Когда введут электронные трудовые книжки в России?

По мнению большинства развитых стран, документооборот на бумажных носителях – пережиток прошлого. В частности, в Европе, бумажная трудовая книжка, это – архаичная форма документа. Там практически повсеместно используется электронные базы ПФ и рекомендательные письма.

Преимущества электронного документа

Посудите сами, бумажный носитель через 10-15 лет безнадежно ветшает, чернила выцветают, в конце концов, его просто можно потерять или испортить, а восстановление такого документа потребует больших временных затрат, да и не всегда возможно. Да и выпрашивать свой «талмудик» в бухгалтерии, чтобы сделать с него копию – удовольствие весьма сомнительное.

Тем не менее, основным документом, который подтверждает пенсионный стаж, право на повышенный размер пенсии, и т.п., на настоящий момент являются именно бумажные трудовые книжки. И потому необходимость заменить бумажный носитель чем-либо более современным становится весьма актуальной.

Собственно, разговоры о том, что надо вводить цифровые трудовые книжки, велись еще в 2012 году. Однако по ряду причин дальше разговоров в то время дело не продвинулось. Ведомства долго спорили, как должна выглядеть электронная трудовая книжка, но к общему мнению так и не пришли. А потом, в связи с известными проблемами в экономике, всем вообще стало не до каких-то там электронных трудовых книжек.

Вернулись к данному вопросу только в 2016 году. Тогда прозвучало предложение, о введении электронных трудовых книжек для тех, кто работает удаленно или вахтовым методом.

При этом решили не изобретать заново велосипед, а взять на вооружение чужой опыт. Европейский почему-то брать не стали и решили взять за основу опыт Азербайджана, который практически первым из постсоветских государств ввел у себя данную форму электронного документооборота.

Российская действительность

В принципе, основной пакет документов, который будет определять принципы работы с электронными трудовыми книжками, уже в большей части разработан в недрах Минтруда и Минэкономразвития. Но, поскольку количество различных нормативных актов, всякого рода разъяснений, и прочих документов, в этом пакете просто зашкаливает, то на их доводку, корректировку и обсуждение потребуется гораздо больше времени, чем это планировалось изначально. Впрочем, в России этому уже давно никто не удивляется.

Собственно, эта масса проблем и явилась основным фактором, который мешает назвать точную дату введения электронных трудовых книжек. Так, вице-премьер Ольга Голодец, на Петербургском международном экономическом форуме называла дату 01.01.2018. Однако, по последней информации, дата введения электронных трудовых книжек откладывается минимум на год или два. Потому премьер-министр Медведев, как более осторожный, озвучил 2020 год. А самая осторожная дата указана в «Проекте развития стратегии пенсионной системы» – до 2030 года.

Что мешает внедрить электронные книжки быстро?

Сложности в реализации данного проекта, на сегодняшний день, состоят в том, что:

• нет полностью разработанной базы данных;
• непонятно, что делать с базой данных в случае наступления экстренной ситуации (сбой программного обеспечения, поражение троянами и вирусами);
• не решен вопрос организации доступа к базе данных со стороны различных служб.

При этом в качестве эксперимента в своем ведомстве переход на электронные трудовые книжки попытался осуществить президент Сбербанка России Герман Греф. Он считает, что затраты на ведение бумажных трудовых книжек идут колоссальные. А после перехода на электронную форму документа можно будет сократить большую часть кадрового аппарата, что позволит сэкономить значительные средства.

Опыт других стран

К слову, в Европе система электронного документооборота запущена уже давно. Так, в Италии, еще с 1997 года ведется электронный учет трудовой биографии всех граждан. А вот в Германии, Франции, и Австрии заморачиваться ведением отдельной базы вообще не стали, а просто передали личные карточки самим работникам, которые и решают, стоит ли передавать ее работодателю для внесения записей о приеме и увольнении или нет.

А вот в США вообще не существует никакой системы учета трудовой деятельности. Там есть пенсионные фонды и налоговые органы со своими базами. Американец сам распоряжается своим вкладом в пенсионном фонде. А при устройстве на работу требуют лишь предъявить подтверждающий квалификацию диплом, рекомендательное письмо от предыдущего работодателя и заполненное резюме.

Но в России отказаться от идеи тотального контроля за своими гражданами государство не в состоянии, потому из Европейских систем нам ближе всего испанская, где информация о всей трудовой деятельности и налоговых отчислениях находятся в распоряжении ФСС, Минтруда и самого гражданина.

