Новые сроки хранения кадровых документов

Росархив установил новые сроки хранения кадровых документов

Приказом ведомства от 20.12.2019 № 236 определен перечень типовых управленческих архивных документов и сроки их хранения. Приказ начнет действовать 18 февраля. Он придет на смену приказу Минкультуры (от 25.08.2010 № 558), который утратит силу.

Каким документам увеличили срок хранения

Несколько кадровых документов придется хранить дольше, чем сейчас, например:

• график отпусков (п. 453 перечня) — хранить три года, а не год;

• книги, журналы, карточки учета, базы данных отпусков (пп. ж п. 463 перечня) — хранить пять лет вместо трех.

Каким документам уменьшили срок хранения

Некоторые кадровые документы станут занимать полки не так долго, как сейчас. Среди них:

• документы о дисциплинарных взысканиях (пп. д п. 434 перечня) — хранить три года вместо пяти лет;

• заявки о потребности в иностранцах (п. 377 перечня) — хранить год вместо пяти лет;

• документы о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда (п. 409 перечня) — хранить пять лет, а не постоянно;

• книги, журналы регистрации, базы данных несчастных случаев на производстве, учета аварий (п. 424 перечня) — хранить 45 лет, а не постоянно.

У ряда документов срок существования будет зависеть от того, когда по ним закончено делопроизводство: если до 1 января 2003 года, то их нужно хранить 75 лет, если после — 50 лет. Среди них трудовые договоры (п. 435 перечня), документы о приеме, переводе, увольнении (пп. а п. 434 перечня), личные карточки работников (п. 444 перечня). Сейчас такие документы лежат на полках 75 лет.

Для каких документов установили отдельный срок хранения

Появятся новые правила для отдельных видов документов. Уведомления, предупреждения работников нужно будет хранить три года (п. 436 перечня). Заявления сотрудников о выдаче документов, связанных с работой, и их копии придется беречь год (п. 451 перечня). Журналы, книги учета инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте) понадобится хранить 45 лет (пп. а п. 423 перечня).