Служебная записка - бюрократизм или способ коммуникации? Зачем нужна и как составить

Служебная записка - очень удобный вариант коммуникации сотрудников с руководителями, хоть и может казаться лишней бумажной волокитой как для одних, так и для других. Но есть некоторые нюансы, которые нужно принять во внимание.

Какой статус служебной записки?

Многие считают, что служебная записка является официальным документом и лицо, которому такая записка направлена обязано на неё ответить. Хотя это не так. Ни в Трудовом кодексе РФ, ни в любом другом нормативно-правовом акте такой термин не закреплён. Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) также не содержит в своих нормах никаких упоминаний об этом документе.

Единственный акт, где вы можете встретить упоминание о служебных записках и даже увидеть требования к форме их составления - локальный. В локальных актах предприятий вполне могут быть прописаны такие требования, а могут и не быть. Точно также как и обязанность руководителя дать ответ работнику на служебную записку, нигде не закреплена. Потому и руководитель может такую записку вполне законно проигнорировать. Вообще, служебная записка должна двигаться по маршруту должностное лицо --> должностное лицо, либо перемещаться от одного структурного подразделения к другому. А вот докладная записка уже имеет официальный статус и присвоенный номер ОКУД и как раз направляется на имя руководителя от работников.

Как составить служебную записку?

Прежде чем составить служебную записку, загляните в локальный нормативный акт вашего предприятия, возможно там прописан пункт о том, как она должна быть оформлена. Ведь если этот пункт в локальном акте имеется и вы проигнорируете требования к оформлению, записку могут не принять к сведению. Если же такого пункта нет, её можно оформить в свободном варианте или взять за основу форму докладной записки.

Поскольку служебная записка - неофициальный документ, она может быть направлена и "по-современному", посредством мессенджеров: достаточно лишь составить её письменно, сфотографировать и отправить файл в чат предприятия.

Оформить служебную записку можно так:

• оформить "шапку": наименование адресата (должностного лица, сотрудника, структурного подразделения, отдела). ФИО составителя - ваши данные и должностное положение.
• Название вашего документа (служебная записка/записка).
• Описательная часть: раскройте цель написания записки.
• Подпись и дата.

Варианты оформления зависят от правил, которые сложились на вашем предприятии при оформлении документов подобного типа.

Для чего нужна служебная записка?

Для чего нужна служебная записка? Какую информацию она передаёт? С помощью служебной записки можно:

• сформировать запрос по получению недостающих данных или на закупку недостающих материалов, оборудования.
• произвести информирование об улучшении качества рабочего процесса или о проблемах - как возможных так и уже возникших. К примеру, нужно сообщить о рисках убытков или о необходимости проведения ремонта помещений или технических мощностей.
• обосновать расходы и списания, попросить стимулирующее поощрение сотрудников, премии.
• внести предложения по решению организационных и иных вопросов.

Бытует мнение, что служебные записки - довольно закоренелый пережиток советского прошлого. К сожалению, не всегда можно обойтись без составления этой "бумажки" и решить вопрос в живую с коллегами и руководством, и порой сотни таких записок не получают никакого отклика в среде предприятия.

источник

фото: Яндекс