7 шагов работодателей для введения электронных трудовых книжек

Шаг 1: назначение сотрудников, которые будут осуществлять контроль за переходом на электронные трудовые книжки и за их ведением впоследствии. Чаще всего этим занимаются сотрудники отдела кадров, но в небольшой компании эти обязанности могут быть возложены на юриста или бухгалтера. Необходим будет чёткий контроль и передача данных в ПФР.

Шаг 2: коррекция правил, регулирующих работу, и внесение новых положений о трудовых книжках в электронном формате. Если в компании есть профсоюз, то его мнение следует учитывать при внесении изменений и дополнений.

Шаг 3: подготовка и коррекция коллективных договоров, также с учётом позиции членов профсоюза.

Шаг 4: налаживание работы технических средств для работы с электронными трудовыми книжками и отправки отчётов в ПФР.

Шаг 5: отправка уведомления о переходе к электронным трудовым книжкам всем сотрудникам, в том числе временным и находящимся в декрете, на больничном или в отпуске. Крайний срок уведомления - 31 октября 2020 года.

Шаг 6: получение заявлений от сотрудников о выбранном ими варианте трудовой книжки. Фиксация ответов и дальнейшие действия, согласно вариантам, выбранным сотрудниками. Те, кто выбрал электронные трудовые книжки, получают бумажные трудовые книжки на руки, и далее организация уже не несёт ответственность за их ведение и хранение. Выдача бумажной трудовой сопровождается записью в документе о том, что сотрудник предпочёл электронный вариант.

Шаг 7: создание отдельного корпоративного электронного ящика, на который будут поступать все запросы по электронным трудовым книжкам от сотрудников.

Каждая организация будет обязана выдавать сведения из электронного варианта трудовой книжки в течение 3 дней после запроса, а при увольнении - в день увольнения.