Почему мы не успеваем и как это исправить: руководство по управлению делами во время аврала

У каждого из нас бывают моменты, когда наваливается много дел: звонки, просьбы коллег, друзей, родных. Всё это происходит одновременно, и мы не знаем, за что хвататься. Начинаем делать всё понемногу, отвлекаемся, бросаем и в итоге ничего не успеваем. Раздражаемся на себя и окружающих.

Вот несколько советов, которые могут помочь справиться с такой ситуацией:

Действуйте системно. Не паникуйте, а разгребайте задачи поэтапно. Запишите все дела в одном месте: блокноте, таблице или таск-менеджере. Например, у меня это документ в Word. Для каждой задачи определите её срочность, важность, сколько времени потребуется на решение и можно ли её делегировать.

Расставьте приоритеты. Я, например, использую метод Эйзенхауэра, если получается): срочные и важные дела делаю сразу, отсекая всё лишнее. Важные, но не срочные, планирую на будущее. Срочные, но не важные, делегирую, если есть возможность. Не срочные и не важные удаляю, но чаще откладываю.

Разбейте задачи на подзадачи. Чтобы большая и сложная задача не казалась невыполнимой, разбейте её на мелкие шаги. Например, для написания статьи можно выделить время на сбор данных, составление структуры, написания вводной части и так далее. Допускается указывать временной интервал на подзадачу, так даже самая сложная задача может показаться выполнимой. Это имеет хороший психологический эффект.

Сведите к минимуму отвлекающие факторы. Отключите уведомления на гаджетах и электронной почте, закройте ненужные вкладки в браузере. Сообщите коллегам, что вы заняты и сможете ответить позже.

Работайте циклами. Разделите рабочий процесс на циклы: 30 минут работы — 5–10 минут перерыва. Так вы сможете сохранить концентрацию и продуктивность.

Делегируйте задачи. Не бойтесь просить о помощи. Если нагрузка слишком велика, поговорите с руководителем. Например, спросите, какую задачу лучше выполнить в первую очередь, что можно отложить, а что можно делегировать.

Вычёркивайте выполненные задачи. В конце дня или рабочей недели отмечайте выполненные дела. Это поможет снизить тревожность и увидеть свой прогресс.

Заботьтесь о себе. Помните, что все дела выполнить невозможно. Делайте короткие перерывы в течение дня: разминайтесь, пейте воду, гуляйте. Если есть возможность, прогуляйтесь на свежем воздухе или сделайте разминку.

Что точно не стоит делать:

Работать без перерывов.

Браться за всё сразу.

Молчать о перегрузке.

Сравнивать себя с другими.

И самое главное: лучше сделать три важные задачи на 100%, чем десять задач на 30%.

https://radiotochki.net/blog/etiket/ya-nichego-ne-uspevayu-kak-skazat-rukovoditelyu-o-peregruzke-i-ne-proslyt-lentyaem.html

https://ru.wikipedia.org/wiki/Матрица_Эйзенхауэра