Электронные трудовые книжки вместо бумажных. Что лучше

Когда затевается очередная реформа, затрагивающая большинство наших граждан, то по традиции все ждут подвоха – ожидается, что очередное нововведение усложнит и ухудшит привычный порядок.

Но в случае электронных трудовых книжек, возможно, все будет наоборот.

Поскольку очередной шаг к полной цифровизации экономики уже сделан – с 2021 года вводится электронный документооборот в сфере кадрового делопроизводства, то нам остается разобраться, что это значит, какие плюсы и неизбежные минусы в нововведении. Для простого обывателя это означает замену привычных трудовых книжек на электронные, вернее сказать виртуальные – поскольку теперь вся информация будет храниться на серверах Пенсионного фонда.

Надежность данных под вопросом

Главная проблема любой электронной базы – это ее надежность и защищенность от взлома и внесения недостоверных данных. Ведь теперь в электронной базе будет фиксироваться вся трудовая история и информация о работнике, месте его работы, его трудовой специальности, должности, переводах на другую работу, об увольнении с указанием причины и так далее.

К сожалению, с надежностью хранения персональных данных в России дела обстоят не очень хорошо – у всех на слуху постоянные скандалы, связанные с утечкой информации из банков, полиции, страховых компаний. Поэтому опасения за безопасность информации, которая будет оцифрована, совсем не беспочвенны.

Недостаток бумажного носителя

С другой стороны, традиционный бумажный носитель тоже далек от совершенства – его можно банально потерять. Причем потерять можете вы сами и ваш работодатель. Восстановление трудовой книжки, особенно если трудовой стаж большой и много мест, где работали, – занятие малоприятное. А зачастую некоторые сведения вообще не поддаются восстановлению.

Поэтому при прочих равных выигрыш все равно за электронным вариантом. В этом случае трудовую книжку будет невозможно потерять – данные о трудовом пути будут всегда доступны для получения информации и формирования выписки. Конечно, виртуальная трудовая – это не 100% гарантии сохранения данных. С информацией на серверах тоже может что-нибудь случиться, и часть данных может быть утеряна без возможности восстановления. Также существует риск внесения в базу недостоверных данных или, наоборот, «подчистки» истории.

При введении электронной книжки можно сохранить бумажную

Но благодаря введению электронной трудовой теперь степень защищенности работника будет выше, ведь теперь появится возможность иметь сразу две трудовые книжки – электронную и старую добрую бумажную:

по информации Пенсионного фонда, до 30 июня 2020 года работодатели должны уведомить каждого работника в письменной форме об изменениях в трудовом законодательстве, а также сообщить о возможности выбора между продолжением ведения трудовой книжки в бумажном формате или в электронном виде.

Россияне, которые подадут заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде, получат бумажную трудовую на руки. При выдаче трудовой книжки в нее вносится запись о подаче работником соответствующего заявления. С этого времени ответственность за сохранность книжки будет лежать на самом работнике.

При сохранении бумажной трудовой книжки работодатель наряду с электронной книжкой продолжит вносить сведения о трудовой деятельности также в бумажную версию. Для работников, которые не подадут заявление в течение 2020 года, работодатель также продолжит вести трудовую книжку на бумаге.

Информация о поданном работником заявлении включается в сведения о трудовой деятельности, представляемые работодателем, для хранения в информационных ресурсах Пенсионного фонда Российской Федерации.

За работником, воспользовавшимся своим правом на дальнейшее ведение работодателем бумажной трудовой книжки, это право сохраняется и при последующем трудоустройстве на новое место работы.

Для тех, кто в первый раз идет на работу

Однако здесь есть важное ограничение: если вы впервые устроились на работу после 1 января 2021 года, то трудовая книжка будет только одна – цифровая.

Еще плюсы электронной книжки

Что еще можно отметить в качестве положительных изменений?

• Быстрый доступ работников к информации о трудовой деятельности.
• Минимизация ошибочных и недостоверных сведений о трудовой деятельности.
• Расширенные возможности дистанционного трудоустройства.
• Оформление пенсий по данным лицевого счета без дополнительного документального подтверждения.
• Использование данных электронной трудовой книжки для получения государственных услуг.

Как любое глобальное нововведение, переход на новые трудовые книжки наверняка будет сопряжен с трудностями переходного периода. Вполне возможно, что процесс, который начнется в 2020 году, будет иметь гораздо более продолжительный период внедрения и адаптации, чем 1 год. Главное, чтобы недочеты и шероховатости, всплывущие во время внедрения электронного документооборота, были учтены и исправлены.