12 вопросов об организации работы на удаленке в период коронавируса.

1. Как сотрудника временно перевести на дистанционную работу в связи с коронавирусом?

Чтобы временно перевести сотрудников на работу из дома:

1) определить списки сотрудников, которые будут работать из дома.

2) утвердить порядок организации работы на дому: график, способы обмена информацией о производственных заданиях и их выполнении, возможность использования ресурсов организации на дому.

3) заключить с сотрудником дополнительное соглашение.

4) издать приказ о временном переводе сотрудников на удаленную работу.

5) ознакомить с приказом сотрудников.

Чтобы перевести сотрудников на удаленную работу, убедитесь, что у них есть ресурсы для выполнения этой работы. Если ресурсов нет, организация может предоставить необходимую технику или материалы, если есть такая возможность. После карантина вернете сотрудника на офисную работу.

2. Как подготовить положение об организации дистанционной работы на период коронавируса?

Чтобы прописать порядок организации работы на дому, утвердите положение о дистанционной работе. В нем укажите способы обмена информацией о производственных заданиях и их выполнении, а также возможность использования ресурсов организации на дому.

3. Как подготовить приказ о переводе сотрудников на дистанционную работу на период коронавируса?

Подготовить приказ в свободной форме. В нем указать: основание для перевода, например, акт региональной или муниципальной власти о введении режима повышенной готовности основание перевода и его срок Ф. И. О. работника и его должность структурное подразделение объем работы размер оплаты в период удаленной работы.

4. Как составить дополнительное соглашение к трудовому договору о переводе персонала на дистанционную работу в связи с коронавирусом?

Составить дополнительное соглашение в свободной форме. В нем указать:

-место работы сотрудника, например, домашний адрес режим работы и отдыха

-срок дистанционной работы, например, до нормализации эпидемиологической обстановки в регионе или стране

-порядок обмена документами

-средства связи с сотрудником, например, электронная почта, Skype

-дату перевода на дистанционную работу

-средства контроля работника, например, отчеты, собрания

-требования в части защиты информации другие условия.

5. Как расторгнуть дополнительное соглашение к трудовому договору о дистанционной работе?

Чтобы прекратить дистанционный режим работы из-за коронавируса и вернуть сотрудников в офис, необходимо издать приказ о прекращении режима удаленной работы. В нем прописать, что из-за прекращения нерабочих дней, которые установил Президент, условия дополнительных соглашений от 4 апреля 2020 года утрачивают силу. Также указать дату, с которой сотрудники должны выйти на работу в офис. С приказом ознакомить работников. Поскольку все сотрудники временно работают удаленно, ознакомить их с приказом под подпись не получится. Поэтому направить приказ на адрес рабочей почты сотрудников с уведомлением о прочтении. В письме указать дату, с которой сотрудники должны приступить к работе в офисе. Приложить к письму приказ. Дополнительно позвонить каждому сотруднику и сделать СМС-рассылку на номера телефонов.

Выполнить такие действия, если в дополнительном соглашении есть период его действия или конкретный срок, который закончился. Если срока нет, значит, работник перешел на такой дистанционный режим на постоянной основе. В этом случае сотрудник и работодатель должны оформить дополнительное соглашение к трудовому договору. В нем нужно зафиксировать новые условия работы (ст. 72 ТК).

6. Каким должно быть заявление сотрудника об установлении режима удаленной работы?

Если инициатором перевода на дистанционную работу выступает сотрудник, он должен написать заявление. В нем сотрудник должен указать: должность и имя руководителя наименование работодателя свое Ф. И. О. и должность причины перевода срок дистанционной работы, например, на период проведения мероприятий, направленных на нераспространение новой коронавирусной инфекции (2019-nCoV) дату перевода дату заявления и подпись.

Организация вправе отказать сотруднику в удаленной работе. Но если согласны издайте приказ и заключите дополнительное соглашение с работником.

7. Нужно ли в условиях пандемии коронавируса получать согласие сотрудника, чтобы перевести его на дистанционную работу?

Перевод сотрудника на дистанционную работу из офиса относится к изменению условий трудового договора. Поэтому такой перевод возможен только по соглашению сторон. Чтобы в одностороннем порядке перевести сотрудника на удаленную работу, его нужно было предупредить за два месяца (ст. 72, 74 ТК). Чтобы избежать долгого процесса, поговорить с работниками, объясните им ситуацию и попросите их самих написать заявление о переходе на дистанционный режим работы. В этом случае ждать два месяца не нужно. Главное не принуждать.

8. Нужно ли знакомить сотрудника с правилами охраны труда при переводе на дистанционную работу?

