Dropbox и обязанность юриста сохранять конфиденциальность - подходит ли вам?

Наша фирма - Wenger Vieli - на раннем этапе столкнулась с проблемами, связанными с безопасностью цифровых платформ для обмена информацией, так что электронная конфиденциальная информация также находится в надежных руках.

В течение трех десятилетий общение ограничивалось личными обсуждениями, телефонными звонками, письмами, факсом и электронной почтой, но теперь существует гораздо больше способов обмена информацией. Пинги и вспышки есть на каждом устройстве и канале - от Zoom до FaceTime, от iMessage до Threema, от WeTransfer до Dropbox.

В зависимости от возраста, профессии или цифровой привязанности наших клиентов у них будут разные требования к общению. Некоторые предпочитают письма и личные встречи, в то время как другим кажется, что электронная почта слишком «старая школа». Каждый юрист должен знать всю клавиатуру и уметь виртуозно играть на ней.

Электронная переписка с чиновниками станет обязательной с 2027

г. Оцифровка переписки

с государственными служащими также увеличивается. Обязательственно-правовое право теперь считает квалифицированную электронную подпись эквивалентом подписания от руки. В то время как раньше было необходимо проводить собрания, принимать циркулярные резолюции или рассылать оригинальные документы, в наши дни протоколы заседаний совета директоров могут быть распространены среди членов по всему миру на платформах для подписания, таких как Skribble или DocuSign, чтобы они были предоставлены на законных основаниях: действительные подписи в течение нескольких минут.

В то же время различные процессуальные законы (Гражданский процессуальный кодекс, Уголовно-процессуальный кодекс и Закон об административных процедурах) требуют, чтобы кантональные и федеральные должностные лица принимали полностью цифровые документы. Подача нескольких папок с копиями вложений и поиск почтового отделения, которое все еще открыто, чтобы уложиться в срок (что дает многим судебным адвокатам «толчок»), заменяется несколькими щелчками мыши для отправки материалов и прикрепления к должностным лицам через электронные платформы - из офиса, дома или любого выбранного места. Швейцарское федеральное правительство поставило перед собой цель сделать электронную переписку обязательной для государственных служащих и юристов, начиная с 2027 года (Project Justitia 4.0).

Проблемы для юристов

Все эти события создают проблемы для юристов. Две такие проблемы возникают из уголовного права и законов о защите данных, с одной стороны, и из закона об агентских услугах, с другой. Во-первых, защита данных клиента по-прежнему будет иметь первостепенное значение, независимо от выбранного режима связи. Во-вторых, закон о представительстве по-прежнему будет требовать, чтобы юристы всегда могли отчитываться за свою работу. Это означает, что они должны надлежащим образом документировать как свой рабочий продукт, так и свое (электронное) взаимодействие с клиентами и третьими сторонами. Учитывая разнообразие возможных форм общения, ни один из них не будет простым, особенно когда общение происходит на платформах сторонних провайдеров.

Могут ли юристы сохранить конфиденциальность о Dropbox, Zoom и т. Д.?

Способность юристов сохранять конфиденциальность в облачных вычислениях уже давно вызывает озабоченность. Вопросы, возникающие в отношении защиты данных клиентов и обеспечения конфиденциальности юридических вопросов, обычно связаны с цифровым общением не только с клиентами и третьими сторонами, но и с инфраструктурой, используемой юристами. У фирмы есть собственный сервер данных или сторонняя инфраструктура?

В последнем случае, где расположены его серверы, кто может получить к ним доступ и как, и как внешний провайдер гарантирует отсутствие несанкционированного доступа или потери данных?

В настоящее время установлено мнение, что в принципе юристы могут использовать сторонние сервисы для хранения электронных данных, не нарушая обязанности по сохранению конфиденциальности. Им разрешается получать поддержку от вспомогательных лиц, которые по контракту обязаны соблюдать такую ​​же конфиденциальность, что и юрист, и защищать данные клиентов. В большинстве случаев использование специализированного партнера по ИТ-аутсорсингу даже повышает безопасность данных; Ключевые слова здесь - безопасная инфраструктура и избыточное хранилище данных за счет постоянного зеркалирования данных в центрах обработки данных в разных местах.

Особого внимания заслуживает структурирование договоров с партнерами по аутсорсингу. Сохранение конфиденциальности информации клиента (включая информацию, защищенную уголовным законодательством) не допускает никаких ограничений, таких как обширные ограничения ответственности. Третьи стороны должны нести те же обязанности по защите, что и сами юристы. То же самое относится к другим третьим сторонам, чьи услуги могут использоваться в рамках отношений между юристом и клиентом, включая платформы для общения или обмена файлами, электронные переводы и облачные службы Windows.

Необходимо отдельно пояснить для всех этих приложений - многие из которых все еще доступны бесплатно и широко используются определенными типами клиентов (например, стартапами) - как эти приложения работают в отношении хранения и шифрования данных. переданы и с учетом возможного доступа посторонних. Чтобы сохранить конфиденциальность, которую должны соблюдать юристы и, следовательно, соответствовать профессиональным требованиям, может потребоваться отказаться от бесплатной версии приложения и вместо этого использовать платную версию, обеспечивающую лучшую защиту, или, в крайних случаях, не использовать определенное приложение в все. В любом случае любой запрос клиента на использование приложения такого типа должен быть задокументирован таким образом, чтобы его можно было проверить.

Файлы корреспонденции в цифровую эпоху.

Надлежащее хранение и архивирование файлов клиентов - серьезная проблема, даже если компания стремится к безбумажной работе. Во-первых, некоторые бумажные документы (такие как нотариальные акты, завещания и оригиналы договоров) по-прежнему должны быть физически созданы и храниться в течение длительного времени. Помимо неизбежного вопроса о том, стоит ли задокументировать определенную переписку (например, простые соглашения о соблюдении), возникает новый вопрос, связанный с необходимостью документировать переписку по различным каналам (например, соответствующие текстовые сообщения на смартфонах или записи чата на приложения, используемые совместно с клиентами, например MS Teams). Эта проблема особенно остро стоит, когда обмен информацией (в том числе проектами договоров) происходит на платформах, неподконтрольных юристу. Может быть сложно разработать единые процедуры и обеспечить соблюдение правил в этой области, но каждая юридическая фирма должна приложить усилия для этого.

Сохранение конфиденциальности

Это трюизм, что никто не может отказаться от цифровизации. Это также относится к области права, которая обычно считается консервативной. Когда компания станет средней по размеру, в нее войдут советники из четырех разных десятилетий и клиенты с разными потребностями в личном и цифровом общении. Учитывая разнообразие сегодняшних проблем, каждая юридическая фирма обязана внимательно следить за проблемой цифровизации и регулярно адаптировать свои внутренние процедуры. Таким образом гарантируется, что фирма и ее индивидуальные консультанты всегда соблюдают правила, применимые к их профессии, и продолжают защищать законные интересы своих клиентов, обеспечивая наилучшую возможную защиту их конфиденциальной информации.

источник: https://www.hg.org/legal-articles/dropbox-and-a-lawyer-s-duty-to-maintain-confidentiality-a-good-fit-60530