Из-за нового указа Мэра московские компании обязаны приостановить свою деятельность с 28 октября по 7 ноября. Кроме того, с 25 октября нужно перевести 30 процентов сотрудников на удаленную работу или отправить на больничный.
Перевести на удаленку тех, кто не вакцинировался и не болел — с 25 октября
Московским компаниям придется отправить на удаленную работу минимум 30 процентов сотрудников и физлиц, с которыми компания работает по гражданскому договору, на период с 25 октября 2021 года по 25 февраля 2022-го. Кроме того, работать удаленно придется всем сотрудникам старше 60 лет и тем, у кого есть хронические заболевания. Тем, кого нельзя перевести на удаленку из-за специфики работы, нужно будет оформить больничный в связи с карантином. Если компания не отправит необходимое количество сотрудников на удаленку, ее могут оштрафовать на сумму до 1 млн руб.
Новые ограничительные меры в Москве не распространяются на три категории сотрудников.
1. Сотрудники, которые сделали второй компонент прививки от коронавируса или привились однокомпонентной вакциной.
2. Сотрудники, которые переболели COVID-19 в последние шесть месяцев, если данные об этом есть в единых системах ЕМИАС или в ЕГИСЗ. Шестимесячный срок нужно считать с даты, когда сотрудника выписали.
3. Сотрудники, чье присутствие на рабочем месте критически важно для того, чтобы компания функционировала. Речь идет о сотрудниках, чье отсутствие создает угрозу жизни, здоровью граждан или ущерба имуществу. Например, это могут быть сотрудники, без которых произойдет сбой в работе опасного производства.
Кроме того, правило об удаленной работе не распространяется на компании, которые Президент определил в указе от 11.05.2020 № 316. Например, на непрерывно действующие компании, магазины, которые обеспечивают население продуктами питания и товарами первой необходимости, медучреждения и аптеки.
Подсчёт, сколько сотрудников компания обязана перевести на удаленную работу
Чтобы рассчитать 30 процентов сотрудников, которые должны быть на удаленке, сначала советуем определить, сколько в компании вакцинированных сотрудников и тех, кто переболел коронавирусом за последние полгода. Для этого скажите кадровику направить сотрудникам уведомления с просьбой предоставить информацию и документы: сертификат о вакцинации и сведения из медкарты, в том числе из единых систем ЕМИАС или ЕГИСЗ.
Посчитать, сколько сотрудников отправлять на удаленку, можно по следующей формуле.
СУ = (ВС — СВ — СК) × 30%, где
СУ — количество сотрудников, которых компания обязана отправить на удаленную работу,
ВС — общее количество сотрудников и исполнителей по гражданским договорам, которые работают на территории Москвы,
СВ — сотрудники и исполнители, которые прошли полный курс вакцинации от коронавируса,
СК — сотрудники и исполнители, которые переболели коронавирусом за последние шесть месяцев.
Сотрудников старше 60 лет и хронически больных можно включить в 30 процентов сотрудников для перевода на удаленный режим. Также в эту норму можно включить тех, кто находится в командировках или в отпуске.
Отчитаться о сотрудниках
О том, сколько сотрудников перевели на удаленку, нужно отчитаться властям Москвы по старой форме. Направлять отчет московские компании обязаны с помощью личного кабинета юрлица на mos.ru еженедельно с 25 октября. Если после первого отчета информация о том, сколько сотрудников находятся на удаленке, или другие сведения о сотрудниках не изменятся, отчитываться каждую неделю не нужно. Обновлять информацию нужно будет в день, когда произошли изменения.
Чтобы заполнить отчет, советуем собрать с сотрудников согласия на передачу их персональных данных: номера мобильного телефона, регистрационного номера автомобиля, номера транспортных и социальных карт. Следовать разъяснениям чиновников из мэрии Москвы, которые не относят эти сведения к персональным данным, не рекомендуем. Их мнение противоречит определению, которое дает законодательство о персональных данных. Закон относит к таким данным любую информацию, которая позволяет идентифицировать физлицо.
Если сотрудник откажется сообщать данные компании, заставить его это сделать не получится. Передавать информацию, которая нужна компании для отчета, сотрудники не обязаны. В такой ситуации стоит попросить тех, кто отказался, написать письменный отказ, и направить чиновникам только те сведения, которые и так известны компании, например, номер мобильного телефона. Если же сотрудник пожалуется в Роскомнадзор, рекомендуем сослаться на то, что компания передала данные, чтобы исполнить обязанность. В этом случае запрашивать согласие сотрудника на передачу персональных данных не нужно.
Организовать вакцинацию сотрудников
Московским компаниям, которые работают в сфере услуг, придется организовать вакцинацию 80 процентов сотрудников. Первый компонент вакцины сотрудники должны получить до 1 декабря 2021 года, второй — до 1 января 2022. Вакцинировать нужно не только сотрудников, но также тех, кто работает по гражданскому договору.
В Московской области действуют такие же ограничения, но другой срок для вакцинации: первый компонент до 10 ноября, второй — до 10 декабря. Кроме того, подмосковные компании обязаны отчитаться о том, сколько сотрудников вакцинировали, через личный кабинет на региональном портале госуслуг. Отчет необходимо направить с 13 октября по 10 ноября включительно. Для подсчета тех, кого нужно вакцинировать, советуем использовать не среднесписочную численность, а фактическое количество сотрудников, в том числе совместителей и исполнителей, которые работают на территории компании. Не нужно включать в общую численность только тех, кто работает в обособленных подразделениях в других регионах. Сотрудников, у которых есть противопоказания к прививке, из общей численности исключать не стоит. Советуем учитывать их при расчете 20 процентов сотрудников, которых направлять на вакцинацию не нужно. Остальные пройти вакцинацию обязаны. Если откажутся, компания вправе отстранить их от работы и период отстранения сотрудникам не оплачивать. Суды признают такое отстранение законным.
Отправить всех сотрудников по домам — с 28 октября
Приостановить деятельность и отправить сотрудников по домам с 28 октября по 7 ноября придется компаниям, которые ведут деятельность на территории Москвы. Исключение сделали только для сотрудников компаний, которые обеспечивают функционирование городской инфраструктуры, предприятий непрерывного цикла и компаний, которые Президент определил в указе от 11.05.2020 № 316. Например, продолжат работать медучреждения, аптеки, продуктовые магазины. Кроме того, разрешат работать интернет-магазинам, кафе и ресторанам, которые готовят на вынос, доставляют заказы, театрам и музеям.
Если ваша компания в список исключений не входит, советуем издать приказ о нерабочих днях. В нем пусть кадровик укажет, что период с 28 октября по 7 ноября будет нерабочим с сохранением зарплаты на основании Указов Президента и мэра Москвы, но не для всех сотрудников. Некоторым из них ваша компания может приказать явиться в офис или оформить удаленку. Списки таких сотрудников скажите, чтобы кадровик включил в приказ о нерабочих днях.
Вызвать на работу можно будет охранников, тех, кто обеспечивает содержание зданий, сооружений, и тех, кто поддерживает технологические процессы, которые нельзя приостанавливать. Кроме того, можете вызвать в офис бухгалтеров, если дни, в которые компания начисляет и выплачивает зарплаты сотрудникам, выпадает на период с 28 октября по 7 ноября. Оформить удаленную работу можно сотрудникам, которые способны выполнять свои обязанности удаленно и кого ваша компания не отправила на удаленку с 25 октября. После того как директор подпишет приказ, отдел кадров должен ознакомить с ним всех сотрудников компании под подпись.
