Так как Фонды музея нуждаются в юридической и физической сохранности, учете, то эти важные функции выполняет в Государственном музее отдел учета и комплектования.
Отдел учета и комплектования - самостоятельное структурное подразделение, которое ведет государственный учет всех музейных предметов и музейных коллекций. Государственный учет - это цельный процесс, в котором тесно переплетаются юридическая охрана всех экспонатов, поступающих в музей на хранение, и научная обработка музейных предметов. Результаты этой работы закрепляются в учетных документах.
В процессе учета музейных коллекций и музейных предметов создается учетная документация. Она содержит информацию об отдельных предметах и группах экспонатов, о порядке их поступления в музей и в различные хранительские отделы.
Большинство документов отдела учета и комплектования содержат важную юридическую информацию, подлежат регистрации и постоянному хранению в отделе. К такой документации относятся книги поступлений, инвентарные книги, различные виды актов приема и выдачи музейных предметов.
Юридическое оформление предметов начинается с акта приема на временное хранение (акта ВХЭФЗК), который составляется сразу же при поступлении предмета в музей. Основанием для создания такого акта служит заявление от владельца музейного предмета, в котором он просит принять предмет в фонды музея. Акт ВХЭФЗК подписывается владельцем предмета, хранителем музея, получившим экспонат на хранение и с этого момента несущим ответственность за него, заведующим отделом, в котором работает хранитель, заместителем заведующего отдела учета и комплектования, отвечающим за оформление документации, связанной с временным хранением, и заведующим отделом учета и комплектования. Акт ВХЭФЗК утверждается заместителем директора (главным хранителем) и скрепляется печатью музея. Акт приема на временное хранение составляется в трех экземплярах, один из которых передается владельцу предмета, второй - хранителю музея, на ответственное хранение которого передается предмет, а третий экземпляр остается в отделе учета и комплектования. После оформления акта приема предметов на временное хранение сотрудник отдела учета и комплектования регистрирует указанные в акте предметы в книге закупочной комиссии (книге ЗАК), присваивает им номера книги ЗАК. С такими номерами экспонат "живет" до решения экспертной фондово-закупочной комиссии (ЭФЗК). Затем в случае принятия решения о нужности рассматриваемого предмета для собрания Государственного музея этот экспонат оформляется на постоянное хранение актами приема в постоянное пользование (ПП).
С актов ПП начинается второй этап учета музейных предметов. Он закрепляет юридическое оформление принадлежности предметов музею и прав музея на этот предмет. Основанием для составления этого акта является протокол заседания ЭФЗК, на котором было принято решение о приеме предмета в фонды музея, и договор пожертвования или же договор купли-продажи, заключенный между Государственным музеем и владельцем экспоната. Акт ПП подписывается хранителем, заведующим хранительским отделом, заведующим отделом учета и комплектования, заместителем директора (главным хранителем), утверждается директором и скрепляется печатью музея. Акты ПП составляются в двух экземплярах. Один из них остается в отделе учета и комплектования, а второй передается в отдел, на хранение в который определен музейный предмет.
Акт ПП заменяет номера ЗАК номерами КП - книги поступлений. Книга поступлений - это государственный документ охранного порядка. Ее цель - зарегистрировать музейный предмет под определенным номером, зафиксировать его краткое описание, исключающее его подмену и способное облегчить розыск экспоната в случае его кражи. Книга поступлений, являясь документом охранного порядка, до заполнения оформляется в соответствии с требованиями Инструкции по учету и хранению музейных ценностей, находящихся в государственных музеях СССР. Она нумеруется, прошнуровывается, подписывается заместителем директора (главным хранителем), директором Государственного музея, начальником Департамента культурного наследия Министерства культуры Российской Федерации. Подписи в книге поступлений скрепляются печатями музея и Министерства культуры РФ. Записи в книге поступлений делаются синей ручкой, четко, разборчиво, без помарок и подчисток. Исправления допускаются лишь в самых крайних случаях. Если все же необходимо внести исправление, то оно вносится красными чернилами. При этом старая запись зачеркивается одной чертой. И старая, и новая записи должны быть одинаково хорошо видны и четко читаться. Исправленная запись делается на той же странице, что и ошибочная. Вновь внесенная запись заверяется хранителем предмета, заведующим отделом учета и комплектования, заместителем директора по учету и хранению, директором ГМИИ и скрепляется печатью музея.
В Государственном музее существуют три книги поступлений, которые соответствуют трем фондам музея: основному фонду, особому и научно-вспомогательному. Книги поступлений имеют большой размер (30x42 см). Запись экспонатов в книги поступлений производится в течение месяца после поступления произведения искусства в музей. Регистрация в книге поступлений музейных предметов производится с учетом всех сведений, зафиксированных в актах приема. Описание предмета делается на основе результатов его атрибуции, полученных к моменту его первичной регистрации. В книге поступлений фиксируются также данные о времени, источнике, способе поступления предмета, его сохранности, стоимости (при покупке), сопроводительных документах. Книги поступлений Государственного музея имеют следующие графы: порядковый номер, время поступления, наименование и краткое описание предмета (название, дата, подпись, автор, сохранность и т.д.), материал и техника, размер, способ и источник поступления, происхождение предмета, акты экспертизы и другие сопровождающие документы, цена (если предмет приобретен), куда предмет передан для инвентаризации с распиской получившего, инвентарный номер.
