Электронная трудовая книжка: изменения для работника и работодателя

Налоговая служба уже создала свою IT-платформу, и все данные налогоплательщиков собираются автоматически на одном ресурсе, теперь такой же процесс оцифровки данных запускается в сфере трудовых отношений. Пенсионный фонд РФ совместно с Минтрудом создают свою платформу, и одно из направлений – это электронные трудовые книжки.

Формальные измененияС 2020 года все новые трудовые книжки будут заводиться в электронном виде в обязательном порядке. Уже существующие трудовые книжки, то есть все остальные, будут оцифрованы и продублированы в базе ПФР, но будут вестись и в бумажном виде, и в электронном.

Также разработана новая форма сдачи отчетности в Пенсионный фонд (форма СЗВ-ТД), а с 1 января 2021 года трудовые книжки на бумажном носителе нужно будет вести только для тех работников, которые подадут об этом письменное заявление до конца 2020 года. При отсутствии такого заявления будет осуществлен перевод работника на электронную трудовую книжку.

3 декабря 2019 года Государственная дума РФ приняла в третьем окончательном чтении соответствующие поправки в Трудовой кодекс РФ и ряд других законов.

Что изменится для работников

Удобством для работника является то, что его трудовую книжку работодатель не потеряет. Не нужно будет ходить по всем предыдущим местам работы и собирать справки. Иногда это физически невозможно, ведь могло пройти несколько лет, и организации может уже просто не существовать.

Работодатель больше не сможет манипулировать отказом выдать трудовую книжку.

Бывают случаи, когда работодатели безответственно ведут трудовые книжки, и из-за потери данных Пенсионный фонд может отказать людям в назначении пенсии или не засчитать тот или иной период работы. Теперь вероятность ошибки будет меньше, а все отчисления будут формироваться автоматически, что тоже хорошо, – собирать справки работнику больше не надо.

Минус состоит в том, что стандарт трудовой книжки до конца не разработан. Непонятно, как работник будет иметь доступ к своей собственной электронной трудовой книжке, еще не разработана общая база и не совсем ясно, как она вообще будет функционировать.

Изменения для работодателя

Во-первых, это снижение затрат на кадровое делопроизводство, меньше бумажной волокиты, хотя, конечно, большинство документов кадрового учета ведется и в бумажном формате, но все-таки это небольшое послабление.

Не нужно организовывать отдельное хранилище для хранения трудовых книжек, сейчас это сейфы, стеллажи и тому подобное.

Так как трудовые книжки будут храниться в единой государственной базе, то возможность подделки трудовой книжки близка к нулю. Работодатель может быть уверен, что данные об опыте и трудовой деятельности работника соответствуют действительности.

Появляются дополнительные возможности для автоматизации кадрового учета, например, работодатели могут завести корпоративный адрес электронной почты, по которому сотрудники смогут слать запросы на предоставление данных из трудовой книжки.