Первичная документация

Все мы так или иначе работаем в офисе. Кто-то работает в коммерческой организации, а кто-то в казенном учреждении, кто-то сам на себя. Но все мы работаем с документами. В данной статье я затрону вопрос первичной документации при заключения договоров поставки, выписке счетов-фактуры, спецификаций и т.п. Опять же, все мы заключаем какие-то договора и на своих примерах будет очень легко разобраться в возникающих в работе проблемах, а возможно, и предупредить их появление в будущем.

Далее, я буду писать максимально последовательно все этапы взаимодействия исполнителей с клиентами, документами и их исполнение. И давать сноски, рекомендации. Чтобы моя статья смогла помочь вам, заставила задуматься над этим читателей. А не просто носила информативный характер.

В договорных отношениях, отношения между сторонами начинается с договора. Так как мне ближе продажи, буду писать про договоры-поставки и остальные вытекающие документы. Каждый сможет провести аналогию для себя.

На каждом предприятии установлены типовые формы договоров, которые штатные юристы выстрадали с течением приобретенного опыта. Такие договоры требуют заполнения пробелов, внесения различных правовых форм в преамбуле, коммерческие условия, которые согласовываются с руководителями, указываются контактные данные сторон, вставляются реквизиты.

ВАЖНО! У кого еще не сделано-нужно сделать. Необходимо ограничить исправления пунктов типового договора. Оставить только разделы для заполнения данных менеджером. Если что-то не устраивает партнера, то просим либо протокол разногласий, либо свою форму договора.

ВАЖНО! На самом начальном этапе относимся к договору уважительно. Соблюдаем минимальные требования, деловую этику, культуру. Уважаем своих партнеров-клиентов. Возможно на другой стороне сидит образованный юрист, начальник строительной фирмы, который хочет потратить несколько миллионов рублей, а вы ему скинете на ознакомление форму договора поставки с ошибками. Поверьте, договор может вовсе не состояться.

Далее. В большинстве случаев договор готов. Он передается руководителю для дальнейшего подписания у директора. Конечно, руководитель проверит этот договор. Но как показывает опыт, часто пропускает ошибки. Не проявляет должной осмотрительности.

Также не забываем про необходимые учредительные документы для понимая сведений организации, полномочий руководителя, адресов, телефонов и все прочего.

ВАЖНО! Руководитель должен проверить договор полностью, сверить все учредительные документы, сопоставить представленные документы, данные руководителя через платные сервисы - это в идеале. Даже, если эта функция лежит на другой службе, непосредственно руководителю службы нужна возможность проверки данных.

Вроде бы все кажется просто, даже в какой-то мере безответственно. Бумага и бумага. Написал, заключил, номер поставил, занес в систему и всё. Впереди нас ждет только исполнение.

Однако, не все так просто. С чем приходилось сталкиваться в работе?

Начнем с элементарного. Например, часто видим подписанные документы факсимиле. Вроде бы, ничего страшного. Некоторые на этапе проверки заворачивают факсимиле. Кто-то не обращает внимание. Но нет, я не раз сталкивался с проблемами из-за всего лишь факсимиле.

ВАЖНО! Принимать или нет факсимиле каждый руководитель решает сам. Однако, некоторые бухгалтерские документы нельзя подписывать факсимиле. Также на этапе судебных разбирательств можно столкнуться с недобросовестностью. Например, юристы фирмы могу начать выводить руководителя из под ответственности путем отказа волеизъявления руководителя, начнут обвинять линейного сотрудника в превышении должностных полномочий. Бывает всякое.

Как избежать проблем с факсимиле? Если факсимиле у вас, то укажите в типовом договоре, когда факсимиле может использоваться. При полном доверии персоналу, просто подпишите, что стороны принимают факсимиле руководителей в документах. Если факсимиле у второй стороны, тогда вы решаете какими формулировками хотели бы себя обезопасить. Но на самотек пускать не стоит. Зачастую на предприятиях относятся к факсимиле очень просто, как облегчение нагрузки на директора, оперативности и т.д.

