Как и куда нужно отчитываться за своих работников

За работников нужно регулярно отчитываться. Начнём с налоговой, туда нужно сдавать 4 отчёта. Первый отчёт — среднесписочная численность работников. Сдаём раз в год — до 20 января года, следующего за отчётным, если не сдали вовремя — штраф 200 рублей. Отчёт покажет, сколько человек у вас работало за год в среднем. Может получиться, что работали полтора человека, в этом случае округляем по общим правилам математики, ставим «2».

Если у вас меньше 100 работников, сдаете бумажный отчёт, если больше — электронный.

Виды отчетов за работников

Второй отчёт — 2-НДФЛ. Сдаём на каждого работника раз в год, до 1 апреля года, следующего за отчётным. Не сдали вовремя — штраф 200 рублей за каждого работника. Если сдали с неверными сведениями — штраф 500 рублей за каждый отчёт. В отчёте должны быть сумма доходов работника за год и удержанный с него налог НДФЛ.

Третий отчёт — 6-НДФЛ. Это как 2-НДФЛ, только не по каждому работнику отдельно, а по всем. Сдаём ежеквартально, до последнего числа месяца, следующего за отчётным кварталом. Не сдали вовремя — штраф 1000 рублей за каждый полный и неполный месяц просрочки. Если опоздали более чем на 10 дней — могут заблокировать банковский счёт.

Четвёртый отчёт — расчёт страховых взносов. Сдаём ежеквартально, до 30-го числа месяца, следующего за отчётным кварталом. Не сдали вовремя — штраф 5% от суммы неуплаченных взносов за каждый полный и неполный месяц просрочки, но не более 30% и не менее 1000 рублей. В расчёте должна быть сумма взносов, начисленная исходя из расчёта доходов, полученных вашими работниками. Если у вас менее 25 работников — можете сдавать бумажный отчёт, если более 25 — только электронный.

В ПФР нужно сдавать 2 отчёта, СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ. Отчёт СЗВ-М — это сведения о застрахованных лицах. Сдаём каждый месяц, до 15-го числа месяца, следующего за отчётным.

Он нужен, чтобы Пенсионный фонд находил работающих пенсионеров, которым не положена индексация пенсии.

Отчёт СЗВ-СТАЖ — это данные о стаже сотрудников. Сдаём раз в год, до 1 марта года, следующего за отчётным. Из этого отчёта чиновники получают информацию о стаже и периодах работы сотрудников. А также о начисленных и удержанных страховых взносах за эти периоды. Оба отчёта лучше сдавать вовремя и без ошибок. Иначе штраф 500 рублей за каждое застрахованное лицо. Если у вас менее 25 работников — можете сдавать бумажный отчёт, если больше 25 — только электронный. За нарушение этого правила — штраф 1000 рублей.

В фонд социального страхования нужно сдавать только один отчет — 4-ФСС. Сдаём ежеквартально. Бумажные отчёты сдаём до 20-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом. Электронные — до 25-го. Если не сдали отчёт вовремя — штраф 5% от суммы начисленных выплат за 3 предыдущих месяца, но не более 30% и не менее 1000 рублей. Если у вас более 25 работников, сдавайте только электронный отчёт.

Сдадите бумажный — будет штраф, 200 рублей. В отчёте должны быть указаны взносы по сотрудникам на травматизм и профзаболевания. Отчёт нужно сдавать, даже если нет наёмных работников. Просто сдаём нулевой.

В феврале 2020 года всем работодателям впервые предстоит сдать в ПФР новую форму СЗВ-ТД, содержащую сведения о трудовой деятельности сотрудников. Появление нового отчета связано с переходом на электронные трудовые книжки.

Зарегистрируйтесь в ФСС в течение 30 дней после принятия первого работника, вовремя отчитывайтесь в налоговой, сдавайте отчёты в ПФР и cдавайте отчеты в ФСС. Делайте это регулярно, и вы не получите штрафов за несдачу отчётности по работникам.