Хранение первички: депутаты рассмотрят проект о переводе бумажных документов в электронные

Проект устанавливает порядок конвертации электронных и перевода бумажных документов в электронные, а также правила долгосрочного хранения последних. В обзоре рассмотрим основные изменения в Законах об информации и о бухучете, которые касаются документов бухгалтерского учета.

Что такое электронные и материальные дубликаты документов, конвертация

В Законе об информации планируют указать, что под электронным дубликатом понимают копию бумажного документа, представленную в электронной форме.

Материальный дубликат электронного документа создают в виде документа на материальном носителе, для воспроизведения которого не нужны техсредства.

Конвертация электронного документа — это изменение формата исходного документа с сохранением его структуры и содержания.

Создание и хранение электронных и материальных дубликатов документов бухгалтерского учета

Право создавать электронные и материальные дубликаты, хранить электронные документы, хотят дать обладателю или обладателям исходного документа (в зависимости от того, как он подписан: единолично или совместно). Создание дубликатов должно обеспечивать их равнозначность исходным документам и неизменность их юридической значимости в процессе хранения.

Документы предлагают признавать равнозначными, если дубликат создали указанные лица и одновременно выполняются условия:

содержание и форму исходного документа сохранили в неизменном виде;

дубликат документа подписан усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) или собственноручной подписью того или тех, кто его создал;

электронный дубликат или УКЭП позволяют определить дату и время его создания либо дубликат содержит метку доверенного времени;

выполнили требования к процедуре создания электронных и материальных дубликатов документов.

Конвертация первички, регистров бухучета, бухгалтерской и финансовой отчетности

Планируется, что конвертировать документы бухучета будут вправе тот или те, кто подписал исходный электронный документ (в зависимости от того, как он подписан: единолично или совместно). Конвертация должна обеспечить равнозначность конвертированных документов исходным. Документы предлагают признавать равнозначными, если их конвертировали указанные лица, и одновременно выполняются условия:

содержание и структуру исходного документа сохранили в неизменном виде;

конвертированный документ подписали УКЭП лицо или лица, которые его создали;

конвертированный документ или УКЭП позволяют определить дату, время конвертации, этот документ содержит метку доверенного времени и позволяет определить формат исходного электронного документа;

УКЭП проверили и ее принадлежность подтвердили по Закону об электронной подписи;

выполнили требования к процедуре конвертации электронных документов.

Сохранение юридической значимости электронных документов

Юридическую значимость электронного документа, завершенного делопроизводством, планируют признавать неизменной в течение срока хранения, если обеспечили:

его неизменность, целостность, пригодность для использования, возможность передачи третьим лицам;

автоматическую регистрацию действий с ним в течение срока хранения и сохранность информации о регистрации в течение срока хранения и трех лет после его окончания;

его подписание УКЭП уполномоченного лица либо повторное подписание в случае, если истек срок действия сертификата ключа электронной подписи;

подтверждение действительности УКЭП, которой первоначально подписан документ;

возможность предоставить документ, подписанный УКЭП уполномоченного лица, третьим лицам в случаях, предусмотренных законом или договором;

соблюдение требований к порядку хранения электронных документов.

Сроки хранения документов

В проекте предлагают установить срок хранения:

для электронного дубликата. Он должен быть равен сроку хранения исходного документа на материальном носителе, не истекшему на дату создания дубликата;

для конвертированного электронного документа. Он должен быть равен сроку хранения исходного электронного документа, не истекшему на дату конвертации;

Сроки хранения документов, по которым провели конвертацию или создали электронный или материальный дубликат, хотят сократить. Такие сроки составят:

для первичных документов и регистров бухучета — 1 год с окончания года, в котором этот документ использовали последний раз для составления бухотчетности;

для бухотчетности — 1 год с окончания отчетного периода, за который ее составили.

Внесение исправлений в электронный или материальный дубликат, конвертированный документ или регистр

Планируют установить обязанность исправлять электронный или материальный дубликат, конвертированный документ, если исправили исходную первичку.

Такое же правило хотят ввести и для регистров бухучета.

Когда могут заработать поправки

Если закон примут, он вступит в силу через 180 дней после опубликования.