Главное помнить, что любой халатно подписанный договор дает о себе знать только тогда, когда неожиданно возникает казус. Испортились отношения с поставщиком, долги, несоответствие выполненных условий и приехали.

Этот момент предусмотрели, идем дальше. Договор составили. Все его проверили. Согласовали. Условия тоже согласовали. Установленным образом подписали.

ВАЖНО! Случается, когда мы сотрудничаем по счету оферты (без договора). ГК РФ нам этого не запрещает. Но это отделаются тема.

Менеджер получил подписанный договор. Что дальше? Ну давайте про хранения документов. У все хранятся документы по-разному. Я же предлагаю максимально эффективный и безопасный вариант хранения документов. Оригинал договора копируем с листом согласования на ПК, желательно в общую папку. А сам физический договор сдаем в бухгалтерию, архив, в шкаф руководителя. Чтобы договор никуда не пропал. Для чего?

Предположим. Менеджер Василий подписал с клиентом договор с отсрочкой платежа 1млн.руб. Клиент приобрел товар, попросил доставку. Товар уехал, логисту документы подписали закарючкой. Василий уволился. Срок оплаты подходит, клиент не але. Едем по месту, там таких не было. Ищем договор, а его нет. Первичку тоже никто не подписал водителю Игорю. Василий ничего не знает. Приехали… История реальная, имена заменены на вымышленные. Так что хранение документов, проверка и хранение первичных документов, должна быть только в зоне ответственности начальника на месте работы исполнителей. Учитывайте это в работе.

ВАЖНО! Переодически просите ИТ службу делать копию системных папок. Бывало даже система слетала, все данные пропадали. Ну и чтобы обезопасить данные ставим запрет на их удаление из общих папок.

Теперь мы имеем готовые документы для работы: подписан договор, установлены все существенные условия, определены исполнители и подписанты с обеих сторон. Документы скопированы в случае необходимости их использования в работе, например, для написания претензий, уточнения пунктов договоров и т.п. и скан найти легче на ПК, чем в папках. Оригиналы договоров под контролем начальника. Идем далее.

Доверенности на сотрудников имеющих право подписывать первичную документацию. Очень часто бывает, что такая доверенность существует в единственном экземпляре, которая постоянно меняется по факту устройства на работу новых сотрудников.

ВАЖНО! Не забываем обновлять внутренние доверенности при устройстве новых сотрудников.

ВАЖНО! Вернемся к началу. На этапе составления формы договора учитывайте пункт об электронном документообороте, который, последнее время, становится все популярнее. Если вы собираетесь принимать или обмениваться первичными документами в электронной форме, то пропишите это в договоре. Я редко встречаю такие пункты в договорах, в его наличие обязательно.

Исполнение договора.

Поступает запрос от клиента. Менеджер выставляет коммерческое предложение. На этом этапе важно, чтобы менеджер отдавал отчет своим действиям, знал ценообразование, не устанавливал дополнительные скидки в ручную, согласовывал наценку с линейным руководителем. Также немаловажно это установка срока действия предложения. Т.к. клиенты бывают разные. Мне приходилось сталкиваться, когда клиенты оплачивали счета полугодичной давности, а месяц или два это регулярно. Так что это обязательно.

ВАЖНО! Установить срок действия предложения. Например 1 или 3 календарных дня. Важно, не рабочих. Ставьте всегда календарные дни. Это безопаснее. Можно выйти с выходных и узнать об удорожании товара, услуг и по закону будете оказывать услугу в минус.

Что еще важно знать на этом этапе? Например, я предлагаю в подписи письма или в самом коммерческом предложении указывать про не является офертой и то, что отправка письма или предложения не является заключением договора. Бывали и такие ситуации.

