Как правильно проверить контрагента, чтобы исключить претензии налоговых органов

13 декабря 2011 года Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики Министерства Финансов РФ выпустил разъяснение в виде письма за № 03-02-07/1-430 о рекомендуемых мерах предосторожности, которые необходимо предпринять для исключения претензий налоговых органов о работе с фирмой "однодневкой".

Мы внимательно изучили данное письмо, и, совместив его с имеющимися нормативными документами и судебной практикой, подготовили следующие рекомендации.

В целях исключения претензий ИФНС по факту неуплаты НДС фирмами-партнерами рекомендуем Вам внимательно подходить к процедуре заключения договоров с контрагентами. Рекомендуемые шаги следующие:

1. От контрагента затребовать карточку организации в электронном виде, с указанием полного и сокращенного наименования, местонахождения контрагента, ОГРН, ИНН/КПП, банковских реквизитов.

2. Получить от контрагента обычные копии учредительных документов, в том числе устав, прокол (решение) о назначении генерального директора, свидетельства ИНН, ОГРН.

3. Получить выписку из ЕГРЮЛ (не старше 1 месяца). Выписка может быть получена в том числе в электронной форме.

Сравнить сведения, полученные по первым трем пунктам, и при наличии расхождения в информации выяснить причину. Сравнить коды ОКВЭД контрагента с видом деятельности, по которому заключается договор. При отсутствии в выписке контрагента кода ОКВЭД, по которому заключается договор, выяснить причину.

4. Проверить контрагента на сайте налоговой инспекции на предмет отсутствия реорганизации, ликвидации или иных действий, на предмет будущей правоспособности юрлица, по руководителям, по адресам массовой регистрации. По факту проверки подготовить письменный отчет.

Все полученные документы собрать в архив по контрагенту. Данный архив может потребоваться в том числе и по истечении 3 лет работы с контрагентом, поэтому мы не рекомендуем установить срок хранения не менее 5 лет с даты окончания сотрудничества с контрагентом.

Министерство финансов указывает на следующие признаки «фирм-однодневок»:

-отсутствие личных контактов руководства (уполномоченных должностных лиц) компании-поставщика и руководства (уполномоченных должностных лиц) компании-покупателя при обсуждении условий поставок, а также при подписании договоров;

-отсутствие документального подтверждения полномочий руководителя компании-контрагента, копий документа, удостоверяющего его личность;

-отсутствие документального подтверждения полномочий представителя контрагента, копий документа, удостоверяющего его личность;

-отсутствие информации о способе получения сведений о контрагенте (нет рекламы в СМИ, нет рекомендаций партнеров или других лиц, нет сайта контрагента и т.п.). При этом негативность данного признака усугубляется наличием доступной информации (например, в СМИ, наружная реклама, Интернет-сайты и т.д.) о других участниках рынка (в том числе производителях) идентичных (аналогичных) товаров (работ, услуг), в том числе предлагающих свои товары (работы, услуги) по более низким ценам;

-отсутствие физического адреса компании, отсутствие штата, предоставление недостоверной бухгалтерской и налоговой отчетности или не предоставление отчетности в принципе.

Наличие подобных признаков свидетельствует о высокой степени риска квалификации подобного контрагента налоговыми органами как проблемного (или "фирмы - однодневки"), а сделки, совершенные с таким контрагентом, могут быть признаны недействительными с доначислением налогов, пени и штрафов.

Для исключения подобного в архив по контрагенту мы рекомендуем включить также следующие документы: копии документов, удостоверяющих личность руководителя, распечатки с сайта контрагента (главная страница) или иные распечатки, свидетельствующие о существовании контрагента. При наличии малейшего сомнения по работе с контрагентами также целесообразно запросить бухгалтерский баланс компании за последнюю отчетную дату.

При проведении проверки налоговые инспектора интересуются следующим:

-каким образом были выбраны вышеуказанные организации (Интернет, личные связи, объявления в СМИ и др.);

-что послужило критерием выбора данных организаций (рекомендации, перечень выполненных работ по данной тематике ранее, технические возможности, отсутствие иных организаций, имеющих опыт выполнения работ по данному направлению и др.);

-каким образом происходило заключение договоров (где заключались договоры, кто присутствовал при заключении договоров, какие документы были представлены в подтверждение своих полномочий со стороны данного контрагента (паспорт, доверенность);

-как осуществлялось взаимоотношение с данной организацией в процессе исполнения договоров (личное общение, общение по телефону, переписка – указать конкретные данные и документы);

-каким образом происходило принятие выполненных работ – как подписывались акты выполненных работ, счета-фактуры (где происходило подписание, кто присутствовал при подписании данных документов).

В связи с тем, что указанные вопросы могут возникнуть через значительное время после работы с контрагентом, мы рекомендуем краткий письменный отчет с ответами на эти вопросы также включить в архив по контрагенту.

Наличие документов по рекомендуемому нами списку значительно снизят риски предъявления претензий налоговых органов по работе с возможными «фирмами – однодневками».