Использование эффективной профессиональной электронной подписи.

Сегодняшние деловые электронные письма эквивалентны коротким письмам прошлых лет, содержащим приветствие, четко изложенную информацию и заключение, которое часто включает строку для подписи.

Ваша электронная подпись оставляет читателю дружеское прощание и способы связаться с вами. Он предоставляет достаточно информации, чтобы представить вас как профессионала, не вызывая отчаяния в отношении будущих контактов.

Хорошая подпись электронной почты

Сколько информации «достаточно»?

Ваше имя

Должность и/или название компании

Необязательно: физический адрес

Номер телефона (достаточно одного, но два при необходимости)

Адрес электронной почты

Вебсайт компании

Необязательно — сайты социальных сетей, которыми вы пользуетесь чаще всего.

Необязательно: слоган компании, призыв к действию или содержательная цитата.

Последние пункты являются необязательными, потому что, если вы не очень активны в социальных сетях, вероятно, лучше не предлагать этот метод как способ подключения. А если вы занимаетесь продажами или маркетингом, слоган компании или призыв к действию могут привлечь внимание. Говорите коротко, но эффективно.

Подпись электронной почты с приведенной выше информацией, используемой надлежащим образом, может выглядеть так, как у этого вымышленного персонажа:

Дэнни Блендин

Менеджер по работе с клиентами, Kai-Med Associates

Телефон: 423-689-2326

Электронная почта: danny.blendin@kaimedassociates.com

Сайт: www.kaimedassociates.com

Неэффективная подпись электронной почты

Что не так с этой электронной подписью?

Дэнни Блендин

Менеджер по работе с клиентами, Kai-Med Associates 4771

Spectrum Ave

Somewhere, US 87635

Офис : 423-826-7381

Мобильный телефон: 423-689-2326

Факс: 423-826-7583 Эл. MedAssociates Twitter: www.twitter.com/dannyatkaimed Skype

: dannyatkaimed

Если вы думаете, что слишком много информации трудно прочитать, вы правы. Конечно, Дэнни — менеджер по работе с клиентами, который хочет быть доступным для своих потенциальных клиентов и клиентов. Но тут он немного переборщил.

Решая, какие способы связи включить в свою подпись, подумайте о наиболее удобных способах связи с вами. Является ли ответное электронное письмо лучшим? Вы обычно доступны по телефону? Какие методы предпочитают ваши клиенты?

Ваша заключительная линия

Строка непосредственно перед вашей подписью электронной почты является вашей заключительной строкой. Это служит напоминанием о вашей доброй воле и должно соответствовать вашему сообщению. Если ваше предполагаемое сообщение имеет твердый тон, вы не захотите заканчивать словами «Ура!»

Вот некоторые профессиональные закрытия, которые следует учитывать:

Искренне

С уважением

С наилучшими пожеланиями

С уважением

С уважением или С уважением

С наилучшими пожеланиями

Всего наилучшего

Лучший

Заключительное предложение для замены, если вы думаете, что пришло время познакомиться поближе:

Хорошего дня!

Спасибо!

Счастливых праздников!

Наслаждайся своими выходными!

Продолжайте хорошую работу!

Ценю вас!

Ваше здоровье!

Жду с нетерпением…

Я надеюсь, что это было полезно!

Не стесняйтесь обращаться ко мне в любое время.

Оставайтесь профессионалом, всегда помня, что у получателя может быть другое восприятие, чем у вас. Ваше закрытие слишком дружелюбно? Соответствует ли тон цели вашего письма? Насколько хорошо вы знаете своего получателя?

Знайте свои сильные и слабые стороны. Я дружелюбный и общительный человек, но моя слабость в том, что я слишком сильно склоняюсь к «дружественной» сфере в профессиональном общении. А ты?

Вежливость и уважение должны быть постоянными при ведении бизнеса. Неверно переданное сообщение, наполненное грамматическими ошибками и орфографическими ошибками, не поможет вам в профессиональном плане. Всегда делайте ваше сообщение простым и прямым, а также проверяйте орфографию и грамматику.

Старайтесь сохранять позитивный тон независимо от предмета обсуждения. Если проблема серьезная, вероятно, лучше общаться лично, а не в письменной форме.