Проявление должной осмотрительности при выборе контрагента в 2018 году

В настоящее время особую актуальность приобрел такой вопрос, как проявление должной осмотрительности при выборе контрагента. В 2018 году для этого есть масса эффективных инструментов.

Только собрав полный комплект документов на потенциального партнера, организация сможет доказать, что предприняла все достаточные и разумные действия при выборе поставщика, покупателя или исполнителя. А также это поможет минимизировать риски доначислений в споре с налоговыми органами как на этапе административного обжалования акта проверки, так и в суде.

Избежать любых неприятностей поможет должная осмотрительность при выборе контрагента.

2018 год: какие документы можно затребовать у контрагента

Выбор контрагента при заключении договора – это очень важный шаг. Довольно часто налоговые инспекторы обвиняют фирмы в получении необоснованной налоговой выгоды, в том, что они создают схемы бестоварной реализации продукции через технические компании.

Основным аргументом налоговиков становится отсутствие у фирмы доказательств того, что она проявила должную осмотрительность в ходе преддоговорной проверки контрагентов.

Например, отсутствие деловой переписки и иных документов, подтверждающих общение с потенциальными бизнес-партнерами на этапе согласования сделки.

Поэтому каждая компания должна уделять особое внимание преддоговорной проверке своих партнеров, поставщиков, подрядчиков и т.д.

Этапы проверки контрагентов

Практика показывает, что целесообразно проводить такую проверку в несколько этапов:

1 этап. Запросить у компании заверенные копии учредительных документов

Как правило, это стандартный пакет, в который входят:

• свидетельства ОГРН и ИНН;
• действующая редакция устава;
• документы, подтверждающие полномочия руководителя: решение или протокол о назначении, приказ о вступлении генерального директора в должность, приказ о продлении его полномочий;
• выписка из ЕГРЮЛ;
• лицензии, допуски СРО, если компания ведет регулируемые виды деятельности;
• доверенность на представителя, если он подписывает договор.

Стоит отметить, что любая фирма может самостоятельно получить сведения из ЕГРЮЛ на своего контрагента через сайт ФНС России.

Дополнительно к указанному списку документов организация может запросить у своего потенциального партнера:

• бухгалтерскую и финансовую отчетность за последний год,
• копию банковской карточки с образцами подписей и оттиском печати.

Данные документы в случае спора с налоговым органом усилят позицию компании, ее доводы о проявлении должной осмотрительности.

2 этап. Проверить компанию через специальные сервисы

Большинство таких сервисов предоставляет ФНС России. Это, к примеру, реестры адресов массовой регистрации, дисквалифицированных лиц, сведений о лицах, в отношении которых суд установил факт невозможности участия в организации.

Проверить контрагента можно через «Вестник государственной регистрации». В нем размещаются сведения о предстоящем исключении недействующих юрлиц из госреестра.

Можно воспользоваться сайтами судов, ФССП, Федресурсом, где отражены юридически значимые сведения о фактах деятельности компаний и ИП, информация о банкротствах, а также реестром недобросовестных поставщиков.

Практика судов подтверждает, что проверка контрагента через официальный сайт ФНС России доказывает должную осмотрительность налогоплательщика (например, Постановление АС Северо-Кавказского округа от 23 августа 2017 года № Ф 08-5352/2017).

Следует отметить, что на 1 августа 2018 года запланировано начало работы сервиса ФНС России «Прозрачный бизнес». Данный сервис станет еще одним инструментом проверки контрагентов. С помощью этого сервиса организации узнают суммы недоимок и задолженности своих контрагентов по пеням и штрафам, получат данные о налоговых правонарушениях, среднесписочной численности их сотрудников.

3 этап. Проанализировать информацию о компании, размещенную в интернете, проверить ее деловую репутацию.

Решая вопрос о начале сотрудничества с новой организацией, целесообразно посмотреть ее официальный сайт, рекламу, получить отзывы и рекомендательные письма от ее партнеров. В том числе полезно изучить информацию о наличии опыта выполнения аналогичных договоров, проверить деловую репутацию и платежеспособность контрагента (Постановления 9 ААС от 21 мая 2018 года № 09 АП-18025/2018, АС Западно-Сибирского округа от 15 марта 2018 № Ф 04-281/2018).