При переводе сотрудников на дистанционную работу знакомить их с правилами охраны труда не нужно. Это требуется, только если в локальных актах организации прописана такая обязанность. Еще один случай когда организация выдала или порекомендовала дистанционному сотруднику для работы оборудование и средства. В этом случае проведите работникам инструктаж по охране труда при работе с оборудованием и средствами (ч. 2 ст. 312.3 ТК). Ознакомить сотрудника с правилами можно, например, путем обмена с ним электронными документами (ч. 5 ст. 312.1 ТК).

9. Нужно ли уведомлять трудовую инспекцию о переводе сотрудников на дистанционную работу?

Работодатель не обязан уведомлять трудовую инспекцию о переводе сотрудников на дистанционный режим работы. В законе нет такой обязанности.

10. Как подписать документы с сотрудниками, переведенными на дистанционную работу в период коронавируса?

1. Позвонить работнику и сообщите о простое или переводе на дистанционный режим работы.

2. Продублировать сообщение из пункта 1 по электронной почте.

3. Попросить сотрудника: написать в произвольной форме заявление, что он ознакомлен с распоряжением о введении простоя и его сроках или переводе на дистанционный режим работы; выслать его фото или сканированную копию заявления по электронной почте или с помощью доступной работнику программы, например, Skype.

4. Ознакомить работника с оригиналом приказа под подпись при первой возможности.

​​​​​​Поскольку закон такого способа не предполагает, работник может пожаловаться в трудовую инспекцию. Чтобы избежать конфликтов, дублируйте документы работникам по почте заказными письмами с описью вложения и уведомлением о вручении.

​11. В каком порядке работодатель возмещает сотруднику расходы на выполнение дистанционной работы?

Порядок, размер и сроки выплаты компенсаций и расходов, стороны должны согласовать в трудовом договоре (ст. 188, ч. 1 ст. 312.3 ТК).

Например, в трудовом договоре можно прописать, что работодатель обязуется:

1) возмещать расходы на интернет, мобильную связь, получение электронной подписи на основании отчетных документов, которые представит работник, чеков, квитанций;

2) выплатить компенсацию за использование личного оборудования, технических и иных средств для выполнения трудовой функции.

12. Какие есть особенности увольнения сотрудников на дистанционной работе?

Работодатель вправе уволить дистанционного сотрудника по общим основаниям, как и любого другого сотрудника организации (ст. 77 ТК). Также работника можно уволить по дополнительным основаниям, которые установил работодатель в трудовом договоре или дополнительном соглашении (ч. 1 ст. 312.5 ТК).

Нельзя увольнять сотрудников по основаниям, которых нет в трудовом договоре, но есть в другом локальном акте, например, в должностной инструкции. Суд может признать такое увольнение незаконным, например, апелляционное определение Свердловского областного суда от 11.05.2017 по делу 33-7310/2017.

Прекратить трудовые отношения с дистанционным сотрудником можно в бумажном виде лично, через курьера или почту, а также в электронном виде, если у обеих сторон есть усиленные квалифицированные электронные подписи. Каждая сторона должна подтвердить, что получила документы в срок, который установил трудовой договор (ч. 4 ст. 312.1 ТК, ч. 1 ст. 5 Федерального закона от 06.04.2011 63-ФЗ «Об электронной подписи», далее Закон об электронной подписи).

Чтобы уволить дистанционного работника, необходимо выполнить пять шагов.

1. Направить уведомление о расторжении трудового договора.

2. Издать приказ о прекращении трудового договора о дистанционной работе по форме Т-8, которую утвердило постановление Госкомстата от 05.01.2004 1. В основании приказа укажите конкретное положение договора или статьи ТК, по которой происходит увольнение.

Например: «Неоднократное нарушение работником порядка и сроков представления отчетов о проделанной работе, п. 3.1.8 трудового договора от 23.07.2019 4/234-тд, часть 1 статьи 312.5 Трудового кодекса Российской Федерации».

3. Направить работнику приказ в электронном виде, если у обеих сторон есть электронная подпись. Если подписи нет, направьте документы по почте или через курьера.

4. Внести в сведения о трудовой деятельности информацию об увольнении работника. Для этого заполните форму СЗВ-ТД в Порядке, который утвердило постановление Правления ПФР от 25.12.2019 730 п.

5. Высласть работнику по почте заказным письмом с уведомлением бумажную копию приказа в день увольнения, а также трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности (ч. 4, 6 ст. 84.1, ч. 2 ст. 312.5 ТК).

​К дню увольнения дистанционный работник должен вернуть работодателю оборудование и средства, которые были нужны для работы (ч. 1 ст. 312.3 ТК). Если работник отказался возвращать оборудование или вернул его испорченным, организация может взыскать с него материальный ущерб. Определится с размерлм ущерба и запросить у работника письменное объяснение (ст. 246, 247 ТК).

Если сумма ущерба больше среднего месячного заработка работника и он отказывается возмещать ущерб добровольно, обращайтесь в суд.