Закон о кадровом ЭДО принят

С 22 ноября 2021 вступили в силу поправки в ТК РФ (377-ФЗ) по части кадрового ЭДО. Теперь можно оформлять все кадровые операции электронно, без дублирования на бумаге: трудовые договоры, графики отпусков, обходные листы, уведомления, соглашения.

Что нового

Создавать, хранить и подписывать электронные документы можно в информационной системе работодателя, такой как СБИС.

Работники смогут подписывать документы электронной подписью. Есть 5 разновидностей — вид ЭП зависит от того, какую задачу вы решаете.

Если ведете кадровый ЭДО, нужно вести и электронный кадровый архив.

Применение ЭДО необходимо зафиксировать внутренними документами.

На бумаге по-прежнему остаются: приказ об увольнении, акт о несчастном случае на производстве, журналы инструктажей по охране труда, бумажные трудовые книжки (пока работник не выберет электронную) и форма СТД-Р.

Трудовой кодекс РФ вводит электронный документооборот в сфере трудовых отношений для всех работодателей. Создавать, хранить и подписывать кадровые документы в электронном виде будут на портале «Работа в России» или в информсистеме работодателя, такой как СБИС. Трудовые договоры и заявления на увольнение разрешили подписывать электронными подписями портала госуслуг и неквалифицированными ЭП.

С января 2022 у кандидатов без трудового стажа не станут спрашивать согласия на электронное взаимодействие с работодателем.

Электронно все, кроме 5 документов

Новый закон разрешает создавать, отправлять работникам, подписывать электронно любые кадровые документы. От трудового договора до заявления на увольнение. Дублировать их на бумаге работодателю не нужно. Но есть особенности.

В бумажной форме остаются

Приказ об увольнении

Акт о несчастном случае на производстве по форме Н-1

Журналы инструктажей по охране труда

Бумажные трудовые книжки, пока работник не выберет электронную трудовую

Сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р работник вправе получать как на бумаге, так и в электронном виде.

Почему эти документы оставили на бумаге

Представители Минтруда на совещании с участниками кадрового эксперимента 16.11.2021 объяснили исключение особой важностью документов. И это логично.

Так, приказ об увольнении работник оспаривает при несогласии с увольнением. Сроки рассмотрения споров о восстановлении на работе сокращенные. Приказы оставили на бумаге, чтобы не затягивать и не усложнять судебное производство пока малоизвестным ЭДО.

Акты о несчастных случаях и инструктажи по ОТ связаны с безопасностью работника, его жизнью. При несчастном случае на производстве органы власти порой изымают журналы инструктажей, чтобы исключить их оформления задним числом. Изъятие бумажных документов, по-видимому, пока проще.

Трудовые книжки и Сведения по форме СТД-Р регулируются специальной статьей 66.1 Трудового кодекса РФ, поэтому они не попадают под действие новых статей 22.1–22.3 ТК РФ.

Электронные подписи госуслуг и НЭП

По новому закону работодатель должен за свой счет выдать работникам электронные подписи. Разрешили 5 разновидностей электронных подписей (ЭП). Простая электронная подпись — ПЭП, усиленная неквалифицированная подпись — НЭП, усиленная квалифицированная — КЭП. Их особенности регулирует закон 63-ФЗ «Об электронной подписи». Плюс закон упоминает еще 2 особенные подписи с портала госуслуг: ПЭП госуслуги и НЭП госключ.

Вид ЭП зависит от того, какую задачу вы решаете и какую систему используете.

Хотите, чтобы личность работника дополнительно подтвердил удостоверяющий центр или государство — тогда подойдут КЭП, НЭП госключ, ПЭП госуслуги.

Доверяете кадровику — тогда выбирайте НЭП и выдавайте ее в момент приема на работу.

Желаете забыть о ручном вводе данных паспорта и заполнять трудовой договор по сканам документов, но подписывать документы пока будете на бумаге. Тогда просто подключите СБИС Управление персоналом и не выпускайте никакие подписи.