Документ:

Проект Федерального закона N 1173189-7Подробнее ➤

РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ

ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН

О ВНЕСЕНИИ ИЗМЕНЕНИЙ В ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН "ОБ ИНФОРМАЦИИ,

ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЯХ И О ЗАЩИТЕ ИНФОРМАЦИИ"

И ОТДЕЛЬНЫЕ ЗАКОНОДАТЕЛЬНЫЕ АКТЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Статья 1

Федеральный закон от 27 июля 2006 года N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 31, ст. 3448; 2010, N 31, ст. 4196; 2011, N 15, ст. 2038; N 30, ст. 4600; 2012, N 31, ст. 4328; 2013, N 14, ст. 1658; N 23, ст. 2870; N 27, ст. 3479; N 52, ст. 6961, 6963; 2014, N 19, ст. 2302; N 30, ст. 4223, 4243; N 48, ст. 6645; 2015, N 1, ст. 84; N 27, ст. 3979; N 29, ст. 4389, 4390; 2016, N 26, ст. 3877; N 28, ст. 4558; N 52, ст. 7491; 2017, N 18, ст. 2664; N 24, ст. 3478; N 25, ст. 3596; N 27, ст. 3953; N 31, ст. 4790, 4825, 4827; N 48, ст. 7051; 2018, N 1, ст. 66; N 18, ст. 2572; N 27, ст. 3956; N 30, ст. 4546; N 49, ст. 7523; N 52, ст. 8101; 2019, N 12, ст. 1220, 1221; N 18, ст. 2214; N 49, ст. 6985, 6986; 2020, N 14, ст. 2035) дополнить статьями 11.2 - 11.8 следующего содержания:

"Статья 11.2. Конвертация электронных документов

1. Конвертацией электронного документа является преобразование исходного электронного документа посредством изменения его формата с сохранением структуры и содержания. Не допускается проведение конвертации в отношении электронных документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну.

2. Конвертированный электронный документ является равнозначным исходному электронному документу, подписанному электронной подписью, при одновременном выполнении следующих условий:

1) конвертация проведена лицом, подписавшим исходный электронный документ, правопреемником такого лица или лицом, от имени которого на основании закона, доверенности или акта уполномоченного органа подписан указанный документ (далее также - обладатель документа) (в отношении электронного документа, подписанного им единолично), либо обладателями исходного документа совместно (в отношении электронного документа, подписанного ими совместно) или лицами, указанными в пунктах 2 и 3 части 1 статьи 11.6 настоящего Федерального закона. В случае, если лицом, подписавшим исходный электронный документ, является руководитель юридического лица, его полномочия по проведению конвертации такого документа с созданием электронного документа, равнозначного исходному электронному документу, могут быть переданы уполномоченным сотрудникам юридического лица;

2) в конвертированном электронном документе сохранены в неизменном виде содержание и структура исходного электронного документа;

3) конвертированный электронный документ подписан усиленной квалифицированной электронной подписью лица (лиц), проводящего (проводящих) конвертацию;

4) конвертированный электронный документ или усиленная квалифицированная электронная подпись, которой он подписан, позволяет определить дату, время проведения конвертации исходного электронного документа; конвертированный электронный документ содержит метку доверенного времени и позволяет определить формат исходного электронного документа;

5) усиленная квалифицированная электронная подпись лица (лиц), подписавшего (подписавших) исходный электронный документ, проверена и ее принадлежность подтверждена в соответствии с Федеральным законом от 6 апреля 2011 года N 63-ФЗ "Об электронной подписи";

6) соблюдены требования к процедуре конвертации электронных документов.

3. Требования к процедуре конвертации электронных документов, предусмотренные пунктом 6 части 2 настоящей статьи, устанавливаются Правительством Российской Федерации. В отношении организаций, регулирование деятельности которых, контроль и надзор за деятельностью которых в соответствии с законодательством Российской Федерации осуществляет Центральный банк Российской Федерации, указанные требования устанавливаются по согласованию с Центральным банком Российской Федерации.

4. Если иное не предусмотрено федеральными законами, обладатели электронных документов самостоятельно определяют порядок их конвертации.

Статья 11.3. Создание электронных и материальных дубликатов документов

1. Электронный дубликат документа создается в форме электронного документа в отношении исходного документа на материальном носителе, не требующем применения технических средств для воспроизведения такого документа. Материальный дубликат документа создается в форме документа на материальном носителе, не требующем применения технических средств для воспроизведения такого документа, в отношении исходного электронного документа.

2. Под электронным дубликатом документа для целей настоящего Федерального закона понимается представленная в форме электронного документа копия документа на бумажном носителе.

