Обязательные медицинские осмотры работников – кто и как оплачивает?

Что говорит закон

По закону обязательные медицинские осмотры и психиатрические освидетельствования оплачивает работодатель (ст. 213 Трудового кодекса РФ).
Если работники проходят предварительный медосмотр за свой счет, то затем работодатель компенсирует им расходы.

При таком варианте организации медосмотров работодатель нарушает Порядок проведения обязательных предварительных медицинских осмотров (приложение 3 к приказу Минздравсоцразвития России от 12.04.2011 г. № 302 н).

Если работодатель не оплачивает медосмотр за счет собственных средств, а возмещает работнику расходы на его проведение, эти выплаты, по мнению финансовых органов, должны облагаться взносами на основании п. 1 ст. 420 Налогового кодекса РФ, поскольку в пп. 2 п. 1 ст. 422 Налогового кодекса РФ такие компенсации не предусмотрены (письмо Минфина от 04.07.2019 г. № 03-15-06/49359).

Финансовые органы и ранее придерживались аналогичной позиции (см., например, Письмо ФНС России от 03.09.2018 г. № БС-4-11/16963@, письмо Минфина России от 08.02.2018 г. № 03-15-06/7527).

Таким образом, работник, которому возместили расходы на прохождение медосмотра, получает некоторую прибавку к социальным гарантиям, а работодатель несет дополнительные расходы.

Указанное относится к тем, кто уже заключил трудовой договор, т. е. приобрел официальный статус работника. Если трудовой договор еще не заключен, страховые взносы на возмещаемую сумму не начисляются. Также страховые взносы не начисляются, если работодатель сразу оплатил медосмотр из собственных средств.

Возмещаемые работодателем расходы работника на прохождение медосмотра налогом на доходы физических лиц не облагаются.

Поэтому работникам возместят потраченную сумму полностью (п. 1 ст. 210 НК РФ, письмо Минфина России от 20.07.2018 г. № 03-04-05/51206, письмо Минфина России от 26.07.2018 г. № 03-04-06/52404, письмо Минфина России от 08.02.2018 г. № 03-15-06/7527).

Чего не стоит делать

Работникам не стоит проходить медицинский осмотр не в той медицинской организации, в которую его направил работодатель.

Если работник все же так поступил, есть большая вероятность того, что расходы на такой медицинский осмотр ему не возместят, ведь в этом случае уже работник нарушит Порядок проведения обязательных предварительных медицинских осмотров (приложение 3 к приказу Минздравсоцразвития России от 12.04.2011 г. № 302 н).

Медосмотр нужно проходить в той медицинской организации, которая указана в направлении, которое выдал работодатель (см., например, апелляционное определение Тверского областного суда от 20.09.2018 г. по делу № 33-3734/2018).