Предположим все хорошо. Всем все отправили, товар или услуга понравились. Клиент сказал ДА!Менеджер в состоянии эйфории. Глаза стеклянные, потому что эндорфины зашкаливают. Во рту привкус железа от выработки адреналина, состояние победителя. Теперь ему нужно оформить это клиентское ДА! официально. Часто на практике менеджер все подтвердил, поспешил. Товар заказан, денег потратила фирма 300 000 руб. А клиент через пару дней не подписал спецификацию. Не дал письменного подтверждения.

ВАЖНО! Пока линейный руководитель не проверит документы, условия, экономику подтвержденного заказа, менеджер выполняет только работу по переговорам, уточнениям, подготовки документов. Обязательно нужно предупреждать смежные службы о том, что менеджер не может подтверждать самостоятельно заказы.

Что нужно сделать? Менеджер должен понимать специфику. Не будем вдаваться в детали. Товары, услуги бывают разными. Важно понимать следующее. В каждом договоре-поставки должно быть приложение 1 как выглядит пример счета-фактуры (УПД) и приложением 2 спецификация. Также коммерческие условия по поставке и каким образом подтверждается заказ клиента. Проще всего указывать спецификацию или оплату товара согласно ГК РФ. Главное, чтобы клиент дал письменное подтверждение. Если это заказная позиция то, например, предоплата и подписанная спецификации. Если отсрочка платежа, то обязательно спецификация с полным, исчерпывающим списком всех требований: от товара, сроков, адреса поставки, до срока оплаты, претензий по несоответствию и т.п. не избегайте предоставления заблаговременно сканы сертификатов на товар, чтобы избежать ошибки клиента. Если товар заказной и его еще будут производить на заводе под вашего клиента, то еще нужен и паспорт на товар, но его выдают после выпуска. В этом паспорте должны быть казаны все основные характеристики из чертежей, проекта заказчика (клиента).

ВАЖНО! Нужно указывать в договоре и пункт с приемом сканов документов до обмена оригиналами. Также указываем, что сканы признаются сторонами до обмена при наличии в этих сканах подписей и печатей организаций. Обязательно указывайте каким образом эти сканы должны поступить, чаще всего указывается электронная почта.

Этап пройден. Заказ получен. Отработан. Предоплата, например 50%, получена. Спецификация подписана. Обмен сканами произошел. Оригиналы отправлены почтой. Поставка через 14 дней.

Товар поступил на склад. Информируем клиента. Об оплате. Рассмотрим пример отгрузки товара после внесения всей суммы за товар. Клиент спешит, переводит деньги, скидывает платежку и летит. Менеджер готовит документы, клиент прибегает, отдает платежку, получает товар и все счастливы.

Кроме руководителя, который на следующий день узнает, что деньги за товар не поступили.

ВАЖНО! Обязательно информировать менеджеров о неистовой хладнокровности. Нельзя поддаваться на провокации. Платежка, пожалуйста, если ты близкий родственник и то, даже это не важно. Только подтверждение от бухгалтерии, что денежные средства поступили на счет. Исключение это только проверенные клиенты, за которых может поручиться руководитель или менеджер, который готов сам отдать деньги, если клиент не оплатит. Консультируем исполнителей.

Идем далее, бухгалтерия подтвердила. Деньги поступили. Менеджер готовит документы, клиент оказался из Владивостока, а мы в центральной части страны. Клиент подписывает документы, либо с печатью, но ставит свою фамилию или подписывает без доверенности, или подписывает с доверенностью, но в доверенности нет его подписи…

