Анализ заинтересованных сторон методом 6 шляп

Вы боитесь заинтересованных лиц, которые могут поставить под угрозу ваш проект? Используя метод 6 шляп, вы можете выяснить важные темы до того, как общаться с заинтересованными сторонами, и учесть их в коммуникационной стратегии. Доктор София Шуберт на примере объясняет, как это сделать.

Резюме руководства

• Метод 6 шляп - это метод генерации идей на основе управления инновациями.

• При управлении множеством заинтересованных сторон, преследующих очень разные интересы, важно иметь возможность рассматривать как можно больше точек зрения.

• Анализ заинтересованных сторон с использованием метода 6 шляп подходит для получения множества различных точек зрения за короткий период времени.

• Каждая из 6 шляп представляет собой вопрос или точку зрения, на которые человек в шляпе отвечает или принимает от имени заинтересованной стороны.

• Каждый соответствующий участник анализируется с помощью этого метода в отдельном процессе.

содержание

1. Креативный метод 6 шляп по Де Боно

2. Рассмотрение заинтересованных сторон с 6 точек зрения

3. Вымышленный кейс «Строительство покрытия автомагистрали A710»

4. Метод 6 шляп на роль собственника надела

5. Рекомендации по внедрению (онлайн)

6. Возможности и риски метода

7. Вывод

Важным аспектом управления проектами является управление заинтересованными сторонами, которое включает идентификацию заинтересованных сторон, анализ и оценку заинтересованных сторон, планирование и реализацию мер, а также постоянный мониторинг. Цель состоит в том, чтобы классифицировать различных участников проекта в портфеле таким образом, чтобы стали очевидными возможные конфликты и информационные потребности.

Чем точнее команда проекта оценивает отношение соответствующей группы интересов, тем легче впоследствии определить меры для эффективного вовлечения заинтересованных сторон в проект или коммуникацию по проекту. Чтобы узнать потребности заинтересованных сторон, рекомендуется использовать модификацию креативного метода « 6 шляп» .

Креативный метод 6 шляп по Де Боно

Метод 6 шляп - это метод, который используется в управлении инновациями или для генерации идей. В основе лежит центральный вопрос, который рассматривается с разных точек зрения. Чтобы подойти к наблюдению как можно более всесторонне и объективно, участникам предлагаются разные ракурсы и позы, которые представлены шестью цветными шляпами (рис.1):

• БЕЛЫЙ: фактическая фактическая позиция

• ЗЕЛЕНЫЙ: креативные идеи по теме

• ЖЕЛТЫЙ: оптимистично, смотрит на возможные положительные аспекты и возможности.

• ЧЕРНЫЙ: критическое проблемно-ориентированное отношение

• КРАСНЫЙ: эмоциональный, сентиментальный взгляд

• СИНИЙ: весь процесс структурирован и задокументирован.

Команда делит роли между собой, и каждый спорит с точки зрения своей шляпы. Чтобы облегчить изменение перспективы для участников, каждый участник получает соответствующий якорь, например, цветную шляпу или карандаш соответствующего цвета. Таким образом увеличивается отождествление с перспективой.

Изображение 1: Шесть шляп вкратце

Затем распределение меняется, и проводится новый раунд оценки. В конце концов, каждый участник должен был рассмотреть каждую точку зрения один раз.

Очень важно, чтобы таким образом идеи развивались с самых разных точек зрения и чтобы были найдены соображения, которые не обязательно должны согласовываться с субъективной точкой зрения участников. Важно: команда записывает каждую из этих идей, чтобы ничего не потерялось.

Этот метод также может быть очень легко реализован на онлайн-встречах с помощью общей интерактивной доски (например, Miro или Mural).

Рассмотрение заинтересованных сторон с 6 точек зрения

Используя метод 6 шляп для анализа отдельных заинтересованных сторон, члены команды внимательно изучают все заинтересованные стороны с точки зрения каждой шляпы. Такой подход помогает взглянуть на заинтересованные стороны с незнакомой точки зрения, что может быть особенно полезно при рассмотрении спорных тем. Для модератора - в отличие от работы в сфере управления инновациями - имеет смысл «надеть» синюю шляпу структурирующей перспективы для всего процесса.