Все действия лучше зафиксировать документально. Например, сделать скриншоты интернет-страниц официального сайта, указав даты, когда проводился мониторинг.

4 этап. Воспользоваться специальными программами

Плюсы такой проверки – оперативность и наглядность информации о контрагенте, которая представлена в виде единого отчета. Специальные программы дополнительно показывают связи компаний, их руководителей, что также является безусловным плюсом.

Правомерность проверки будущих бизнес-партнеров именно таким способом подтверждают суды: постановления 16 ААС от 25 апреля 2018 года № 16 АП-989/2018, 15 ААС от 6 июля 2017 года № 15 АП-2456/2017.

5 этап. Получить дополнительные сведения о компании-контрагенте

Налоговые органы и суды, обнаружив у организации признаки фирмы-однодневки, проверяют наличие у нее трудовых и материальных ресурсов, подтверждающих, что компания реально существует и может выполнить собственными силами свои обязательства по сделке.

Если вы хотите подтвердить, что при выборе контрагента проявили должную осмотрительность, то целесообразно запросить у потенциального партнера:

• справки о численности сотрудников для подтверждения трудовых ресурсов;
• копии договоров аренды;
• свидетельства о собственности;
• выписку из ЕГРН для подтверждения материальных ресурсов.

Если такие документы от контрагента получить не удалось, а позже выяснилось, что он не имеет необходимых ресурсов, добросовестный налогоплательщик может привести следующий действенный аргумент в свою пользу: отсутствие у предприятия собственных производственных, кадровых ресурсов само по себе не свидетельствует о фиктивном характере операций. В таком случае у организации остается возможность привлекать необходимые мощности от сторонних компаний.

В отсутствие иных доказательств необоснованная налоговая выгода судом не подтверждается (постановление 9 ААС от 21 марта 2018 года № 09 АП-7457/2018).

Практика показывает, что контролеры, выявляя технические компании, проводят обследование юридических адресов, чтобы подтвердить отсутствие офиса фирмы по адресу регистрации.

Поэтому при посещении офиса контрагента целесообразно сделать фотографии его внутренних помещений и вывесок, где были бы видны наименование организации и другие идентифицирующие ее признаки, а также фото бизнес-центра, в котором расположен офис.

В случае спора главный довод налогоплательщика – это факт расположения компании по указанному адресу в период действия договора. Весомость такого аргумента подтверждается в постановлении 12 ААС от 17 августа 2017 № 12 АП-8472/2017.

6 этап. Проанализировать товарный рынок и коммерческие предложения на нем

В письме от 23 марта 2017 года № ЕД-5-9/547@ ФНС России подчеркнула, что проявление должной осмотрительности при выборе контрагента докажут документы, подтверждающие результаты мониторинга налогоплательщиком соответствующего товарного рынка, оценку потенциальных партнеров, обоснование выбора конкретной организации.

Поэтому принимая решение о сотрудничестве, целесообразно исследовать товарный рынок, ценовые предложения на нем. А результаты такого анализа зафиксировать в письменной форме. Это подтвердит экономическую целесообразность принятого решения о сотрудничестве с конкретной фирмой.

Как правило, налоговые органы анализируют порядок выбора контрагентов, которым пользовался налогоплательщик, оценивают коммерческую привлекательность заключаемых сделок.

7 этап. Сформировать итоговый отчет о проверке контрагента

Главное правило при подтверждении вашей должной осмотрительности – это документальная фиксация всех действий по проверке потенциального контрагента.

Нормативных требований к оформлению результатов проверки фирм нет. Какие документы вправе требовать контрагент при заключении договора, описано выше.

Как оформить отчет о проведении проверки?

В глазах налоговиков плюсом вашей организации будут наличие:

• локального акта, регулирующего вопросы проверки контрагентов,
• утвержденной формы документального оформления итогов проверки.

Например, это может быть отчет о проверке контрагента. Результаты проверки можно отразить в юридическом заключении с выводом о целесообразности и безопасности дальнейшего сотрудничества с определенной организацией и оценкой возможных рисков.

Приложением к отчету о проверке или юридическому заключению являются все составленные и полученные в ходе проверки документы, скриншоты, фотографии, деловая переписка сторон, подтверждение личных контактов с сотрудниками фирмы-контрагента.