ВАЖНО! Очень часто случается, что в бухгалтерию поступают документы с ошибками. Что нужно для минимизации этих ошибок? Пример доверенности у каждого менеджера, пример заполнения и проверка основных проблемных мест при подписании документов. Всё ошибки однотипные. Если с печатью, то должен расписываться уполномоченный сотрудник. Мы ведь помним, на этапе заключения договора был в учредительных документах приказ на право подписи. Вот этот человек и может подписываться без доверенности. Его подпись как в приказе. Желательно и копию паспорта подписанта, чтобы и как в паспорте. Второй вариант это доверенность. Есть установленная налоговой службой форма доверенности. В ней менеджер должен проверить срок доверенности, две организации: свою и клиента смотрим ИНН при наличии, паспортные данные, срок доверенности и даты счета-фактуры должны соответствовать, наличие должности ФИО, подписи получателя, список товаров и номер УПД. Только так. Самое простое с чем можно столкнуться-это просто вам придется бегать за клиентом, искать его во Владивостоке, писать письма, чтобы привести документы в порядок. Но нельзя забывать о риске, что товар заберет недобросовестный гражданин. А вы будете выплачивать все деньги. Такие ситуации тоже встречались. Много раз.

Немного про отгрузку товара с отсрочку платежа, с доставкой, транзитные поставки. Бывает, что логистика тоже ошибается или менеджер не прокрутил весь алгоритм заранее, до отправки машины.

ВАЖНО! Менеджер исполнитель. Он должен контролировать, а именно осуществлять контроль с момента загрузки груза, до его разгрузки, получения подписанных документов после. Главное, это наличие информации у логиста, водителя кому отдавать, кому звонить, кто может подписать, копию доверенности. Фото товара в момент загрузки и в момент прибытия груза. Напоминаем логисту об этом.

Как может быть? Водитель без должных указаний может отдать товар кладовщику, который даже и прав на подпись не имеет. А то и классика-это отгрузка без подписания каких либо документов. Кто такой Иванов? Или не помню, была или нет машина… Было у нас и такое. Машину 20 тонн не хотели признать. Не было и всё тут. Так что консультируйте постоянно сотрудников, проверяйте оформление первичной документации, ТТН, доверенностей.

Предположим все отгрузили. Все хорошо. Осталось основных две ситуации, которые могут возникнуть: при отсрочке - задолженность или невозврат денег и возможный возврат товара или денежных средств за услуги в связи с несоответствием товара.

Эти темы можно расписывать отдельными статьями. Но важно помнить, что в случае задолженности мы соблюдаем досудебный порядок (претензии) и подаем в суд незамедлительно. При соблюдении всех вышесказанных пунктов, мы не столкнемся с проблемой взыскания задолженности через Арбитраж.

ВАЖНО! Незабываем про перестраховку, опережая подобные события, путем заключения договоров поручительства за юр.лицо с физ.лицами и с подтверждением какого либо имущества. При этом, проверяем на состояние банкротства и через сайт ФССП, на предмет банкротства физ.лица и задолженностей соответственно. Этого будет достаточно, чтобы составить финансовый портрет гражданина. При этом, пока идет досудебное разбирательство, можно подключиться заявлениями в надзорные ведомства. Реально помогает.

ВАЖНО! Вытекающие ситуации по хранению счетов фактуры. Про договоры мы помним. Оригиналы, которые потребуются нам в суде, мы убрали от исполнителей. А что с УПД? Оригиналы отгрузочных документов мы тоже должны предоставить оригиналы. Их тоже храним организованно и таким образом, чтобы был один ответственный сотрудник за эту номенклатуру. Спрос с ответственного. Ну или просто передаем в бухгалтерию. Без оригиналов вышесказанных документов мы с вами будем в сложной ситуации на судебном процессе.

В случае возврата товара или денежных средств, нужно быть максимально внимательными. Если все документы были подписаны, значит товар был передан надлежащего качества. ЗЗПП на юр.лиц не распространяется. Есть невозвратная категория товара. Случаи бывают разные. Но повторюсь, при соблюдении всех вышеперечисленных пунктах юридических проблем не возникнет.

Контроль и ответственность при заключении договоров лежит полностью на сотрудниках отдела, подразделения, на менеджерах и руководите. В связи с этим нужно моделировать все возможные обстоятельства и предвидеть возможные казусы и стараться контролировать свои действия при работе с ценными документами.