Почему совещания снижают производительность (и что с этим делать)?

Совещания отнимают много времени и приводят к увеличению продолжительности рабочего дня.

Что говорят исследования о достижении продуктивности

В отчете американской компании Harvard Business Review более 70% из 182 опрошенных руководителей высшего звена согласились с тем, что совещания бесполезны и неэффективны. Респонденты заявили, что совещания мешают им выполнять свою работу (65%), проводятся в ущерб более глубокому мышлению (64%) и упускают возможность сплотить коллектив (62%).

Социологическое исследование показало, что плохая подготовка участников (28%), отсутствие командного общения (20%), несоблюдение распределения времени (17%), отсутствие последующих заданий (25%) и отсутствие протокола (13%) являются основными проблемами некоторых непродуктивных совещаний.

Помимо снижения производительности, чрезмерные собрания могут даже представлять угрозу для здоровья. По словам генерального директора Public Health England Дункана Селби, сидение на совещаниях замедляет обмен веществ и снижает способность организма регулировать уровень сахара и, следовательно, кровяное давление. Эти эффекты могут привести к ожирению, диабету, раку и даже смерти.

Как максимально использовать время встречи

Вероятно, нереалистично думать о полном отказе от встреч. Однако значительное сокращение частоты и количества времени, затрачиваемого на них, может повысить удовлетворенность сотрудников и производительность. Вот 9 способов сделать встречи более продуктивными:

1. Попробуйте провести пешеходную встречу.

Подумайте о том, чтобы проводить собрания пешком, а не сидя. Пешие собрания могут быть полезны для здоровья участников. Ранее упомянутый опрос Beenote показал, что большинство собраний длятся от 30 минут до одного часа. Если вы идете в среднем со скоростью 20 минут на милю (около 2000 шагов на милю), это может привести к дополнительным 3000-6000 шагов за встречу. Поскольку 60% опрошенных участников заявили, что проводят собрания несколько раз в неделю, это может привести к некоторым серьезным общим преимуществам для здоровья. Кроме того, сотрудники могут сэкономить некоторое личное время после работы, которое в противном случае они бы все равно потратили на прогулку, улучшая баланс между работой и личной жизнью.

2. Установите строгие временные ограничения.

Время ваших сотрудников ценно, поэтому ограничьте продолжительность совещания одним часом или меньше, если можете. И завершите встречу вовремя, даже если тема повестки дня не завершена. Когда вы устанавливаете строгие временные ограничения, сотрудники могут лучше спланировать свой рабочий день с учетом собрания, ожидая, что их освободят от собрания вовремя. Кроме того, это заставит организаторов собраний ограничивать свои повестки дня только теми темами, которые действительно важны.

3. Заранее составьте и распространите повестку дня собрания.

Заранее подготовьте четкую повестку дня, в которой будет указана цель собрания и ожидаемые результаты. Убедитесь, что повестка дня содержит ограниченное количество пунктов для принятия мер и обсуждения. Эта повестка дня собрания поможет провести собрание в нужном русле и поможет вам придерживаться запланированного срока.

4. Определите четкие, назначенные пункты действий после собрания.

Никто не хочет посещать бессмысленную встречу, которая ничего не дает, но это происходит слишком часто. Убедитесь, что существуют конкретные и выполнимые последующие задачи по решениям, принятым на собрании, в том числе, кто несет ответственность и подотчетен по каждому пункту. Эта ясность поможет придать вашей встрече цель и поставит вашу организацию в наилучшие условия для достижения успеха. Создание пунктов действий после собрания также поможет подготовить сотрудников к следующему собранию, поскольку они смогут сообщить о своих успехах или результатах.

5. Отправьте дополнительную информацию и детали.

Если во время собрания обсуждается несколько важных деталей, дайте понять сотрудникам, что вы будете распространять информацию после собрания. Это освободит сотрудников от необходимости делать подробные заметки о собраниях и позволит им лучше участвовать в обсуждении. После собрания не забудьте отправить дополнительную информацию.

6. Не проводите собрания по обновлению статуса.

Распространенная фраза, которую можно услышать в офисе: «Эта встреча могла быть перепиской по электронной почте». Избегайте ненужных совещаний, тактически подходя к типам совещаний, которые вы проводите. Не используйте встречи для обновлений или распространения информации, которые могут быть обработаны другими способами, такими как электронная почта.

7. Начинайте вовремя.

Всегда начинайте собрание вовремя и не разрешайте участникам участвовать в нем через 15 минут. Кроме того, не тратьте время на информирование опоздавших о том, что они пропустили. Если у вас войдет в привычку начинать собрания вовремя, у сотрудников выработается привычка приходить на собрания вовремя. Это поможет вам провести собрание в нужное русло и уложиться в установленные сроки.

8. Установите ограничение на размер собрания.

Небольшие собрания поощряют большая часть сотрудников, поэтому хорошей практикой является ограничение числа людей, участвующих в каждом собрании. Хотя в идеале может быть от семи до девяти участников, ваше количество участников собрания в конечном итоге будет зависеть от размера вашей команды. Хороший способ сократить количество встреч - пригласить на них только необходимые стороны. Незваные сотрудники оценят меньшее количество встреч, а те, кто их посетит, скорее всего, выиграют от более продуктивной встречи.

9. Поддерживайте разговор в нужном направлении.

Если вы являетесь ведущим собрания, контролируйте обсуждение, не позволяя отдельным участникам доминировать в разговоре или повторять то, что уже было сказано. Вы также можете изучить другие способы обмена контентом на собраниях, включая альтернативы мозговому штурму, презентациям и использованию средств массовой информации и технологий.