сведения можно добавлять прямо в карточки;

• Evernote — позволяет сотрудникам просматривать, редактировать, загружать и обмениваться заметками и файлами с любого устройства, даже если у кого-то нет доступа в Интернет.

Что касается обеспечения работников компьютерами, то «Билайн» использует смешанный подход.

Часть сотрудников получают ноутбуки на работе, а часть пользуются своими. В последнем случае на ноутбук устанавливается удаленное рабочее место (VDI). Работник входит в него и использует корпоративное облачное решение с лицензионным программным обеспечением компании. За использование личного оборудования работникам выплачивается компенсация. Также всем, кто работает в BeeFREE, компания предоставляет дополнительный трафик Интернета.

«GOOGLE Россия»

На сайте Департамента труда и социальной защиты населения г. Москвы команда «Google Россия» рассказала, как сотрудникам продуктивно работать из дома.

Определите новое рабочее место и обустройте его. Наличие постоянного стола или кресла, куда вы ежедневно «приходите» работать, помогает мозгу связать это место с выполнением рабочих задач. Кроме того, ваша семья со временем привыкнет к тому, что за этим столом или в этом кресле вы работаете и вас не стоит отвлекать.

Настройте календарь и составьте распорядок дня. Соблюдайте баланс труда и отдыха. Поставьте оповещения, чтобы не забыть прерваться на 20-минутные кофе-брейки с коллегами по видеосвязи. Каждый вечер составляйте список дел на следующий день.

Организовывайте ежедневные встречи. Видеоконференции поддержат общую вовлеченность в работу. Если из-за разницы во времени кто-то не может присутствовать, записывайте встречи, только обязательно убедитесь перед этим, что все участники согласны на запись.

Выбирайте подходящую обстановку для видеовстреч. Заранее подумайте об обстановке. Например, о том, что находится позади вас. Лучше, чтобы это была обычная стена без окон. В ином случае из-за яркого естественного света собеседнику будет плохо видно ваше лицо. Если используете ноутбук, поставьте его на что-нибудь устойчивое.

Покажите коллегам частичку того, что вас окружает. Позвольте ребенку помахать в камеру или перекусите во время встречи, если вы целый день на звонках. Это сделает отношения с коллегами более доверительными. В то же время поступайте так, только если это позволяет корпоративная культура компании.

Постоянно обменивайтесь задачами и новой информацией. Отмечайте в чате или общем документе завершенные дела. Благодаря этому коллектив будет в курсе событий и задач, а также почувствует свою причастность к общему делу.

Помните про рабочий этикет. Прежде чем назначить встречу, убедитесь, что коллега не занят. Когда пишете кому-то в чате, спрашивайте, может ли собеседник разговаривать. Для удобства можно использовать календари. Так, в «Google Календарь» можно настроить рабочее время. Если коллега попытается назначить встречу на время, которое вы указали как нерабочее, он получит уведомление.

Устанавливайте границы. Прислушайтесь к своим биоритмам. Если вы продуктивнее утром — сделайте основную часть задач в первой половине дня. Если же для вас более приемлем вечерний режим работы, сообщите коллегам, что рано утром вас на связи не будет.

Ешьте. Убедитесь, что вы регулярно принимаете нормальную пищу. Это укрепляет иммунную систему и придает сил. Закладывайте время на готовку или заказ доставки.

Не забывайте про сон, гигиену и физические упражнения. Недостаток сна может ослабить иммунитет и снизить способность принимать правильные решения. Горячий душ, напротив, придает сил, помогает расслабить мышцы и, как и физические упражнения, способствует выработке эндорфинов.

Сбербанк

Чек-лист для сотрудника

«СБЕР Решения» разместили на своем сайте sber-solutions.ru чек-листы для работников, руководителей и HR-специалистов. В том числе Сбербанк рассказал, как документально оформлять дистанционную работу. Прежде всего издайте приказ о переводе сотрудников на дистанционную работу и ознакомьте с ним работников. Далее подпишите дополнительные соглашения к трудовым договорам. После того как сотрудники начнут трудиться из дома, не забывайте обеспечивать учет их рабочего времени. Например, вести таймшиты.