Это сделано для того, чтобы участники не «увязли» в своих размышлениях из-за двойного изменения точки зрения. Модератор более высокого уровня, который сопровождает весь процесс, более объективен в подведении итогов и может быстрее реагировать, если команда отклоняется в неверном направлении.

На основе собранных таким образом идей затем согласовывается (например, путем присуждения баллов), какая из точек зрения лучше всего применима к соответствующей заинтересованной стороне. Эти результаты затем помогут на следующем этапе должным образом классифицировать заинтересованную сторону в портфеле заинтересованных сторон.

• Шаг 1. Сбор возможных мнений заинтересованных сторон с помощью метода 6 шляп (см. Выше)

• Шаг 2: Выбор наиболее подходящих точек зрения для каждой заинтересованной стороны путем присуждения баллов

• Шаг 3: Классификация стейкхолдеров в портфеле стейкхолдеров (рис. 2)

• Если вы классифицируете заинтересованную сторону в портфеле, перспектива, которая наиболее вероятно применима к заинтересованной стороне, берется из предыдущего распределения баллов. Буквы или цифры обычно используются для идентификации заинтересованных сторон.

Вымышленный кейс «Строительство покрытия автомагистрали A710»

Для лучшего понимания мы покажем применение метода на примере государственного проекта строительства покрытия автомагистрали над автомагистралью A710. Этот проект не сопровождался нами, и анализ заинтересованных сторон, вероятно, проводился командой проекта иначе. Однако он очень хорошо подходит в качестве яркого примера, поскольку в целом понятен, имеет далеко идущие последствия для инфраструктуры и вызывает различную реакцию у населения.

Перед тем, как начать анализ отдельных заинтересованных сторон, члены команды сначала в ходе мозгового штурма, как обычно, определяют, кто или какие группы людей внутри и вне проекта имеют законный интерес к проекту. Следующие люди или группы людей определены как возможные заинтересованные стороны командой проекта:

• местные жители

• Владельцы участков

• полиция

• Гражданское объединение

• политика

• Органы власти

• Районный офис

Вместо того, чтобы напрямую классифицировать каждую заинтересованную сторону в одном из квадрантов портфеля заинтересованных сторон, команда более подробно рассматривает каждую отдельную заинтересованную сторону со всех возможных точек зрения, используя метод 6 шляп. Благодаря такому изменению точки зрения члены команды иногда разрабатывают очень творческие сценарии того, как могла бы выглядеть реакция отдельных заинтересованных сторон на проект. Это увеличивает шанс уловить все мыслимые взгляды и возражения, которые в противном случае вы могли бы упустить. Это имеет то преимущество, особенно в области кризисной коммуникации, что меры и аргументы могут быть подготовлены заранее.

Метод 6 шляп на роль собственника надела

Каждый член команды выбирает шляпу и записывает возможные утверждения с точки зрения владельца участка на шляпе на стикерах. Для владельца приусадебного участка, например, оптимистическая точка зрения, связанная с желтой шляпой, может быть такой: «Воздух станет лучше с постройкой крышки». Однако с пессимистической и проблемной точки зрения, связанной с черной или пурпурной шляпой, отношение может быть таким: «Это опасно. Крышка непременно рухнет под постоянным напряжением». Или с эмоциональной точки зрения красной шляпы: «Строительный шум вызывает у меня стресс».

Фото 2. Мозговой штурм с шестью шляпами.

По прошествии времени (от пяти до десяти минут - в зависимости от того, насколько участники опытны в изменении точки зрения), каждый член команды кратко излагает свои идеи относительно рассматриваемой заинтересованной стороны. Теперь можно провести голосование, чтобы сузить возможные перспективы, при этом только утверждения с наибольшим количеством голосов используются для классификации заинтересованных сторон в портфеле.

Теперь члены команды меняют свои шляпы, и рассматривается следующая заинтересованная сторона в списке.

Рекомендации по внедрению (онлайн)

Чтобы использовать этот метод на онлайн-собрании, все рабочие шаги, которые в противном случае выполнялись бы вместе на стене метаплана, можно отобразить на интерактивной доске.

