Кадровый документооборот. Графики отпусков

Уважаемые коллеги!

В прошлой статье были рассмотрены требования к Правилам внутреннего трудового распорядка для работников организации (см. мою публикацию на этом сайте «Кадровый документооборот. Правила внутреннего трудового распорядка» >>>>>). Сегодня обратимся к графикам отпусков.

Что говорит закон

Необходимость разработки графика отпусков предусмотрена частью 1 ст. 123 Трудового кодекса РФ. В соответствии с ней «очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем…». График отпусков должен составляться во всех организациях. Как и в случае с Правилами внутреннего трудового распорядка, статья 309.2 Трудового кодекса РФ предоставляет возможность микропредприятиям и т.п. отказаться от ведения ряда локальных нормативных актов.

Необходимо отметить, что ряд авторов не относит график отпусков к таким документам. Роструд в своих комментариях, как правило, наоборот считает график отпусков локальным нормативным актом. Например, см. несколько устаревшее письмо Роструда от 31.10.2007 № 4414-6 «Оформление на работу у индивидуального предпринимателя», в соответствии с которым «работодатели – индивидуальные предприниматели издают локальные нормативные акты (приказы об утверждении штатного расписания, график отпусков, правила внутреннего трудового распорядка и др.)». В связи этим возможны различные толкования закона контролирующими органами, по крайней мере, на низовом уровне.

Сроки и порядок составления графика отпусков

В соответствии с ч. 1 ст. 123 Трудового кодекса РФ, график отпусков должен быть утвержден «не позднее чем за две недели до наступления календарного года».

Обратите внимание! До принятия Трудового кодекса РФ вопросы предоставления отпусков (в т.ч. и составление графика отпусков) регламентировалось действующим на тот момент Кодексом законов о труде 1971 года и Правилами об очередных и дополнительных отпусках 1930 года. В соответствии с Правилами НКТ очередность предоставления отпусков устанавливалась не позже 1 января года. Отдельные положения Правил НКТ применяются и сейчас.

При составлении графика отпусков должно быть учтено мнение «выборного органа первичной профсоюзной организации».

Работодатель при составлении графика отпусков исследует пожелания работников относительно даты начала и продолжительности отпуска, но, по мнению Роструда, «учитывать данное мнение или нет, решает работодатель» (см. письмо от 9 декабря 2020 г. №14-2/ООГ-17854).

Следует помнить о работниках имеющих право использовать отпуск в удобное для них время. Основные категории льготников:

• «по желанию мужа ежегодный отпуск ему предоставляется в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам независимо от времени его непрерывной работы у данного работодателя» (часть четвертая ст. 123 Трудового кодекса РФ);
• «перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него либо по окончании отпуска по уходу за ребенком женщине по ее желанию предоставляется ежегодный оплачиваемый отпуск независимо от стажа работы у данного работодателя» (ст. 260 Трудового кодекса РФ);
• «одному из родителей (опекуну, попечителю, приемному родителю), воспитывающему ребенка-инвалида в возрасте до восемнадцати лет, ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется по его желанию в удобное для него время» (ст. 262.1 Трудового кодекса РФ);
• «работникам, имеющим трех и более детей в возрасте до двенадцати лет, ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется по их желанию в удобное для них время» (ст. 262.2 Трудового кодекса РФ);
• «ежегодный основной оплачиваемый отпуск работникам в возрасте до восемнадцати лет предоставляется продолжительностью 31 календарный день в удобное для них время» (ст. 267 Трудового кодекса РФ).

Форма графика отпусков

После того как проект графика отпусков с учетом мнения всех заинтересованных лиц подготовлен, его следует оформить в виде единого документа. В России с 2020 года проводится эксперимент по использованию электронных документов. Вполне возможно, вскоре основной объем кадровой документации перейдет в электронную форму, но в настоящее время целесообразно придерживаться бумажной формы.

Каждая организация вправе оформить документ по собственному усмотрению, но возможно применить унифицированную форму № Т-7, утвержденную постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

График отпусков утверждается приказом руководителя организации и является обязательным для работника и работодателя. В дальнейшем, при предоставлении отпусков, работодатель обязан соблюдать требования части 3 ст. 123 Трудового кодекса РФ и уведомлять работников «под роспись не позднее чем за две недели» до начала отпуска.

С утвержденным графиком, по моему мнению, целесообразно ознакомить работников организации. В то же время в конце 2020 года Роструд высказал точку зрения, что «Трудовой кодекс не содержит прямых указаний на необходимость ознакомления работников с графиком отпусков в соответствии со статьей 22 Кодекса» (см. письмо от 9 декабря 2020 г. № 14-2/ООГ-17846).

Сроки хранения

В соответствии с приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 "Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения", графики отпусков хранятся в организации 3 года (п. 453 Перечня…). О сроках хранения кадровых документов см. мою публикацию на этом сайте «О новых сроках хранения документов (кадровая документация)» >>>>>.

Обратите внимание! Ранее действовавший «Перечень…» утвержденный приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 года № 558, который устанавливал срок хранения графика отпусков продолжительностью 1 год, утратил силу с 2020 года.

Заключение

Несмотря на определенную архаичность такого документа, как график отпусков, необходимость его ежегодной подготовки сохраняется, а его отсутствие или несвоевременное утверждение ведет к санкциям со стороны надзорных органов.

При организации и ведении кадровой документации обращайтесь к специалисту!