10 простых советов для продуктивности.

10 простых советов для продуктивности.

Суть продуктивности в эффективности – делать больше, быстрее и исходя из меньшего. И с растущими требованиями от сегодняшних рабочих мест, когда бы и где бы они не были бы, это важно. Чтобы извлечь большее из своего дня, вам нужно сосредоточиться на этих трёх сегментах своей жизни.

I. Время.

Люди печально известны как плохие многозадачники, так что управлять своим временем критически важно для улучшения производительности. Больше всего времени высасывают неожиданные (и, обычно, неважные) задачи. Мы все знаем этот порыв прочитать электронное письмо, которое только что пришло, или взглянуть на последнее всплывшее оповещение – склонность, которую психолог Даниэль Левитан, автор «Организованного ума», называет пристрастием к новизне. Непреднамеренная смена задач поедает больше времени, чем вы могли бы подумать. Информационный учёный Калифорнийского университета Глория Марк обнаружила, что требуется в среднем 26 минут, для того чтобы прийти в себя после пустякового перебоя. Чтобы этого избежать, планируйте свой день и сортируйте неожиданные заминки:

1.Пройдитесь по электронной почте и обновлениям в соцсетях, которые скопились за ночь и отсортируйте неотложные дела. Сочините на ходу быстрые ответы и направления, так, чтобы другие люди могли начать работать над задачами. Внесите большие задачи в список дел. И сотрите вещи, которые являются информативными или неважными.

2. Используйте время в транспорте, чтобы завершить координационные задачи:

Безумно не использовать время в транспорте на то, чтобы отсеять времязатратные задачи. Во время моего утреннего пути на работу я делаю сбор своих внешних консультантов, получаю свежие сведения об открытых проектах и узнаю, нуждаются ли они в помощи. К тому времени, когда я прибуду в офис, у меня есть точное представление о статусе моих проектов.

3. Сократите время всех собраний на 25 процентов:

Вы проделаете то же количество работы, потому что столько времени тратится на то, чтобы заниматься установкой телеконференции, и бесполезное подшучивание. Если вы урежете одно собрание в пять человек в день с одного часа до 45 минут, вы выиграете 25 часов рабочего времени в месяц. Это около 300 часов в год – почти два месяца работы!

4. Планируйте регулярные перерывы в течение дня:

Бегать с собрания на собрание впритык – непродуктивно, потому что вы устаёте и теряете сосредоточенность. Выделите время в своём календаре и делайте перерывы. Сделав эти перерывы рутиной, вы повысите предсказуемость, создав регулярный график, чтобы держать свой ум организованным. Если вы можете себе это позволить, вздремните для укрепления сил на 10-15 минут после обеда.

II. Пространство.

«Пространство» относится к вашей окружающей среде – как местная специфика вашего офиса, так и ваше виртуальное пространство. Вот несколько советов, связанных с пространством:

5. Работайте «не на месте», когда это оправдано:

Когда вам нужно написать документ или исследовать тему, отсутствие офисных отвлечений улучшит сосредоточенность. Некоторые компании считают, что разрешение работникам работать из дома имеет другие преимущества, включая время разъездов, более короткие обеденные перерывы и меньшее количество больничных.

6. Утвердите число мест, куда вам необходимо ходить за информацией:

Существует слишком много приложений для навигации – электронная почта, инструменты для микроблоггинга, такие как Yammer, чатовые инструменты, такие как Lync, приложения соцсетей, таких как Twitter и LinkedIn, и системы управления, такие как SAP, Oracle и Salesforce. Сделайте так, чтобы оповещения из каждого приложения появлялись в одном месте.

7. Выключите всплывающие оповещения на мобильных устройствах и на рабочем столе:

Не позволяйте приложениям прерывать вашу сосредоточенность назойливыми всплывающими сообщениями. Выключите их. Сейчас же. И ограничьте проверку своей электронной почты определёнными временами в течение дня. Вы не пожалеете об этом.

III. Умонастроение.

Поставьте себя в положение, в котором вы сможете сосредоточиться на том, чтобы заниматься задачей, подходящей для данного момента:

8.Беседуйте, не пишете электронных писем.

Возьмите трубку или пройдите по залу и поговорите напрямую с коллегами. Для географически отдалённых людей используйте чат. Вы можете давать точные указания и разрешать недоразумения быстро. Количество времени, затраченное на продление бесконечных переписок в электронной почте, – умопомрачительное, как и количество создаваемых ошибок.

9. Рубите большие проблемы на маленькие кусочки:

Это понизит чувство перегрузки, ассоциируемое с принятием на себя большой работы. Один практический способ это делать – использовать техники Agile для того, чтобы справляться с вашими рабочими задачами. Рождённая в мире разработки программного обеспечения, большой вклад Agile в управление задачами – это разбивание больших задач на короткие перебежки. Обладание решением в течение всего процесса снижает тревогу перед тем, чтобы браться за большую работу.

10. Используйте контрольные списки для повторных задач, чтобы снизить количество ошибок:

Особенно когда вы перегружены работой и работаете с ограничениями по времени, контрольные списки держат вас в нужном курсе.