Как отладить электронный документооборот с сотрудниками на удаленке?

Особенности приема на работу удаленного работника

Так уж вышло, что карантин вынуждает многих работодателей не только переводить работников на удаленную работу, но и принимать их таким же образом – удаленно (дистанционно).

Особенности регулирования трудовых отношений закреплены главой 49.1 ТК РФ.

И именно здесь указано на возможность использовать для обмена кадровыми документами ЭЦП.

На самом деле оформление удаленных работников проще, чем кажется. В чем плюсы использования ЭЦП при обмене кадровыми документами? Давайте попробуем разобраться ниже.

Пошаговая процедура обмена кадровыми документами (в т.ч. при помощи электронного документооборота) с дистанционными сотрудниками

1. Сотрудник должен приобрести усиленную электронную квалифицированную подпись у аккредитованной компании. Работодатель самостоятельно приобрести работнику ЭЦП не сможет, так как требуются личная подпись и идентификация обладателя рутокена (носитель, ключ).

2. Составить дополнительное соглашение о том, что работник и работодатель могут совершать обмен кадровыми документами при помощи ЭЦП, размещая подписанный документ на корпоративной площадке, отправляя документ на электронную почту, либо же через систему "Крипто Про".

3. Определиться, кто будет оплачивать работнику обслуживание ЭЦП (как правило, оно годовое): либо работодатель, либо же сам работник. Эти условия можно прописать в дополнительном соглашении к трудовому договору.

4. Необходимо учесть, что есть перечень документов, которые работодатель обязан отправлять работнику в печатной форме. Это трудовой договор, приказ об увольнении и иные кадровые документы, но иные – только по письменному запросу работника.

5. Дистанционного работника можно принимать на работу без трудовой книжки. Главное, письменно закрепить эти условия в трудовом договоре, допсоглашении или по личному заявлению работника.

6. Любые заявления работника при помощи усиленной квалифицированной ЭЦП считаются официальными и юридически достоверными документами. Равно и обратное.

7. Обмен кадровых при помощи использования ЭЦП существенно сократит время на принятие кадровых решений и упростит процедуру обмена документами.

8. Локальные акты компания также может смело подписывать ЭЦП и выкладывать работнику для ознакомления в электронном формате.

9. Стоимость ЭЦП зависит от цели ее применения и доступа к дополнительным программам для ее использования.

10. Нельзя подписать документы ЭЦП, если они не активированы (ворд, эксель, пдф).

Итог

Если у вас остались вопросы по организации электронного документооборота между работником и работодателем, прошу их озвучить в комментариях или же для более детального разбора можете обратиться ко мне в ЛС.

С уважением и наилучшими пожеланиями!

Пы.сы.

Предлагаю полезные ссылки.

Школа удаленной работы:

Подробнее ➤

Ютуб-канал:

Канал на youtube.com