Какие документы нужны предпринимателю для работы с сотрудниками?

В больших компаниях с HR, бухгалтером, которые все знают и все умеют, проблемы работы с работниками обычно нет. Но что делать предпринимателю, у которого нет специалиста по работе с кадровыми документами? Об этом сегодня и поговорим.

Кадровых документов существует великое множество, часть нужна не всем компаниям, часть является необязательной. Чтобы не утонуть во всех этих бумажках, важно знать и хранить несколько документов. Это поможет избежать конфликтов с работниками, которые по практике заканчиваются чаще всего не в пользу работодателя.

Ну и конечно это избавит от лишних штрафов, на должностных лиц и ИП от 1000 до 5000 рублей, для юридических лиц – от 30 000 до 50 000 рублей.

Какие документы важны?

Трудовой кодекс не содержит в себе перечень обязательных кадровых документов, да и самого понятия "кадровые документы" он тоже не содержит. Но методом исследования составить такой список можно. Гарантии, что вы останетесь незамеченными трудовой инспекцией, нет, но лучше при появлении инспектора иметь данные документы наготове.

Трудовые договоры и соглашения к ним. Один вы оставляете себе, один даете работнику.

Трудовые книжки и книги по их учету. Сотрудник обязан предоставить ее при приеме на работу, если вы оформляете трудовой договор. Если это первая работа, вам нужно завести для сотрудника трудовую книжку.

Запись о получении книжки заносится в книгу учета трудовых книжек. Книга должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена подписью и печатью. При увольнении работник расписывается в книге учета трудовых книжек.

Если подписи не будет, недобросовестный сотрудник может обратиться в суд и взыскать свой среднемесячный доход за период, пока его книжка якобы находилась у вас.

Личные карточки сотрудников. Часть данных вносят при приеме, часть в ходе работы, завершают реквизитами документа об увольнении.

Штатное расписание. Этот документ показывает не фактическую, а планируемую штатную расстановку в компании. Сформировать нужно в конце календарного года на следующий — так показываете, какие должности и в каком количестве нужны вам для полноценной работы. В течение года можно вносить изменения.

Табель учета рабочего времени. Учет отработанного сотрудником времени должен обязательно фиксироваться.

График отпусков. Утверждается не позднее чем за 2 недели до наступления календарного года, если его не составить, может получиться так, что несколько сотрудников захотят уйти в отпуск в одно время и тогда вы останетесь работать один.

Внутренние акты

Здесь вам понадобится составить следующие документы:

Правила внутреннего распорядка – документ, регулирующий отношения работника и работодателя. На него инспектор будет ссылаться в первую очередь.

Положение об оплате труда и премировании. Этим документом вы подтвердите обоснованность выплаты или невыплаты премий, доплат, надбавок и т.д.

Документы по охране труда. Это правила и инструкции по охране труда, о мерах пожарной безопасности.

Для их разработки потребуется обратиться в компанию с аккредитацией.

Приказ об утверждении формы расчетного листа. Законом форма расчетного листка не установлена, можно определить форму этого документа самостоятельно. При выплате нужно извещать в письменной форме каждого сотрудника о составных частях зарплаты, размере и основании удержаний, а также общую денежную сумму к выплате. Ведомости, записки-расчеты тоже храните и держите в порядке.

Указы и распоряжения. Эти документы передают ваши распоряжения.

Другие документы

Тут все зависит от специфики вашей работы: вахтовый метод, регулярная аттестация, смены и т.д. Чем больше специфики, тем больше документов потребуется.

Помните, что правильно оформленные документы в бизнесе сберегут вам деньги, нервы и время.