Работник копит отпуска. Когда не будут платить компенсацию

Сотрудники намеренно копят отпускные дни, чтобы получить большую компенсацию. Причем иногда они рассчитывают на выплаты, даже когда не увольняются. Приходят в отдел кадров, пишут заявления, а потом скандалят, если не получают то, что хотят. После того как не получили желаемое — идут в суд и требуют выплатить большую компенсацию.

Но все чаще суды в подобных случаях встают на сторону работодателя. Почему — узнаете из этой статьи.

Работник увольняется. Что сделать, чтобы не платить компенсацию

Дни отпуска, которые сотрудник не использовал в течение работы, «не сгорают». Компания должна компенсировать сотруднику при увольнении все «долги», ст. 127 ТК.

Если человек исправно ходит в отпуск, то компенсации или не будет, или она будет небольшой. Проблема возникнет, когда сотрудник намеренно много лет не использовал отпуск, и теперь при увольнении ему положена большая компенсация.

Чтобы избежать больших компенсационных выплат, вводите жесткую дисциплину. Строгое соблюдение графика отпусков для всех сотрудников. А если работник отказывается идти в отпуск, стоит ему напомнить о том, что график обязателен для всех.

Конечно, это не означает, что не надо идти навстречу работникам, если те просят перенести отпуск. Следите, чтобы после переноса положенные дни отпуска работники отгуляли.

Особенно большая финансовая нагрузка на компанию ложится, когда увольняется руководитель. Для него работают общие правила, и компания должна выплатить полную компенсацию.

Этот работник в силу своего положения может игнорировать график, не ходить в отпуск, и кадровик вряд ли может на это повлиять.

В определенной ситуации можно не платить руководителю миллионы за неиспользованные дни отпуска, если доказать в суде, что он злоупотреблял правом. Сами пойти в суд не сможете. Но если не выплатите полную компенсацию и руководитель подаст иск, вам помогут аргументы из этого решения суда.

Работник не увольняется. Что сделать, чтобы не платить компенсацию

Компенсировать можно только часть отпуска, которая превышает 28 календарных дней. Причем расчеты нужно делать с учетом каждого рабочего года. Если сотруднику положен отпуск 28 дней, то компенсацию он получит только при увольнении.

Пример

Оплачиваемый отпуск работника составляет 40 календарных дней (28 календарных дней — основной отпуск и 12 календарных дней — дополнительный). Сотрудник отгулял 28 дней основного отпуска и 2 дня дополнительного — всего 30 дней. Кроме того, у него осталось 7 дней дополнительного отпуска за прошлый год.

По письменному заявлению работника ему можно выплатить деньги за:

— 10 дней (12 дней — 2 дня) дополнительного отпуска текущего года;

— 7 дней дополнительного отпуска за прошлый год.

Есть сотрудники, которым отпуск нельзя заменить компенсацией. Это беременные и работники в возрасте до 18 лет.

Также нельзя выплатить деньги вместо дополнительного отпуска тем, кто занят на работах с вредными или опасными условиями труда. Этот отпуск должен предоставляться только в «натуре».

Пример

Иванов работает машинистом экскаватора с двигателем внутреннего сгорания и имеет право на 12 дней дополнительного отпуска. Трофимов работает машинистом экскаватора, но с электрическим двигателем. Ему положен минимальный дополнительный отпуск продолжительностью 7 дней.

Заменить часть дополнительного отпуска деньгами работодатель может только Иванову. Если работник согласится, то получит компенсацию за пять дней отпуска.

Всем остальным работникам, которые имеют право на компенсацию, руководитель может отказать. Компенсацию платите, только если стороны договорились о ней. Требование работника выполнять необязательно.

Как считать компенсацию, если придется платить

Сроки выплаты при увольнении. Компенсацию включайте в полный расчет. Заплатить все причитающиеся суммы работнику нужно в день увольнения. Если работник выплаты не получил и предъявил требование заплатить, это требование нужно выполнить не позднее следующего дня, ст. 140 ТК.

Сроки выплаты без увольнения. В законе нет сроков, когда нужно выплатить компенсацию в течение работы. Есть Правило 1930 года, что компенсацию платят в конце года работы, п. 32 Правил об очередных и дополнительных отпусках № 169. Но в Правилах есть особенности предоставления отпусков, которые сейчас уже не применяют, поскольку они противоречат ТК.

Полагаем, что правило о компенсации в конце года работы привязано к уже не действующему правилу, которое ограничивало переносы отпусков на следующий рабочий год, п. 26 Правил.

Получается, что безопаснее всего выплатить компенсацию или вместе с отпускными, если сотрудник использует и отпуск в «натуре» и берет компенсацию, или в ближайший день выплаты зарплаты. Решите этот вопрос и закрепите в локальном акте. Так будет меньше проблем при расчетах с работниками.

Количество дней неиспользованного отпуска на день увольнения. В общем случае продолжительность отпусков исчисляется в календарных днях, ч. 1 ст. 120 ТК. Количество дней неиспользованного отпуска при увольнении, предоставляемого в календарных днях, определяется также.