Параллельно акту приема в постоянное пользование (ПП) составляется еще один акт - акт приема на ответственное хранение (ОХ). Цель акта ОХ - закрепить музейный предмет за определенным хранителем, который отвечает за сохранность экспоната. Этот акт, также как акт ПП, составляется в двух экземплярах, один из которых остается в отделе учета и комплектования, а другой передается непосредственно хранителю. Акт ОХ подписывается хранителем предмета, заведующим отделом, в который определен экспонат, заведующим отделом учета и комплектования. Акт ОХ утверждается заместителем директора ГМИИ (главным хранителем) и скрепляется печатью музея. Описание принятых предметов в акте ОХ в точном порядке соответствует акту ПП.
После этого начинается третий этап учета музейных предметов. Он представляет собой инвентаризацию. Инвентаризация - это основная форма изучения, описания и систематизации музейных предметов. Результаты этой работы закрепляются в книгах научной инвентаризации - научных инвентарях. При инвентаризации музейные предметы систематизируются в соответствии со структурой музейных фондов. В ГМИИ им. один хранительский отдел может иметь несколько инвентарных книг в соответствии с классификацией по группам музейных предметов. Например, отдел искусства Старых мастеров хранит произведения живописи, скульптуры и декоративно-прикладного искусства. Эти произведения искусства заносятся в разные инвентарные книги. Каждая инвентарная книга имеет свое обозначение, позволяющее определить принадлежность книги и записанного в ней произведения к конкретному фондовому подразделению и группе, образованной внутри его. Например, принадлежность к скульптурной группе обозначается шифром Ск, к живописи - буквой Ж, предметам декоративно-прикладного искусства присваивается шифр П. Таким образом, каждый предмет, записанный в инвентарную книгу, получает свой номер, который проставляется на нем и сообщается в отдел учета и комплектования. Сотрудники отдела учета и комплектования вносят этот номер в книгу поступлений. То есть в итоге музейный предмет получает два номера - по книге поступлений и по инвентарной книге. Например, КП-414323, Ж-3675.
Научные инвентари являются юридическим документом. Они оформляются так же, как и книги поступлений. Но записи в них отличаются большей глубиной, основанной на последующей более глубокой работе хранителя-специалиста по изучению предмета. В инвентарных книгах содержится информация о точном наименовании музейного предмета, дается его подробное описание с перечнем всех имеющихся на предмете клейм, монограмм, подписей и надписей. В них указываются автор произведения искусства, место и время создания предмета, материал, техника изготовления, размер и вес (для предметов из драгоценных металлов), описание сохранности. Далее следуют сведения об учетных номерах, присвоенных предмету, данные об источнике поступления, способе поступления, цене (в случае если музейный предмет был куплен). После этого музейный предмет считается оформленным в фонды музея на постоянное ответственное хранение.
Музейные предметы могут передаваться в другие музеи для участия в выставках. Могут перемещаться в пределах самого музея, например передаваться из одного отдела в другой для участия в экспозиции или на выставке, выдаваться на реставрацию, для исследования, передаваться от одного хранителя другому на ответственное хранение. Каждое движение оформляется специальными актами. Основанием для составления таких актов являются приказы директора ГМИИ или же служебные записки с резолюцией заместителя директора. Акты составляются не менее чем в трех экземплярах. Они подписываются выдающей стороной и стороной, принимающей музейные предметы на временное ответственное хранение.
Количество музейных предметов в фондах постоянно меняется. Для того чтобы удостовериться в фактическом наличии музейных предметов, записанных за учетными номерами, а также проверить их сохранность, проводится переучет фондов. Работа по проверке наличия музейных предметов проводится на основании приказа директора музея, подготовленного отделом учета и комплектования. В Государственном музее переучет проводит комиссия, в состав которой обязательно входят хранитель проверяемой коллекции, сотрудник отдела учета и комплектования, заведующий отделом учета и комплектования. Во время переучета каждый музейный предмет сверяется с актами передачи на ответственное хранение (ОХ), с записями в книге поступлений и инвентарной книге, в случае необходимости - со вспомогательными учетными документами. Результат проделанной работы закрепляется актом сверки наличия музейных предметов. Этот акт подписывается всеми членами комиссии, принимавшими участие в работе, заместителем директора (главным хранителем). Он утверждается директором музея и скрепляется печатью.
Вся документация, связанная с учетом музейных предметов, постоянно хранится в специальных шкафах в отделе учета и комплектования. Она не выносится за пределы Государственного музея и не выдается посторонним лицам. В нерабочее время отдел учета и комплектования опечатывается специальной печатью. Таким образом обеспечивается сохранность важных учетных документов, содержащих уникальные данные о предметах и экспонатах, хранящихся в фондах Государственного музея.
ARGUMENTA PONDERANTUR, NON NUMERANTUR
Сила аргументов не в числе,а в весомости.