Чтобы не потерять эффективность и связь с командой во время дистанционной работы, работникам советуют постоянно поддерживать связь с коллегами в мессенджерах или по почте, а также совместно с командой в начале дня фиксировать задачи на день, а в конце дня подводить итоги. Руководителям же рекомендуют:

Обратите внимание: Сбербанк запустил бесплатную всероссийскую горячую линию по организации дистанционной работы. По телефону 8 800 700-94-82 эксперты «СБЕР Решения» в режиме 24/5 консультируют организации и граждан по вопросам перехода на дистанционный формат работы:

• информировать команду о начале и окончании рабочего дня;

• четко ставить задачи, контролировать их выполнение и давать сотрудникам развернутую и понятную обратную связь по выполненным задачам;

• проводить ежедневный и еженедельный мониторинг задач.

Отдельное внимание Сбербанк уделяет тому, как должно выглядеть домашнее рабочее место. Специалисты советуют обустроить такое место как офисное пространство, регулярно его проветривать и убирать. Кроме того, не стоит трудиться в халате. Выбирайте для работы одежду, которая создает рабочий настрой.

КАК В X5RETAILGROUP ПЕРЕХОДИЛИ НА УДАЛЕНКУ В СВЯЗИ С КОРОНАВИРУСОМ

Ведущая российская мультиформатная продуктовая розничная компания, которая управляет магазинами «Пятерочка», «Перекресток» и «Карусель», в своем блоге поделилась тем, как она переводила работников на удаленку в условиях пандемии.

В X5RetailGroup еще в 2019 году проводили пилотный проект по переводу сотрудников на удаленный формат работы. Компания планировала постепенно расширять проект, но события, связанные с коронавирусом, ускорили реализацию заготовленных шагов в разы.

В первую очередь определили сотрудников, которые могут перейти на удаленную работу, а также тех, от чьего присутствия в офисах зависит непрерывная работа бизнеса. Это помогло понять, сколько нужно лицензий, ноутбуков, кто из работников в какие сроки должен перейти на удаленный формат. В итоге по состоянию на 6 апреля 94 процента персонала московских офисов работают на удаленке, что почти в 19 раз больше, чем за две недели до этого. Идет перевод на удаленный формат работы региональных офисов.

Для организации удаленной работы в таком объеме в X5 в том числе разработали новые схемы удаленного доступа, выпустили около 16 000 лицензий VPN, адаптировали правила информационной безопасности, докупили оборудование. Также компания обновила инструкции по подключению удаленного рабочего места к необходимым служебным сервисам. Вместо набора разных инструкций сделали одну, понятную большинству пользователей и применимую ко всем устройствам.

В связи с массовым переходом на удаленку значительно выросла нагрузка на сотрудников службы информационной безопасности, изменилась роль IT в компании. Из сервисного подразделения с админами, к которым приходят с каким-то заданием, IT стало инициатором многих процессов. Как указывает Х 5, в текущих условиях IT-специалисты должны быть проактивными и первыми спрашивать у коллег из бизнеса, все ли у них наладилось, и, если есть проблемы, предлагать помощь.

Работникам, которые перешли на удаленку, компания помогает адаптироваться в новых реалиях. На специальном форуме сотрудники могут делиться лайфхаками, обсуждать сложности и технические апдейты, связываться с IT-специалистами и задавать любые вопросы про работу не в офисе. Кроме того, в IT-поддержку можно обратиться по специальной горячей линии по телефону и в WhatsApp.

Заботятся в Х 5 и об отдыхе работников. На корпоративном портале доступна информация о бесплатных курсах и лекциях, образовательных онлайн-трансляциях и участии в виртуальных экскурсиях по музеям. В Instagram**** организовали флешмоб со специальным хештегом, в котором работники показывают свои новые рабочие места. Кроме того, в Instagram****-канале Х 5 запустили совместные утренние зарядки, которые проводят профессиональные тренеры. А чтобы коллеги не скучали друг без друга, компания ввела практику совместных кофе-брейков, которые проходят в регулярном режиме по Skype.

Рассказывайте и вы про удаленную работу в своих компаниях.