О приемке товаров, работ и услуг в электронном виде

В единой информационной системе появилась возможность сформировать и подписать в электронном виде документы о приемке. Это можно сделать в личном кабинете пользователя при взаимном согласии сторон на обмен такими документами.

Электронное актирование

Как уверяют в Федеральном казначействе, функционал электронного актирования уже полностью готов к использованию, причем в масштабе всей страны. Так это или нет, покажет время, когда мы все в обязательном порядке будем принимать товары, работы, услуги в электронном виде. А сейчас данной системой может воспользоваться как заказчик, так и поставщик на основании взаимного согласия.

Это единственное основание – то, что стороны должны выразить согласие на подписание актов в электронном виде, потому что в обязательном порядке в настоящий момент это не предусматривается.

Что нам рекомендует Федеральное казначейство? Федеральное казначейство рекомендует заказчикам предусматривать в проекте контракта соответствующие пункты, соответствующие условия. То есть возможность оформления документов о приемке товаров, работ и услуг в электронном виде – это первое. И второе – это чтобы товары, работы и услуги сдавались посредством формирования передаточного документа, универсального передаточного документа, так называемого УПД.

Правовым основанием для оформления электронных документов у нас с вами является ч. 5 ст. 9 федерального закона от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», который хорошо известен всем специалистам финансовых служб. Есть совместное письмо, которое было подготовлено Федеральным казначейством и Федеральной налоговой службой России (Письмо Казначейства России № 14-00-06/27476, ФНС России № АС-4-15/26126@ от 18.12.2019), в котором данные службы сообщают, что документ о приемке товаров в рамках исполнения контрактов на закупку, сформированный через портал госзакупок в электронной форме, если этот документ подписан электронной подписью участника закупки и заказчика, признается равнозначным бумажному документу (то есть документу на бумажном носителе, подписанному собственноручно).

Также ведомства обращают внимание, что если при проверке налоговому органу понадобится дополнительная информация, то эта информация может быть составлена заказчиком в электронной форме и отправлена в налоговую. Но если данная информация будет составлена по формату, который нельзя отправить в электронной форме, то можно будет эти документы предоставить и в бумажном виде.

Какой мы ожидаем плюс от электронного актирования?

На текущий момент в реестре контрактов может быть одна информация по принятому товару, а информация в бухгалтерском учете может быть иной. То есть она может быть не состыкована с точки зрения классификатора (номенклатуры), и даже бывает, что есть нестыковки с точки зрения стоимости. С чем это связано? Это связано с тем, что информация контрактным управляющим поступает много позже, после того как данная информация появилась непосредственно в финансовой службе и была поставлена на учет. Электронное актирование позволит нам получать информацию изначально из единой информационной системы, то есть будет осуществляться приемка непосредственно в электронном виде, информация будет изначально появляться именно в ЕИС. А потом уже данная информация будет попадать на учет непосредственно в бухгалтерию.

Процесс исполнения контракта станет абсолютно прозрачным. То есть будет понятно, достигнута ли основная цель закупки, то есть была ли закупка эффективной, исполнен ли контракт в полном соответствии с документацией и с требованиями.