Плюсы введения электронных ТК

При введении цифровой формы трудовой книжки решается сразу целый ряд проблем:

1. Работодатель перестает отвечать за хранение этих документов.
2. Работодатель может уменьшить затраты на кадровый аппарат и делопроизводство.
3. Исчезают проблемы ошибок в заполнении трудовой книжки.
4. Исчезает смысл в подделке трудовых книжек.
5. Сводится к минимуму проблемы с потерей трудовой книжки.
6. При необходимости, можно быстро получить всю информацию о соискателе вакансии или сотруднике.

Если до введения электронных трудовых книжек, в отделе кадров или в бухгалтерии было необходимо иметь несгораемый сейф для хранения трудовых книжек, содержать штат сотрудников кадрового подразделения, периодически направлять их на обучение, то после введения электронной формы необходимость в кадровом отделе отпадает. Достаточно максимум одного сотрудника. А для получения информации о сотруднике служба безопасности (либо другое подразделение, наделенное соответствующими правами) отправляет запрос в базу данных и через некоторое время получает исчерпывающую информацию.

Так же некоторые граждане не хотят по каким-либо причинам вносить записи о работе в какой-либо должности в трудовую книжку. В этом случае предполагается оформление на работу по контракту. Сведения о такой форме трудоустройства вноситься в базу данных, как предполагается, не будут.

Минусы электронных ТК

Помимо очевидных плюсов, данное нововведение таит в себе также очевидные проблемы:

1. Негарантированность полной безопасности системы от возможного взлома.
2. Вместо просмотра за 2 минуты бумажной трудовой книжки, руководству придется «пробивать» соискателя.
3. Поскольку недобросовестных работодателей, как известно, никто у нас не отменял, то в ряде случаев у граждан возникнут серьезные проблемы с подтверждением трудового стажа.
4. Весьма высоки затраты бюджетных средств на разработку, ведение, содержание, поддержку, и модернизацию базы данных.
5. Большие трудозатраты связанные с переводом информации с бумажных носителей в цифровую форму.
6. Увеличится объем сдаваемой отчетности (и без того зашкаливающий за все разумные пределы).
7. Работодателям придется закупать специальное ПО (программное обеспечение) и обучать людей работе с ним.
8. Огромные проблемы с реализацией данного нововведения в отдаленных регионах, где интернет просто отсутствует.
9. Для получения информации из своей электронной трудовой книжки гражданам придется получать цифровую подпись.

Например, гражданин проработал у недобросовестного работодателя какое-то время. Наниматель не платил за него налоги. Теоретически получить информацию о своей трудовой деятельности работник может подав запрос определенной формы. Но какова должна быть эта форма, кому подавать запрос, и какой будет дальнейшая реализация требования, содержащегося в запросе, до сих пор не установлено.

Как известно, от программных сбоев никто не застрахован. А если отчет содержит ошибки, то он автоматически будет причислен к категории «не сдан». В результате это приведет к наложению штрафов за несданную отчетность. А чем больше информации приходится сдавать, тем выше риски возникновения ошибки, и не обязательно по причине человеческого фактора. И таких возможных проблем можно привести массу.

Как это будет выглядеть

Предполагается, что электронная трудовая книжка будет содержать исчерпывающую информацию о сотруднике. Всем работодателям будет предписано заполнять электронные трудовые книжки в соответствии с едиными требованиями.
На сегодняшний день, предполагается, что обязательными полями в цифровом документе будут:

• образование;
• стаж работы;
• дата приема на работу;
• должность и место работы;
• перевод на новое место работы;
• дата и причина расторжения трудового договора.

Нужна ли вообще трудовая книжка?

На самом деле, вопрос этот не риторический. Раньше это был практически главный документ для советского или российского гражданина. Именно записи в трудовой книжке определяли, как будет выплачиваться пособие по временной нетрудоспособности, какой будет назначен размер пенсионного обеспечения, и т.п.

На сегодняшний день информация о местах работы и размерах заработной платы на этих местах имеется у ПФР. Факт работы по какой-то профессии, наличие какой-либо квалификации или специальности можно подтвердить иными методами.

Так что смысл в трудовой книжке, как в подтверждающем что-либо документе, на сегодняшний день виден весьма слабо.