3. Дубликат документа является равнозначным исходному документу при одновременном выполнении следующих условий:

1) дубликат документа создан обладателем исходного документа (в отношении документа, подписанного им единолично) либо обладателями исходного документа совместно (в отношении документа, подписанного ими совместно) или лицами, указанными в пунктах 2 и 3 части 1 статьи 11.6 настоящего Федерального закона. В случае, если лицом, единолично подписавшим исходный документ, является руководитель юридического лица, его полномочия по созданию дубликата документа, равнозначного исходному документу, могут быть переданы уполномоченным сотрудникам юридического лица;

2) в дубликате документа в неизменном виде сохранены содержание и форма (визуальное представление) исходного документа, за исключением случаев, когда федеральными законами допускается создание электронного и (или) материального дубликатов, воспроизводящих только содержание исходного документа;

3) дубликат документа подписан усиленной квалифицированной электронной или собственноручной подписью лица (лиц), создающего (создающих) дубликат документа;

4) электронный дубликат документа или усиленная квалифицированная электронная подпись, которой он подписан, позволяет определить дату и время создания дубликата документа; электронный дубликат документа содержит метку доверенного времени;

5) соблюдены требования к процедуре создания электронных и материальных дубликатов документов.

4. Не допускается создание равнозначных электронных и материальных дубликатов в отношении:

1) документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну;

2) документов Архивного фонда Российской Федерации;

3) документов, удостоверяющих личность;

4) иных документов, если запрет на создание их электронных и материальных дубликатов предусмотрен федеральными законами.

5. Порядок удостоверения нотариусами равнозначности электронного документа документу на бумажном носителе, а равно документа на бумажном носителе электронному документу определяется законодательством о нотариате.

6. В случае выявления несоответствия между исходным документом и его равнозначным дубликатом приоритет имеет исходный документ.

7. Требования к процедуре создания электронных и материальных дубликатов документов, предусмотренные пунктом 5 части 3 настоящей статьи, устанавливаются Правительством Российской Федерации. В отношении организаций, регулирование деятельности которых, контроль и надзор за деятельностью которых в соответствии с законодательством Российской Федерации осуществляет Центральный банк Российской Федерации, указанные требования устанавливаются по согласованию с Центральным банком Российской Федерации.

8. Если иное не предусмотрено федеральными законами, обладатели документов самостоятельно определяют порядок создания их дубликатов.

Статья 11.4. Хранение электронных документов

1. Если иное не предусмотрено федеральными законами, обладатели электронных документов, а также лица, указанные в электронном документе как его получатели, вправе самостоятельно осуществлять хранение законченных делопроизводством электронных документов либо на основании договора передать соответствующие электронные документы на хранение лицу, получившему лицензию, необходимую для осуществления такой деятельности в соответствии с настоящим Федеральным законом.

2. Юридическая значимость законченного делопроизводством электронного документа, подписанного электронной подписью, признается неизменной в течение срока хранения, в том числе для целей хранения электронного документа в соответствии со статьей 11.5 настоящего Федерального закона, если в течение срока его хранения обладателем документа, лицом, осуществляющим хранение электронного документа на основании лицензии, а также иными лицами обеспечиваются:

1) неизменность и целостность электронного документа, его пригодность для использования, в том числе возможность его предоставления третьим лицам;

2) автоматическая регистрация действий, осуществляемых с электронным документом в течение срока его хранения, установленного нормативным правовым актом, и сохранность соответствующей информации в течение указанного срока и трех лет после его истечения;

3) подписание электронного документа усиленной квалифицированной электронной подписью лица, уполномоченного обладателем документа, лица, осуществляющего хранение электронного документа на основании лицензии, или иного лица, осуществляющего хранение электронного документа, а также повторное подписание электронного документа усиленной квалифицированной электронной подписью одного из указанных лиц в случае истечения срока действия сертификата ключа проверки электронной подписи;

4) подтверждение действительности усиленной квалифицированной электронной подписи, которой первоначально подписан переданный на хранение электронный документ, осуществляемое в порядке, установленном Правительством Российской Федерации;

5) возможность предоставления третьим лицам в случаях, предусмотренных законом или договором, хранящегося электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью уполномоченного лица, а также информации, предусмотренной пунктом 2 настоящей части;

полный текст можно скачать пройдя по ссылке https://client.consultant.ru/site/list/?id=1011909843