Готовим график отпусков на 2020 год

Приближается 2020 год, поэтому пора обсуждать с работниками, когда они будут отдыхать в наступающем году. Напомним, к какому числу подготовить график отпусков и как его оформить. Расскажем, какие моменты нужно учесть при согласовании дат отдыха.

Когда график должен быть готов

График отпусков нужно принять не позднее чем за две недели до нового года, т.е. до 17 декабря.

Если у вас есть первичная профсоюзная организация, желательно подготовить документ уже к 5 декабря. Дополнительное время необходимо на учет мнения ее выборного органа:

пять рабочих дней на получение мотивированного ответа профсоюза;

три дня на дополнительные консультации (если они понадобятся).

Как составить график

Узнайте у работников, в какие дни они хотят пойти в отпуск. Как это сделать, определяет сам работодатель. Можно уточнить пожелания сотрудников по электронной почте или раздать опросные листы.

График составьте по унифицированной форме N Т-7 или по самостоятельно разработанной форме.

Помните, что отпуск можно разделять на части, но хотя бы одна из них должна быть не менее 14 календарных дней.

Ознакомьте персонал с готовым графиком.

Что учесть при составлении графика

Отпуск для льготных категорий работников

Проверьте, есть ли в компании работники, чьи пожелания по отпуску для вас обязательны. Например, сотрудники, имеющие трех и более детей в возрасте до 12 лет, могут отдыхать в удобное для них время.

Отметим, в практике нет единого подхода к тому, когда льготники вправе выбрать удобное время отдыха: при составлении графика или в течение всего года. Чтобы не рисковать, скорректируйте график, если работник попросит сдвинуть отпуск.

Дни для диспансеризации

Хотя дни для проверки здоровья не включаются в график отпусков, лучше заранее согласовать их с сотрудниками. Это поможет избежать пересечений с отпусками коллег.

Можно составить своего рода график диспансеризации и попросить работников выбрать дату или хотя бы месяц ее прохождения.

Напомним, сотрудники могут взять день на обследование раз в три года. В 2020 году под диспансеризацию попадут, например, работники 1981, 1984, 1987, 1990, 1993, 1996 года рождения.

Предложите выбрать время диспансеризации пенсионерам и лицам, которым осталось пять или меньше лет до срока выхода на пенсию. Им положено два оплачиваемых дня ежегодно.

Возможно, в следующем году придется предоставить день для обследования всем сотрудникам 40 лет и старше. Минтруд предлагает отпускать их на диспансеризацию каждый год. Но, если проект и примут в 2020 году, накладок можно будет избежать, поскольку и такие работники будут согласовывать время прохождения диспансеризации.

Сочетание отпуска и выходных

Не дробите весь отпуск сотрудника на выходные дни. Как указывал Минтруд, это противоречит законодательству и грозит предупреждением или штрафом. А вот начинать отпуск с выходного или нерабочего праздничного дня не запрещено.

Нет запрета и на предоставление части отпуска в выходные. Но не стоит этим злоупотреблять. Минтруд не советует разделять отпуск на слишком мелкие периоды, ведь иначе работник не успеет восстановить силы.

Сориентироваться в выходных и рабочих днях в 2020 году поможет производственный календарь для пятидневной и шестидневной рабочей недели.