Когда трудовой договор может заключаться в электронном виде?

В соответствии со ст. 56, 57 ТК РФ трудовой договор (далее — ТД) должен быть заключен в виде одного документа в традиционной бумажной форме, собственноручно подписанного сторонами.

В качестве исключения ТК РФ допускает заключение ТД путём обмена электронными документами в случае, если работник выполняет работу дистанционным образом (абз. 1 ст. 312.2 ТК РФ).

Работодатель самостоятельно определяет, какие именно документы будет оформлять в электронном виде. При этом эксперимент не касается электронных трудовых книжек, переход на которые осуществляется в соответствии со ст. 2 закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ, а также электронных сведений о трудовой деятельности.

Электронный ТД в настоящее время может заключаться только в двух случаях:

1)С дистанционными работниками при их согласии.

2)С любыми сотрудниками работодателя, участвующего в эксперименте по закону № 122-ФЗ, при их согласии.

Содержание электронного ТД должно быть следующим:

удалённый формат выполнения им трудовой функции (ч. 2 ст. 57, ч. 2 ст. 312.1 ТК РФ);

нюансы взаимодействия удалёнщика с работодателем (отчёт о результатах работы, сроки отправки подтверждения получения электронного документа (ч. 3 ст. 312.3 ТК РФ);

особенности предоставления отпуска;

условие об эксплуатации удалённым работником принадлежащих ему средств и оборудования, а также порядок возмещения расходов за использование трудящимся собственного оборудования и расходных материалов (компьютер, принтер, бумага и т. д.).

Если электронный ТД заключается участниками эксперимента, то в такой договор должны быть включены следующие условия (п. 1 ст. 8 закона № 122-ФЗ):

перечень кадровых документов, в отношении которых проводится эксперимент у данного работодателя;

сведения об использовании работодателем в целях проведения эксперимента собственной информационной системы и (или) системы «Работа в России»;

способы и условия использования и хранения работодателем электронных документов, связанных с работой.

Процедура заключения электронного трудового договора

Процедура заключения электронного трудового договора законодательством детально не регламентирована. В частности, ст. 312.2 ТК РФ предусматривает, что это происходит путём обмена электронными документами.

На практике всё выглядит следующим образом.

Отправка документов работником.

Претендент на должность в электронном виде может предъявить документы, необходимые для поступления на работу (ст. 65 ТК РФ), либо направить их ценным письмом в бумажном варианте.

Если ТД заключается им впервые, то работник может самостоятельно получить документ о регистрации в системе индивидуального (персонифицированного) учёта (ч. 4 ст. 312.2 ТК РФ). ПФ РФ в письме от 28.06.2019 № 09-19/13246 разъяснил, что работник может выбрать, самому или через работодателя получить документ.

Отправка договора работнику.

Работодатель направляет трудящемуся файл с текстом трудового договора. Файл содержит электронную подпись работодателя. Будущего работника нужно в этот момент подключить к системе электронных подписей (такие сервисы существуют и предоставляют свои услуги для организаций).

Подписание договора работником.

Работник знакомится с ним, подписывает его своей электронной цифровой подписью и направляет руководителю.

Одновременно работник может подать заявление о том, что ему нужен экземпляр договора на бумаге и подписать заявление тоже электронной подписью (абз. 2 ст. 312.2 ТК РФ).

Дальнейшее оформление трудоустройства.

Работодатель помещает трудовой договор на хранение в заранее подготовленную базу данных, где документы защищены от изменений. Работодатель направляет на подпись работнику инструкцию по охране труда, должностную инструкцию и т.п. (ч. 3 ст. 68, ч. 5 ст. 312.2 ТК РФ). Данные документы содержат возможность расписаться электронной подписью в ознакомлении.

Если работник подал заявление на бумажный трудовой договор, то он распечатывается, подписывается работодателем и направляется по почте работнику.

Подпись электронного трудового договора.

Работодателю следует использовать усиленную квалифицированную электронную подпись (ст. 7 закона № 122-ФЗ, абз. 1 ст. 312.3 ТК РФ). Работнику достаточно иметь усиленную неквалифицированную или простую электронную подпись (если это предусмотрено локальными нормативными актами или трудовым договором, а также для участников эксперимента, если используется система «Работа в России»).

Подписанный таким образом документ по юридической силе равен бумажному с личной подписью стороны (ч. 1 ст. 6 закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ).

Дополнительные обязанности работодателя при заключении электронных трудовых договоров.

При заключении электронных ТД на руководство ложится обязанность обеспечить защиту персональных данных трудящихся от незаконного доступа, уничтожения, копирования и т. д., а также их хранение (п. 4 ст. 5 закона № 122-ФЗ).

Одновременно с этим работодатель обязан обеспечить доступ работника к электронному ТД, в том числе для снятия копии (пп. 5, 7 ст. 5 закона № 122-ФЗ).

Электронные ТД, заключаемые в рамках эксперимента, подлежат учёту в собственной системе учёта работодателя или в единой системе учёта электронных трудовых договоров на портале «Работа в России».

Если работодатель имеет свою систему учёта, то он обязан обеспечить её взаимодействие с системой «Работа в России» для того, чтобы работник мог обратиться к руководителю через личный кабинет на данном ресурсе (п. 15 Положения о порядке проведения эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой, утвержденного приказом Минтруда России от 14.05.2020 № 240 н).

https://rusjurist.ru/kadry/trudovoj_dogovor/trudovye-dogovory-v-elektronnom-vide/