Пример

Работник имеет право на ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней. Очередной рабочий год сотрудника начался 01.04.2020. С 08.11.2020 по 21.11.2020 (14 календарных дней) он использовал часть оплачиваемого отпуска за этот рабочий год. Дата увольнения — 14.03.2021. Периодов, не включаемых в отпускной стаж, не было.

Отпускной стаж без времени нахождения в отпуске составляет ровно 11 месяцев. Поэтому работник приобрел право на полный отпуск. Поскольку 14 дней из них уже использованы, компенсацию следует выплатить за оставшиеся 14 календарных дней.

Количество дней отпуска, которые можно компенсировать без увольнения. Работающий сотрудник сможет получить денежную компенсацию взамен ежегодного отпуска, только когда у него есть право на дополнительный или удлиненный отпуск. Компенсировать деньгами можно лишь часть времени отдыха, которая превышает 28 календарных дней в году. То есть в пределах обычного отпуска воспользоваться компенсацией не удастся.

При этом ограничения на количество дней, которые можно компенсировать, законом не установлены. Заменить деньгами можно дополнительные дни отдыха, положенные сотруднику за любое время.

Пример

Бухгалтер имеет право на основной отпуск продолжительностью 28 дней и пять дней дополнительного отпуска за ненормированный рабочий день.

Ее рабочий год примерно совпадает с календарным, так как она устроилась на работу в компанию в январе.

Сотрудница не ходила в отпуск в 2019 году, в 2020-м была в отпуске три недели. К началу 2021 года у нее накопилось 45 дней.

Можете компенсировать 10 дней отпуска: по пять дней за каждый рабочий год. Заменить компенсацией семь дней основного отпуска за 2019 год и 28 дней за 2020-й не получится.

Расчет компенсации при увольнении. Когда работник отработал в организации 11–12 месяцев, он должен получить компенсацию за полный рабочий год, то есть за весь ежегодный оплачиваемый отпуск.

Для расчета количества заработанных дней отпуска используется формула, п. 29 Правил об отпусках.

Исключением является случай, когда отпускной стаж работника оказался равен 11 месяцам в результате округления.

Компенсация за неиспользованный отпуск, если отпуск предоставляется в рабочих днях. Отпуск определенным категориям предоставляется не в календарных днях, а в рабочих.

Например, к таким работникам относятся сезонные работники, ст. 295 ТК, а также работники, с кем заключен трудовой договор сроком до двух месяцев, ст. 291 ТК.

В таком случае компенсацию необходимо считать с учетом иного подхода к расчету количества неиспользованных дней отпуска.

Как накажут компанию за нарушение сроков выплаты

Если организация не выплатит сотруднику компенсацию за неиспользованный отпуск в положенный срок, то инспекция может привлечь ее к материальной ответственности в размере, ст. 5.27. КоАП:

— для должностных лиц — от 10 000 до 20 000 руб.;

— предпринимателей — от 1000 до 5000 руб.;

— юрлиц — от 30 000 до 50 000 руб.

Какие документы готовит кадровик, чтобы бухгалтерия посчитала компенсацию

Для того чтобы бухгалтер посчитал и выплатил компенсацию, а вы учли дни отпуска, которые сотрудник не будет использовать в «натуре», оформите три документа.

1. Приказ. В тексте приказа укажите ссылку на закон ст. 126 ТК и количество дней отпуска, которые компенсируете деньгами. Обязательно сошлитесь на заявление работника.

Приказ о замене части отпуска денежной компенсацией

Приказ

СКАЧАЙТЕ в конце статьи

2. Личная карточка. В форме № Т-2 в разделе VIII «Отпуск» укажите:

— в графе 4 «Количество календарных дней отпуска» — число дней, замененных компенсацией;

— в графах 5–6 «Дата начала» и «Дата окончания» — комментарий о том, что дни отпуска заменены компенсацией;

— в графе 7 «Основание» — приказ (с реквизитами) о замене отпуска компенсацией.

Личная карточка с отметкой о компенсации части отпуска

3. График отпусков. В графике отпусков в графе 10 «Примечание» отметьте, что часть отпуска заменена денежной компенсацией, и укажите конкретное количество дней.

График отпусков с учетом компенсации части отпуска

Не стоит позволять «пересиживать» отпуск сотрудникам и лучше своевременно, в соответствии с графиком, отправлять их в отпуск. Есть ситуации, когда сотрудник может получить деньги вместо отпуска, но работодатель может отказать.

Особым категориям сотрудников закон запрещает менять дни отпуска на деньги. Если все же платите компенсацию, делайте это своевременно, чтобы не получить штраф.

«Работник копит отпуска. Когда не будете платить компенсацию»

© Материал из Справочной системы «Охрана труда».

Подробнее: https://1otruda.ru/#/document/189/883760/191aa86b-80f1-44fa-ab47-9dbcc65ca4b3/?of=copy-f510ed4bde