Юристу компании нужно знать, как сделать электронную подпись. Все больше операций в деловом обороте, судопроизводстве и взаимодействии с госорганами переводят в электронный формат. ЭП потребуется, чтобы заключать договоры в электронном виде, подавать электронные документы в суд, налоговую или иные инстанции.
Как работает электронная подпись и зачем она юристу Компаниям или ИП все чаще требуется оформлять электронные документы. Например, это нужно при: участии в электронных торгах в рамках госзакупок, обращении в арбитражный суд через систему «Мой арбитр», использовании различных сервисов портала «Госуслуги», подаче документов в налоговую или иные госорганы, заключении договоров в электронном виде и т. д. Для подписания таких документов нужно сделать электронную подпись. Это специальная программа, в электронном документообороте она заменяет обычную подпись, которую ставят в бумажном документе. Каждая подпись – это уникальный программный код, который ассоциируется с конкретным владельцем. Например, необходимо оформить электронную подпись для директора, который действует от лица и в интересах компании. Нередко своей подписью пользуется главный бухгалтер. На юриста стоит сделать отдельную электронную подпись – она нужна, чтобы использовать онлайн-сервисы для взаимодействия с госорганами и судебными инстанциями.
Перед тем как сделать электронную подпись, определите, в каких целях сотрудник будет применять программу. От этого зависит, какой именно вариант оформлять. Также выдайте сотруднику доверенность на право подписывать те или иные документы, если заказываете подпись не для директора.
Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» выделяет несколько вариантов программы: простая, неквалифицированная, квалифицированная (ст. 5 закона № 63-ФЗ). Они отличаются в том числе степенью защиты. Для некоторых операций достаточно простой или неквалифицированной подписи, для других необходима квалифицированная. Учитывайте это, когда будете оформлять электронную подпись
.
Как сделать электронную подпись для сотрудников коммерческой компании или унитарного предприятия
Перед тем как сделать электронную подпись, убедитесь, что обратились в надежную организацию. ИП и компании корпоративного типа заказывают программу в одном из удостоверяющих центров. Такие центры – это коммерческие организации, ИП или органы власти, которые занимаются созданием и выдачей сертификатов ключей проверки (п. 7 ст. 2 закона № 63-ФЗ). Центр может быть аккредитованным или неаккредитованным. Аккредитацию получают добровольно. Она означает, что в Минкомсвязи проверили центр и сочли его деятельность соответствующей требованиям закона (п. 8 ст. 2 закона № 63-ФЗ).
Только аккредитованные центры выдают квалифицированную подпись.
Только в аккредитованном удостоверяющем центре можно получить ключ квалифицированной подписи, который нужен, например, для сдачи электронной отчетности. Квалифицированная подпись имеет дополнительную защиту – ключ проверки, который выдается аккредитованными удостоверяющими центрами. Оформляйте электронную подпись с учетом этого.
Какие документы нужны, чтобы оформить электронную подпись
Если за получением подписи обращается гражданин или ИП, он предоставляет: паспорт или иной документ, удостоверяющий его личность; свидетельство о пенсионном страховании с указанием СНИЛС (ст. 18 закона № 63-ФЗ). Если нужно сделать электронную подпись для сотрудника организации, направьте в удостоверяющий центр: учредительные документы; выписку из ЕГРЮЛ; документ с подтверждением госрегистрации; свидетельство о постановке на учет в ФНС; документы с подтверждением полномочий руководителя компании (например, решение собрания о назначении директора); если компания иностранная, перевод на русский язык документов о госрегистрации, которые она получила в другой стране (ст. 18 закона № 63-ФЗ). После того как центр сделает электронную подпись, ее выдают заявителю. В каком порядке и в какие сроки это происходит, узнайте из регламента конкретного центра. В комплект входят: ключ для создания подписи на том или ином информационном носителе (например, на флеш-карте); квалифицированный сертификат, в котором указан ключ проверки подписи. Сертификат служит доказательством наличия у его владельца ключа подписи (ст. 17 закона № 63-ФЗ). У пользователей возникает вопрос, можно ли сделать электронную подпись самому, без обращения в центр, и как это сделать. Чисто технически в ПО MS Office можно выбрать в меню опцию «Строка подписи» и заполнить поле. Также существуют специальные программы криптообеспечения, которые позволяют создавать подписи в том числе с факсимильными изображениями. Однако такие варианты не годятся для взаимодействия с госорганами или иных операций, где нужна квалифицированная подпись. Задача подписи – подтвердить подлинность содержания документа, а надежность подписи обеспечивается трудностью подделки. Поэтому лучше обратиться в удостоверяющий центр и оформить программу по всем правилам.
Как получить подпись для унитарного предприятия
Подписью пользуются не только участники госзакупок, но и организации, которые выступают в роли заказчика. Унитарному предприятию, которое организует закупки, для получения подписи нужно подать документы в Казначейство РФ. Данное ведомство наделили полномочиями по выдаче ключей подписи и сертификатов проверки для взаимодействия с ЕИС (письмо Минэкономразвития от 08.11.2016 № Д 28 и-2924).
7.7М
