Правы ли мы или нет, что требуем оставить у себя оригинал письма???

Добрый день! Подскажите, пожалуйста, в нашу организацию нередко приходят представители ФОМСа с письмом Приказом о проведениии проверки, ожидают отметки руководителя об уведомлении и забрав письмо-уходят. НО!наша организация должна вести учет входящих документов, а в данном случае у нас не остается ничего, нам предлагают сделать электрон. Копию, что нас не устраивает. Как быть в данном случае? Должны ли они составлять такие письма в двух экземплярах? Какое положение, либо инструкция регламентирует правила написания писем, в частности писем в двух экземплярах?