Перед отправкой PDF-файла по электронной почте всегда следует делать это

На местном уровне наша команда работает со всеми типами файлов, как мультимедийными, так и офисными. Формат, который не перестает расти с точки зрения использования, — это популярные файлы PDF, которые мы в настоящее время используем для множества задач.

Сначала это был тип файла, разработанный гигантом Adobe, который позже сделал его доступным для всех. Следовательно, мало-помалу он распространяется на множество секторов, как профессиональных, так и конечных пользователей. На данный момент мы используем эти файлы в формате PDF, о которых мы вам рассказываем, для хранения документации, заполнения форм, отправки счетов и бюджетов, в качестве официальной документации и многого другого.

Все это благодаря характеристикам и способам использования, которые он представляет нам априори. Следовательно, во многих случаях мы склонны делиться этими файлами или отправлять их через Интернет. На этом этапе мы должны принять во внимание, что в некоторых случаях эти файлы содержат личную информацию, которую мы не хотим попасть в чужие руки. В то же время мы часто отправляем большое количество из них самостоятельно, например, по электронной почте.

Поэтому, а также для того, чтобы облегчить отправку этих файлов, а также защитить все их содержимое, мы всегда должны делать определенные вещи.

Защитите доступ паролем

Довольно часто документы такого типа в формате PDF отправляются по электронной почте, независимо от того, официальные они или нет. Однако в качестве меры предосторожности рекомендуется в определенных случаях защищать содержимое этого документа, например, с помощью пароля. Нужно учитывать, что большинство программ, совместимых с этим форматом файлов, дают нам такую ​​возможность.

Обычно у нас есть возможность добавить пароль с помощью определенной функции конкретного приложения или просто, когда мы собираемся сохранить исходный файл, как в Microsoft Word. Очевидно, нам придется сообщить этот пароль получателю файла другим способом или произнести его вслух.

зашифровать файл

Еще одна мера безопасности, которая является еще более радикальной или может дополнить упомянутую выше, — это шифрование содержимого этого PDF-файла. Таким образом, даже если вы получили соответствующий пароль, о котором мы упоминали ранее, вы не сможете получить доступ к этому контенту, если не используется соответствующий алгоритм дешифрования. Одно из самых простых приложений, которое мы можем найти для этого типа задач, называется AES Crypt.

Это программа, которую мы можем использовать в нескольких операционных системах и которая отличается хорошей производительностью и простотой настройки и использования.

Сжать их и включить в ZIP

В случае, если мы собираемся поделиться или отправить большое количество файлов с такими характеристиками, иногда и отправка, и получение могут стать неприятностью. Поэтому всегда будет удобнее их немного сжать, чтобы ускорить процесс отправки как таковой, и объединить все эти файлы в один. Для всего этого мы можем использовать программу сжатия файлов, как, например, в случае с Bandizip.

Это проект с открытым исходным кодом, который позволяет нам использовать множество форматов сжатия и даже назначать пароль для файла, который мы создаем.

Источник