Чтобы метод работал, важно, чтобы каждый член команды сосредоточился на соответствующей точке зрения. В дополнение к языку полезно использовать среду визуализации, которая четко изображает шляпу, только что назначенную каждому участнику. При личной встрече можно легко использовать настоящие шляпы, чтобы участникам было легче сопереживать соответствующей точке зрения с этим якорем. На онлайн-встрече мы рекомендуем использовать изображения шляп на интерактивной доске. Дисплей также предлагает возможность определения последовательности смены головных уборов.

Изображение 3: разные шляпы для разных точек зрения

В отличие от того, что предлагал Де Боно в процессе мозгового штурма, при анализе заинтересованных сторон мы рекомендуем, чтобы каждый член команды надевал только одну шляпу на каждого заинтересованного лица. Смена шляпы происходит только тогда, когда рассматривается следующая заинтересованная сторона. В противном случае процесс становится очень сложным.

Чтобы не потерять перспективу, с которой производится оценка при сборе идей, рекомендуется использовать (цифровые) стикеры того цвета, который соответствует цвету соответствующей шляпы. Для лучшей читаемости здесь полезна фиолетовая шляпа вместо черной.

Лучше всего заранее подготовить несколько листов, чтобы собрать мнения заинтересованных сторон (по одному листу для каждой возможной заинтересованной стороны). В онлайн-инструментах, таких как Miro, эти листы также можно легко дублировать в виде так называемых фреймов.

Укажите четкое время для каждого шага. Многие интерактивные доски предлагают для этого таймеры.

Возможности и риски метода

возможности

Активно продвигаемое и осознанное выделение различных точек зрения делает анализ более объективным и полным. Это означает, что точки зрения, которые могут быть чужды отдельным членам команды, также могут быть определены более легко. Это особенно полезно, когда речь идет о спорных или политических проектах или при рассмотрении групп заинтересованных сторон, которые не представлены конкретным известным человеком. Часто бывает, когда проект очень громкий.

Чем лучше можно будет оценить отношение заинтересованных сторон к проекту, тем более подходящие меры команда сможет разработать для дальнейшего участия. Как и в случае с созданием персонажей, здесь цель состоит в том, чтобы более конкретно поставить себя на место людей и, таким образом, удовлетворить их потребности.

Выявленные возможные представления помогают команде проекта настроить FAQ (часто задаваемые вопросы) в качестве элемента коммуникации по проекту. Это позволяет команде активно реагировать на возможные возражения и вопросы. Сбор идей также обеспечивает ценную подготовительную основу в случае необходимости кризисной коммуникации.

Риски

Одна из трудностей заключается в том, что при таком подходе от участников требуется одновременная синхронизация двух точек зрения: с одной стороны, точка зрения, которую "надетая" шляпа изображает, с другой стороны, сопереживание реальной действительности. Лицо заинтересованной стороны. Особенно когда в команде возникает своего рода конкурентная динамика, это может привести к все более экстремальным или оригинальным перспективам. Поэтому важно проверить, действительно ли творчески задуманное отношение применимо к заинтересованным сторонам, стоящим за ним. Объективный вопрос модератора имеет смысл. В противном случае существует риск того, что заинтересованным сторонам будут приписаны стереотипные взгляды. В примере с владельцем приусадебного участка стереотипом может быть, например, что эти «старшего калибра» и довольно недалекие. Поэтому их ассоциируют с идеей, что в целом они мало хотят изменений и критически относятся к инновациям. Тот факт, что строительство туннеля улучшит воздух, а в то же время многие владельцы садовых участков - молодые семьи с детьми, которые ценят это и видят в нем преимущества, можно было бы упустить из виду в банальной перспективе.

Вывод

Метод 6 шляп - очень эффективный инструмент для проведения углубленного анализа заинтересованных сторон, особенно для политических проектов, которые могут потребовать хорошо спланированной коммуникации в кризисных ситуациях. Благодаря всестороннему изменению точки зрения опасения и критика могут быть распознаны раньше или вообще. Но также таким образом можно определить поддержку и положительное отношение к проекту, что также может служить полезными аргументами для общения.

В целом, можно резюмировать, что этот метод не только полезен для оценки и планирования хода проекта, но и доставляет удовольствие. Он поощряет игривый подход даже к критическим темам. Кроме того, команда может (даже) лучше узнать друг друга, и это полезно для любого сотрудничества.

литература

Скачать PDF

Подробнее ➤